PANTARHEI Advisors ist eine partnergeführte Unternehmensberatung für Kommunikation mit Standorten in Wien, München und Brüssel. Unser Leistungsportfolio umfasst Change Communications, Transformation & Transaktionen, EU Public Affairs sowie Risk- und Reputation Management. Am Standort Wien suchen wir ab sofort eine/n Office Manager:in (Vollzeit, Wien, m/w/d).
Deine Aufgaben
- Du organisierst unsere Büroabläufe, unterstützt bei Terminkoordination und sorgst dafür, dass die Büroorganisation (z. B. Bestellwesen, Posteingang, Telefonlisten, Koordination von Dienstleistern etc.) an allen unseren Standorten reibungslos funktioniert.
- Front Office Management: Du empfängst an unserem Wiener Standort unsere Kund:innen/Gäste (Empfang & Bewirtung).
- Du arbeitest intensiv mit Alexandra Scheuringer (Chief of Staff) zusammen und ihr organisiert interne Projekte/Abläufe sowie die laufenden administrativen/organisatorischen Tätigkeiten.
- Du unterstützt unsere CFO in Finanz- und Controlling-Angelegenheiten (z. B. durch die Digitalisierung von Eingangsrechnungen bzw. die Aufbereitung von Belegen und Abrechnungen).
- Du koordinierst unsere IT-Dienstleister und unterstützt uns bei der Datenverwaltung im CRM.
- Du supportest administrativ/organisatorisch unsere Beraterteams über alle Unternehmensstandorte hinweg.
Das bringst du mit
- Du hast Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen und verfügst über hohes Organisationstalent.
- Du bist sehr versiert im Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel.
- Du hast bereits Erfahrung im Office Management gesammelt und im Idealfall eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich (Handelsakademie oder ähnlich).
- Du bringst eine hohe Dienstleistungsorientierung und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit.
- Du verfügst über ausgezeichnete Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift), weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
Das bieten wir dir
- Abwechslungsreiche, eigenverantwortliche Organisationsaufgaben in einem stark wachsenden Unternehmen.
- Kurze Entscheidungswege.
- Ein großzügiges, modernes Büro in bester Lage im ersten Bezirk in Wien.
- Individuelle Aus- und Weiterbildungsprogramme.
- Wir wertschätzen Leistung und Können und bieten eine faire Vergütung
ab € 2.400,- brutto pro Monat, je nach Qualifikation.
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Kundendienst
- Buchhaltung
- Rechnungsverwaltung
- Kalenderpflege
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Kundendienst
- Buchhaltung
- Rechnungsverwaltung
- Kalenderpflege
Gehalt
Wir wertschätzen Leistung und Können und bieten eine faire Vergütung
ab € 2.400,- brutto pro Monat, je nach Qualifikation.
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
Ansprechperson
Alexandra Scheuringer
+43 664 886 56 357
Neugierig geworden? Wir freuen uns auf das Gespräch mit dir. Bitte schicke deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in Deutsch per E-Mail an career@pantarhei.com.
Bewerbungsfrist: 06.02.2026
Ansprechperson: Alexandra Scheuringer, Chief of Staff, Tel.: +43 664 886 56 357
Erfahre mehr über uns auch hier: https://www.pantarhei.com sowie https://www.linkedin.com/company/pantarhei-corporate-advisors/
