Sie haben end­lich die vakan­te Stel­le besetzt und der ers­te Arbeits­tag des neu­en Mit­ar­beits naht mit gro­ßen Schrit­ten? Herz­li­chen Glück­wunsch! Dann ist es nun an der Zeit, mit dem Onboar­ding zu begin­nen. Des­sen Ver­lauf ent­schei­det letzt­end­lich dar­über, ob ein Mit­ar­bei­ter im Unter­neh­men bleibt oder sich auf die Suche nach einem neu­en Job macht. Erfah­ren Sie hier, wor­auf Sie bei der Ein­ar­bei­tung neu­er Arbeit­neh­mer ach­ten müs­sen und wie Sie die­se über­zeu­gen können.

Warum ist ein angenehmes Onboarding wichtig?

Neue Mit­ar­bei­ter strot­zen in der Regel vor Moti­va­ti­on und Taten­drang. Damit die­se Eupho­rie nicht bin­nen kur­zer Zeit wie­der ver­lo­ren geht, gilt es für Sie als Arbeit­ge­ber, die Ein­ar­bei­tungs­zeit so ange­nehm und effek­tiv wie mög­lich zu gestal­ten. Der soge­nann­te Sprung ins kal­te Was­ser, also sofort hin­ein ins Dai­ly Busi­ness, kann Neu­an­kömm­lin­ge über­for­dern und abschre­cken. Wir emp­feh­len: Las­sen Sie den Neu­ling erst­mal ankom­men und zei­gen Sie ihm in aller Ruhe, wie Arbeits­pro­zes­se in Ihrem Unter­neh­men funktionieren.

Die ers­ten Wochen und Mona­te, die ein Mit­ar­bei­ter in einem Unter­neh­men ver­bringt, for­men sein künf­ti­ges Enga­ge­ment und sei­ne Zufrie­den­heit maß­geb­lich – und in wei­te­rer Fol­ge die Leis­tung, die er zu brin­gen bereit ist. Umfra­gen haben gezeigt, dass jeder vier­te Arbeit­neh­mer inner­halb der ers­ten 100 Tage kün­digt – oder zumin­dest mit dem Gedan­ken dar­an gespielt hat. Wie Sie sehen, müs­sen Sie sich von Anfang an als Arbeit­ge­ber ordent­lich ins Zeug legen, um Ihre Mit­ar­bei­ter auch über die­sen Zeit­raum hin­aus an sich zu binden.

Die Phasen des Onboardings

  • Vor dem Eintritt

  • Erster Arbeitstag bzw. erste Arbeitswoche

  • Integration während der ersten drei bis sechs Monate

Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Es gilt, Neu­lin­gen ab dem ers­ten Arbeits­tag das Gefühl zu geben, will­kom­men zu sein und sie in die Wer­te und Kul­tur des Unter­neh­mens ein­zu­füh­ren. Die Schwie­rig­keit dahin­ter: Onboar­ding beginnt bereits vor dem ers­ten Arbeitstag!

Frü­hest­mög­li­che Ein­bin­dung ins Team

Ist ein Mit­ar­bei­ter gewon­nen und der Dienst­ver­trag unter­schrie­ben, tritt der neue Kol­le­ge im Ide­al­fall bereits kurz dar­auf sei­nen neu­en Job an. Manch­mal ver­ge­hen bis zum Start jedoch Wochen oder gar Mona­te, zum Bei­spiel auf­grund von Kün­di­gungs­fris­ten. Las­sen Sie die­se Zeit nicht unge­nutzt ver­strei­chen. Ste­hen Fir­men­fes­te oder Tea­me­vents an, soll­ten Sie den neu­en Mit­ar­bei­ter unbe­dingt dazu ein­la­den. So legen Sie einen wich­ti­gen Grund­stein für die Inte­gra­ti­on des Neu­lings, und er und das Team bekom­men die Mög­lich­keit, sich in ent­spann­ter Atmo­sphä­re kennenzulernen.

Ein­tritts­da­tum im Unter­neh­men kommunizieren

Ein neu­er Kol­le­ge fängt an und nie­mand weiß davon – ein abso­lu­tes No-Go! Infor­mie­ren Sie Ihre Mit­ar­bei­ter ehest­mög­lich über das Ein­tritts­da­tum und sor­gen Sie dafür, dass alle ver­füg­bar sind, um den Neu­en zu begrü­ßen. Auch Onboar­ding-Ter­mi­ne inner­halb des Teams sind sinn­voll. Dabei erklärt die Beleg­schaft dem Neu­zu­gang in kur­zen Ein­zel-Mee­tings, für wel­che Berei­che sie zustän­dig sind und wel­che Auf­ga­ben sie haben.

Arbeits­platz vorbereiten

Klä­ren Sie früh genug ab, wel­ches Equip­ment der neue Mit­ar­bei­ter benö­tigt, um sei­nen Job zu erle­di­gen. Müs­sen ein Lap­top und ein Han­dy bestellt wer­den? Und wel­che Büro­ma­te­ria­li­en sind not­wen­dig? Die­se Din­ge soll­ten ab Tag eins für den Neu­ling zur Ver­fü­gung ste­hen und nicht erst bestellt wer­den müs­sen, wenn er zur Tür hereinkommt. 

