Stressfaktor Mitarbeitergespräch: Vorbereitung ist alles!

Feedback in beide Richtungen #

Im Idealfall sollte ein Mitarbeiter*innengespräch (MAG) die Möglichkeit zu Feedback in beide Richtungen (Mitarbeiter*in-Vorgesetzte*r und umgekehrt) bieten. Wichtig ist dabei vor allem eines: sich ausreichend Zeit für gute Vorbereitung zu nehmen. So wird aus dem gefürchteten und mitunter anstrengenden Pflichttermin eine gute Möglichkeit, konstruktive Kritik zu üben, zu erhalten und mit neuer Motivation zur Tat zu schreiten. Grundsätzlich gibt es, wie meist im Leben, keine Garantie, kein planbares Drehbuch, wie ein Gespräch ablaufen wird. Allgemeine Faktoren wie Arbeitsklima, Vertrauensbasis und Unternehmenskultur sowie recht persönliche Faktoren wie die Zufriedenheit mit dem eigenen Job, der Charakter und die Gesprächskultur eines Menschen haben großen Einfluss auf ein bevorstehendes Feedbackgespräch.

Die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist das A und O #

Die richtige Vorbereitung ist, da sind sich die Experten einig, das A und O für ein gelungenes Mitarbeitergespräch. "Das Wesentliche ist es, klare Erwartungen vor dem Gespräch zu schaffen. Es ist wichtig, dass beide Gesprächsparteien vorab die Themen kennen und sich vorbereiten. Ein solcher Termin ist kein Kaffeetratsch, sondern ein strukturierter Prozess, der sich wichtigen Themen widmen sollte", erklärt Gerd Beidernikl, Geschäftsführer von vieconsult GmbH, einem Unternehmen spezialisiert auf die Durchführung von Mitarbeiter*innenbefragungen. Im Idealfall gibt es einen Vorbereitungsbogen, der beiden Parteien rechtzeitig zur Vorbereitung bereitgestellt wird.

Für Gerd Beidernikl liegt die Vorbereitung in vier Punkten:

1. Man sollte sich die Themen des Leitfadens (im Idealfall vorhanden) vorab durchdenken und auch durchargumentieren
2. Mitarbeitende sollten nicht nur über Forderungen nachdenken, sondern auch über die eigene Leistung Bilanz ziehen
3. Es ist immer wichtig, auch den Blick des anderen einzunehmen und sich etwa zu fragen, wie denn mein Chef mit mir zufrieden ist
4. Statt zu jammern sollte man Verbesserungsvorschläge vorbereiten

So wichtig die richtige Vorbereitung, so wichtig ist es auch, auf gewisse Dinge Acht zu geben. Eine unangebrachte Aussage oder ein Tritt ins Fettnäpfchen lassen sich nicht mehr rückgängig machen. Der Experte nennt einige No-Gos beim Mitarbeiter*innengespräch.

Die No-Gos beim Gespräch mit dem Boss #

1. Zeitmangel: Ein Mitarbeitergespräch führt man nicht unter Zeitdruck und nicht in zehn Minuten
2. Ein solches Gespräch lebt von Offenheit und Ehrlichkeit: Es macht keinen Sinn, Dinge die einen stören, nicht anzusprechen
3. Falsche oder einseitige Kritik: Es geht nicht nur darum, Fehler und Defizite zu beleuchten, sondern auch um Stärken und Positives. Ein Mitarbeitsgespräch ist kein Kritikgespräch
4. Vergleiche mit anderen: "Aber Herr XY durfte das ..." Es ist nie gut im Vergleich zu argumentieren. Was zählt, ist die eigene Leistung
5. Drohungen und Ultimaten: Getreu dem Motto "Wenn einer mit Kündigung droht, dann soll er besser gleich gehen!" heißt es: Niemand ist unersetzbar

Auch der Körper spricht mit #

Auch die körpersprachliche und emotionale Vorbereitung ist wichtig, weiß Franz Wagner, Professor am Institut für Soziologie an der Johannes Kepler Universität Linz, Unternehmensberater und Leiter der Akademie für Beratung und Coaching. "Für viele Menschen bedeutet es eine Ausnahmesituation, eine Stunde oder länger allein mit dem direkten Vorgesetzten über sich und seine Aufgaben sowie über die Beziehung zum Vorgesetzten reden zu müssen", so Wagner. Man sollte sich daher in der Vorbereitung einige Male in die Gesprächssituation hineinversetzen und diese mehrmals im Geiste durchspielen. "Dabei sollte man sich immer wieder bewusst machen, wie man sich verhalten wird bzw. wie man sein Verhalten verbessern kann."

Folgende Checkliste hilft:

Blickkontakt und die richtige Sitzordnung #

Während des Gesprächs sollte zudem immer wieder aktiv der Blickkontakt gesucht werden, weiters sollten Mitarbeitende auf eine ruhiges, deutliches und nicht zu schnelles Sprechen achten. Zudem sollten sich, so der Unternehmensberater, die Gesprächspartner nicht direkt und konfrontativ gegenübersitzen. "Wenn möglich wählt man eine abgewinkelte Sitzposition, also 'ums Eck'." Wagner rät auch, sich die wichtigen Punkte aufzuschreiben, "Notitzen helfen und sind absolut erlaubt."

Befürchtungen der Führungskräfte #

Einen spannenden Blick auf das Mitarbeitsgespräch aus der Sicht von Führungskräften gibt der Welser Unternehmensberater und Coach Hans-Peter Graf. In speziellen Schulungen lehrt er diesen das richtige Führen von Mitarbeitergesprächen – und das seit mehr als 15 Jahren. Dabei stellt er immer wieder fest, dass Vorgesetzte nicht selten die Befürchtung haben, dass solche Gespräche eskalieren könnten. "Haben sich beide Seiten gut vorbereitet, ist die Gefahr, dass ein Mitarbeitergespräch scheitert, aber sehr gering. Diese Gespräche sind ein sehr wichtiges Tool der Führungsarbeit und sind, werden sie ernst genommen und wertschätzend geführt, sehr dienlich für eine gute Zusammenarbeit", so Graf.

"Kritik darf nie eine Person entwerten" #

Das richtige Formulieren von Kritik ist dabei ein besonders heikler Punkt. "Kritik darf nie persönlich sein, nie eine Person entwerten, sondern stets ein Verhalten oder eine Leistung zum Thema haben." Als wichtiger Rettungsanker für so manches Mitarbeitergespräch hat sich, so der Unternehmensberater, die Einstiegsfrage "Wie müsste das Gespräch verlaufen, dass wir beide Nutzen daraus ziehen können?" erwiesen. "Läuft das Gespräch nicht mehr rund, kann man sich immer darauf, und auf den Hinweis, dass mit diesem Gespräch Verbesserungen eingeleitet werden sollen, beziehen", rät Graf.

Fotonachweis: Colourbox, Privat