Als vielseitiger Unternehmer ist unser Geschäftsführer in mehreren Branchen und Unternehmen aktiv – von Start-ups bis hin zu etablierten Firmen im In- und Ausland. Zur Unterstützung unseres dynamischen Alltags suchen wir eine engagierte, strukturierte und sprachgewandte Persönliche Assistenz (m/w/d), die nicht nur klassische Assistenzaufgaben übernimmt, sondern auch eigenständig kleinere Projekte koordiniert und organisatorisch wie operativ unterstützt.
Aufgaben
Klassische Assistenz- und Office-Tätigkeiten:
- Terminkoordination, Kalenderführung und Reiseplanung inkl. Buchung
- Bearbeitung von Korrespondenz (deutsch/englisch)
- Organisation von Meetings und Erstellung von Präsentationen und Protokollen
- Allgemeine Büroorganisation und -kommunikation
- Vorbereitung von Unterlagen und Reports für interne und externe Termine
Erweiterte Aufgaben mit Verantwortung:
- Unterstützung der Geschäftsführung bei kleinen Projekten und Sonderaufgaben
- Mitarbeit bei der Vorbereitung und Organisation von KYC-Prozessen
- Erstellung und Weiterverrechnung von Rechnungen
- Vorbereitende Buchhaltung in Abstimmung mit Steuerberatung
- Eigenverantwortliche Kommunikation mit Partnern, Dienstleistern und Kunden
- Unterstützung bei unternehmerischen Entscheidungen durch Informationsaufbereitung
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Hohe Eigenständigkeit, Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
- Diskretion, Loyalität und Flexibilität sind für Sie selbstverständlich
- Freude an einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld und neuen Herausforderungen
Angebot
- Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und aktiv an Projekten mitzuwirken
- Flexible Arbeitsgestaltung und flache Hierarchien
- Ein modernes, internationales Arbeitsumfeld
- Langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 30 Stunden
Dienstort
- Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)
Erforderliche Kenntnisse
- Microsoft Office
- Kalenderverwaltung
- Reiseplanung
- Büroorganisation
- Aktenverwaltung
Erforderliche Sprachen
- Englisch B2
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 30 Stunden
Dienstort
- Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)
Erforderliche Kenntnisse
- Microsoft Office
- Kalenderverwaltung
- Reiseplanung
- Büroorganisation
- Aktenverwaltung
Erforderliche Sprachen
- Englisch B2
Gehalt
Das Mindestgehalt liegt bei 2.100 € brutto pro Monat (auf 30 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
Ansprechperson
Denisa Delalic
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