Ein­ar­bei­tungs­plan

Ein kon­kre­ter Ein­ar­bei­tungs­plan gibt der Inte­gra­ti­on eines neu­en Mit­ar­bei­ters Struk­tur. Im bes­ten Fall kön­nen Sie ihm einen Men­tor zur Sei­te stel­len, der ihn in sei­nen ers­ten Wochen beglei­tet und die Unter­neh­mens­kul­tur näher­bringt. Hal­ten Sie schrift­lich fest, wel­che bestehen­den Beschäf­tig­ten in die Ein­ar­bei­tung invol­viert sind und wel­che Auf­ga­ben sie dabei über­neh­men. Gehen Sie den Plan auch mit dem neu­en Mit­ar­bei­ter durch, damit die­ser weiß, was ihn in den kom­men­den Tagen und Wochen erwartet.

Die erste Arbeitswoche

Alles ist neu, auf­re­gend und viel­leicht auch ein biss­chen ein­schüch­ternd. Geben Sie dem neu­en Kol­le­gen daher aus­rei­chend Ein­ge­wöh­nungs­zeit, um sich zu akkli­ma­ti­sie­ren. Mit einer herz­li­chen Begrü­ßung durch das Team und einem Will­kom­mens­ge­schenk als klei­ne Auf­merk­sam­keit machen Sie nichts falsch und vie­les richtig.

In der ers­ten Woche soll­te es pri­mär dar­um gehen, dem Neu­en das Unter­neh­men näher­zu­brin­gen und ihn mit den Gepflo­gen­hei­ten ver­traut zu machen. Dre­hen Sie (oder der zustän­di­ge Men­tor) gemein­sam eine Run­de durch das Unter­neh­men, um Ihren neu­en Mit­ar­bei­ter vor­zu­stel­len. Dabei erklä­ren Sie, wel­che Abtei­lun­gen sich wo befin­den und was dort pas­siert. Auch die Pro­dukt­pa­let­te muss durch­ge­gan­gen und erklärt wer­den, damit der Neu­zu­gang am aktu­ells­ten Stand ist.

Stel­len Sie den zuvor kon­zi­pier­ten Ein­ar­bei­tungs­plan in einem per­sön­li­chen Gespräch vor. Im sel­ben Rah­men kann bespro­chen wer­den, wel­che Erwar­tun­gen bei­de Sei­ten an die künf­ti­ge Zusam­men­ar­beit haben und wel­che Zie­le es zu errei­chen gilt. Danach kön­nen Sie dem neu­en Mit­ar­bei­ter die ers­ten Auf­ga­ben über­ge­ben. So wird er in den täg­li­chen Arbeits­fluss ein­ge­glie­dert und kann sich einen ers­ten Ein­druck von sei­nem Tätig­keits­be­reich machen. Über­for­dern Sie ihn aber nicht.

Machen Sie Ihren neu­en Mit­ar­bei­ter auch unbe­dingt mit den inter­nen Richt­li­ni­en ver­traut! Zei­gen Sie, wie Urlaub oder Kran­ken­stand bean­tragt wer­den, wie die Zeit­er­fas­sung funk­tio­niert oder wel­che Din­ge hin­sicht­lich Sicher­heit beach­tet wer­den müssen.

Der viel­leicht wich­tigs­te Punkt beim Onboar­ding ist die Ver­mitt­lung der Unter­neh­mens­kul­tur. Wie gehen Mit­ar­bei­ter mit­ein­an­der um, wo wer­den Kaf­fee- und Rauch­pau­sen abge­hal­ten und wird gemein­sam Mit­tag geges­sen oder nicht? Damit ein neu­er Mit­ar­bei­ter sich schnell in ein bestehen­des Team inte­grie­ren kann, ist es wich­tig, dass ihm der Habi­tus näher­ge­bracht wird und er sich die­sem anpas­sen kann.

Die Integrationsphase

Die Inte­gra­ti­ons­pha­se dau­ert in der Regel vom drit­ten bis zum sechs­ten Monat, kann aber auch das gesam­te ers­te Jahr eines Mit­ar­bei­ters bean­spru­chen. Wäh­rend die­ser Zeit ist es Ihre Auf­ga­be, den Neu­ling schritt­wei­se ins Unter­neh­men zu inte­grie­ren und ihm lang­sam, aber sicher immer mehr Eigen­ver­ant­wor­tung zuzusprechen.

Zu einer Inte­gra­ti­ons­pha­se gehö­ren neben gemein­sa­men Ein­füh­rungs­ter­mi­nen auch ver­tie­fen­de Work­shops, akti­ve Tea­m­in­te­gra­ti­on sowie die geziel­te Wis­sens­ver­mitt­lung, Feed­back­ge­sprä­che und die Ein­füh­rung in die Stra­te­gie und die Zie­le Ihres Unternehmens.

