Sie haben endlich die vakante Stelle besetzt und der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters naht mit großen Schritten? Herzlichen Glückwunsch! Dann ist es nun an der Zeit, mit dem Onboarding zu beginnen. Dessen Verlauf entscheidet letztendlich darüber, ob ein Mitarbeiter im Unternehmen bleibt oder sich auf die Suche nach einem neuen Job macht. Erfahren Sie hier, worauf Sie bei der Einarbeitung neuer Arbeitnehmer achten müssen und wie Sie diese überzeugen können.

Warum ist ein angenehmes Onboarding wichtig?

Neue Mitarbeiter strotzen in der Regel vor Motivation und Tatendrang. Damit diese Euphorie nicht binnen kurzer Zeit wieder verloren geht, gilt es für Sie als Arbeitgeber, die Einarbeitungszeit so angenehm und effektiv wie möglich zu gestalten. Der sogenannte Sprung ins kalte Wasser, also sofort hinein ins Daily Business, kann Neuankömmlinge überfordern und abschrecken. Wir empfehlen: Lassen Sie den Neuling erstmal ankommen und zeigen Sie ihm in aller Ruhe, wie Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen funktionieren.

Die ersten Wochen und Monate, die ein Mitarbeiter in einem Unternehmen verbringt, formen sein künftiges Engagement und seine Zufriedenheit maßgeblich – und in weiterer Folge die Leistung, die er zu bringen bereit ist. Umfragen haben gezeigt, dass jeder vierte Arbeitnehmer innerhalb der ersten 100 Tage kündigt – oder zumindest mit dem Gedanken daran gespielt hat. Wie Sie sehen, müssen Sie sich von Anfang an als Arbeitgeber ordentlich ins Zeug legen, um Ihre Mitarbeiter auch über diesen Zeitraum hinaus an sich zu binden.

Die Phasen des Onboardings

  • Vor dem Eintritt

  • Erster Arbeitstag bzw. erste Arbeitswoche

  • Integration während der ersten drei bis sechs Monate

Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Es gilt, Neulingen ab dem ersten Arbeitstag das Gefühl zu geben, willkommen zu sein und sie in die Werte und Kultur des Unternehmens einzuführen. Die Schwierigkeit dahinter: Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag!

Frühestmögliche Einbindung ins Team

Ist ein Mitarbeiter gewonnen und der Dienstvertrag unterschrieben, tritt der neue Kollege im Idealfall bereits kurz darauf seinen neuen Job an. Manchmal vergehen bis zum Start jedoch Wochen oder gar Monate, zum Beispiel aufgrund von Kündigungsfristen. Lassen Sie diese Zeit nicht ungenutzt verstreichen. Stehen Firmenfeste oder Teamevents an, sollten Sie den neuen Mitarbeiter unbedingt dazu einladen. So legen Sie einen wichtigen Grundstein für die Integration des Neulings, und er und das Team bekommen die Möglichkeit, sich in entspannter Atmosphäre kennenzulernen.

Eintrittsdatum im Unternehmen kommunizieren

Ein neuer Kollege fängt an und niemand weiß davon – ein absolutes No-Go! Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ehestmöglich über das Eintrittsdatum und sorgen Sie dafür, dass alle verfügbar sind, um den Neuen zu begrüßen. Auch Onboarding-Termine innerhalb des Teams sind sinnvoll. Dabei erklärt die Belegschaft dem Neuzugang in kurzen Einzel-Meetings, für welche Bereiche sie zuständig sind und welche Aufgaben sie haben.

Arbeitsplatz vorbereiten

Klären Sie früh genug ab, welches Equipment der neue Mitarbeiter benötigt, um seinen Job zu erledigen. Müssen ein Laptop und ein Handy bestellt werden? Und welche Büromaterialien sind notwendig? Diese Dinge sollten ab Tag eins für den Neuling zur Verfügung stehen und nicht erst bestellt werden müssen, wenn er zur Tür hereinkommt.

Einarbeitungsplan

Ein konkreter Einarbeitungsplan gibt der Integration eines neuen Mitarbeiters Struktur. Im besten Fall können Sie ihm einen Mentor zur Seite stellen, der ihn in seinen ersten Wochen begleitet und die Unternehmenskultur näherbringt. Halten Sie schriftlich fest, welche bestehenden Beschäftigten in die Einarbeitung involviert sind und welche Aufgaben sie dabei übernehmen. Gehen Sie den Plan auch mit dem neuen Mitarbeiter durch, damit dieser weiß, was ihn in den kommenden Tagen und Wochen erwartet.

Die erste Arbeitswoche

Alles ist neu, aufregend und vielleicht auch ein bisschen einschüchternd. Geben Sie dem neuen Kollegen daher ausreichend Eingewöhnungszeit, um sich zu akklimatisieren. Mit einer herzlichen Begrüßung durch das Team und einem Willkommensgeschenk als kleine Aufmerksamkeit machen Sie nichts falsch und vieles richtig.

In der ersten Woche sollte es primär darum gehen, dem Neuen das Unternehmen näherzubringen und ihn mit den Gepflogenheiten vertraut zu machen. Drehen Sie (oder der zuständige Mentor) gemeinsam eine Runde durch das Unternehmen, um Ihren neuen Mitarbeiter vorzustellen. Dabei erklären Sie, welche Abteilungen sich wo befinden und was dort passiert. Auch die Produktpalette muss durchgegangen und erklärt werden, damit der Neuzugang am aktuellsten Stand ist.