Onboarding Checkliste

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Profesionelle onboarding checkliste

Ehre, wem Ehre gebührt

Aner­ken­nung, Wert­schät­zung und Beloh­nun­gen soll­ten die selbst­ver­ständ­li­che Reak­ti­on auf den Erfolg eines Mit­ar­bei­ters dar­stel­len. Wenn Sie sehen, dass der Neu­ling sich bemüht, sich gut inte­griert und die ers­ten Auf­ga­ben bereits erfolg­reich absol­viert hat, soll­ten Sie Ihre Freu­de dar­über kom­mu­ni­zie­ren. Gei­zen Sie nicht mit Lob, denn das ist ein schnel­ler (und ein­fa­cher) Weg, um die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit zu stei­gern. Und glück­li­che Mit­ar­bei­ter blei­ben einem Unter­neh­men bekannt­lich län­ger erhalten.

Eben­so effek­tiv wie Lob ist Ver­ant­wor­tung. Bewährt sich der Neue bei sei­nen ers­ten Pro­jek­ten und zeigt Eigen­in­itia­ti­ve, soll­ten Sie ihn ruhig machen las­sen. Unter­stüt­zen Sie ihn mit ein­füh­ren­den Work­shops und Fort­bil­dun­gen und machen Sie deut­lich, dass Sie ihm eigen­stän­di­ges Arbei­ten zutrauen.

Feedbacken geben und nehmen

Es gibt kein all­ge­mein­gül­ti­ges Rezept für ein gelun­ge­nes Onboar­ding. Viel eher han­delt es sich bei des­sen Ent­wick­lung um einen Pro­zess, der stän­dig in Bewe­gung ist. Ihr Unter­neh­men ist schließ­lich auch Ver­än­de­run­gen unter­wor­fen. An Onboar­ding-Ritua­len soll­te also regel­mä­ßig gefeilt wer­den. Damit Sie wis­sen, wo ange­setzt wer­den muss, benö­ti­gen Sie Feedback.

Das ers­te Feed­back-Gespräch wird am bes­ten nach gut einem Monat ange­setzt. Zu die­sem Zeit­punkt konn­te sich der nun nicht mehr ganz so neue Mit­ar­bei­ter einen guten Über­blick über das Unter­neh­men, sei­ne Kol­le­gen und sei­nen Tätig­keits­be­reich machen.

Sei­en aber auch Sie offen für (viel­leicht auch kri­ti­sche) Rück­mel­dun­gen zu Ihrem Onboar­ding. Schließ­lich sol­len nicht nur Sie als Arbeit­ge­ber zufrie­den sein, son­dern auch der neue Mit­ar­bei­ter soll sich in sei­nem Arbeits­um­feld wohlfühlen.

5 Beispiele für Fragen nach Feedback

  • Was haben Sie am Onboarding-Prozess am meisten geschätzt?

  • Wie würden Sie den Prozess optimieren?

  • Wie willkommen haben Sie sich am ersten Tag gefühlt?

  • Wird der Job Ihren Erwartungen gerecht?

  • Was war bis jetzt Ihre größte Herausforderung?

Neh­men Sie sich das Feed­back zu Her­zen, ins­be­son­de­re dann, wenn Kri­tik­punk­te geäu­ßert wer­den. Nur durch ste­te Opti­mie­rung Ihrer inter­nen Pro­zes­se kön­nen Sie Ihre Unter­neh­mens­kul­tur und Arbeit­ge­ber­mar­ke stär­ken.

Bleiben Sie greifbar!

Das soll­te prin­zi­pi­ell gel­ten, vor allem aber am Ende des ers­ten Arbeits­ta­ges. Neh­men Sie sich ein paar Minu­ten, um den Tag gemein­sam mit dem neu­en Mit­ar­bei­ter Revue pas­sie­ren zu las­sen, und erfra­gen Sie auch, ob die nöti­gen Arbeits­uten­si­li­en zur Ver­fü­gung ste­hen. All Ihre Beschäf­tig­ten soll­ten die Gewiss­heit haben, jeder­zeit mit Fra­gen, Sor­gen oder Bit­ten zu Ihnen kom­men zu kön­nen. Aber vor allem bei einem Neu­ling soll­ten Sie Ihre Hilfs­be­reit­schaft beto­nen und ihn dazu auf­for­dern, kei­ne Scheu zu zei­gen und ehr­lich zu sein.

Recruiting aus dem Homeoffice?

Wenn Coro­na uns 2020 eines gelehrt hat, dann das: Arbei­ten funk­tio­niert aus den eige­nen vier Wän­den her­aus genau­so gut wie vom Büro aus. Und auch Remo­te Recrui­t­ing konn­te sich bewäh­ren. Wenn Sie zu die­sem The­ma mehr erfah­ren wol­len, legen wir Ihnen die­sen Arti­kel ans Herz.

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