Stellen Sie den zuvor konzipierten Einarbeitungsplan in einem persönlichen Gespräch vor. Im selben Rahmen kann besprochen werden, welche Erwartungen beide Seiten an die künftige Zusammenarbeit haben und welche Ziele es zu erreichen gilt. Danach können Sie dem neuen Mitarbeiter die ersten Aufgaben übergeben. So wird er in den täglichen Arbeitsfluss eingegliedert und kann sich einen ersten Eindruck von seinem Tätigkeitsbereich machen. Überfordern Sie ihn aber nicht.

Machen Sie Ihren neuen Mitarbeiter auch unbedingt mit den internen Richtlinien vertraut! Zeigen Sie, wie Urlaub oder Krankenstand beantragt werden, wie die Zeiterfassung funktioniert oder welche Dinge hinsichtlich Sicherheit beachtet werden müssen.

Der vielleicht wichtigste Punkt beim Onboarding ist die Vermittlung der Unternehmenskultur. Wie gehen Mitarbeiter miteinander um, wo werden Kaffee- und Rauchpausen abgehalten und wird gemeinsam Mittag gegessen oder nicht? Damit ein neuer Mitarbeiter sich schnell in ein bestehendes Team integrieren kann, ist es wichtig, dass ihm der Habitus nähergebracht wird und er sich diesem anpassen kann.

Die Integrationsphase

Die Integrationsphase dauert in der Regel vom dritten bis zum sechsten Monat, kann aber auch das gesamte erste Jahr eines Mitarbeiters beanspruchen. Während dieser Zeit ist es Ihre Aufgabe, den Neuling schrittweise ins Unternehmen zu integrieren und ihm langsam, aber sicher immer mehr Eigenverantwortung zuzusprechen.

Zu einer Integrationsphase gehören neben gemeinsamen Einführungsterminen auch vertiefende Workshops, aktive Teamintegration sowie die gezielte Wissensvermittlung, Feedbackgespräche und die Einführung in die Strategie und die Ziele Ihres Unternehmens.

Onboarding Checkliste

Dateigröße: 586.47 KB
Profesionelle onboarding checkliste

Ehre, wem Ehre gebührt

Anerkennung, Wertschätzung und Belohnungen sollten die selbstverständliche Reaktion auf den Erfolg eines Mitarbeiters darstellen. Wenn Sie sehen, dass der Neuling sich bemüht, sich gut integriert und die ersten Aufgaben bereits erfolgreich absolviert hat, sollten Sie Ihre Freude darüber kommunizieren. Geizen Sie nicht mit Lob, denn das ist ein schneller (und einfacher) Weg, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Und glückliche Mitarbeiter bleiben einem Unternehmen bekanntlich länger erhalten.

Ebenso effektiv wie Lob ist Verantwortung. Bewährt sich der Neue bei seinen ersten Projekten und zeigt Eigeninitiative, sollten Sie ihn ruhig machen lassen. Unterstützen Sie ihn mit einführenden Workshops und Fortbildungen und machen Sie deutlich, dass Sie ihm eigenständiges Arbeiten zutrauen.

Feedbacken geben und nehmen

Es gibt kein allgemeingültiges Rezept für ein gelungenes Onboarding. Viel eher handelt es sich bei dessen Entwicklung um einen Prozess, der ständig in Bewegung ist. Ihr Unternehmen ist schließlich auch Veränderungen unterworfen. An Onboarding-Ritualen sollte also regelmäßig gefeilt werden. Damit Sie wissen, wo angesetzt werden muss, benötigen Sie Feedback.

Das erste Feedback-Gespräch wird am besten nach gut einem Monat angesetzt. Zu diesem Zeitpunkt konnte sich der nun nicht mehr ganz so neue Mitarbeiter einen guten Überblick über das Unternehmen, seine Kollegen und seinen Tätigkeitsbereich machen.

Seien aber auch Sie offen für (vielleicht auch kritische) Rückmeldungen zu Ihrem Onboarding. Schließlich sollen nicht nur Sie als Arbeitgeber zufrieden sein, sondern auch der neue Mitarbeiter soll sich in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlen.

5 Beispiele für Fragen nach Feedback

  • Was haben Sie am Onboarding-Prozess am meisten geschätzt?

  • Wie würden Sie den Prozess optimieren?

  • Wie willkommen haben Sie sich am ersten Tag gefühlt?

  • Wird der Job Ihren Erwartungen gerecht?

  • Was war bis jetzt Ihre größte Herausforderung?

Nehmen Sie sich das Feedback zu Herzen, insbesondere dann, wenn Kritikpunkte geäußert werden. Nur durch stete Optimierung Ihrer internen Prozesse können Sie Ihre Unternehmenskultur und Arbeitgebermarke stärken.

Bleiben Sie greifbar!

Das sollte prinzipiell gelten, vor allem aber am Ende des ersten Arbeitstages. Nehmen Sie sich ein paar Minuten, um den Tag gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter Revue passieren zu lassen, und erfragen Sie auch, ob die nötigen Arbeitsutensilien zur Verfügung stehen. All Ihre Beschäftigten sollten die Gewissheit haben, jederzeit mit Fragen, Sorgen oder Bitten zu Ihnen kommen zu können. Aber vor allem bei einem Neuling sollten Sie Ihre Hilfsbereitschaft betonen und ihn dazu auffordern, keine Scheu zu zeigen und ehrlich zu sein.

Recruiting aus dem Homeoffice?

Wenn Corona uns 2020 eines gelehrt hat, dann das: Arbeiten funktioniert aus den eigenen vier Wänden heraus genauso gut wie vom Büro aus. Und auch Remote Recruiting konnte sich bewähren. Wenn Sie zu diesem Thema mehr erfahren wollen, legen wir Ihnen diesen Artikel ans Herz.

hamburger-x
Overlay 2x