26. März 2018 · Arbeitsleben · von

Bessere E-Mails schreiben: 5 Dinge, die du sofort optimieren kannst

Wer besonders viele E-Mails erhält stellt vielleicht fest: Da gibts Optimierungsbedarf. Aber auch der eigenen Korrespondenz schadet eine Überprüfung nicht. Wie gut sind deine E-Mails?

Unkompliziert, schnell und – zum Leidwesen aller, die unter einer vollen Inbox leiden – allgegenwärtig: Die E-Mail ist oft Kommunikationsmittel Nummer Eins. Bevor du in die Tasten haust und deine nächste E-Mail abschickst: Lies diese 5 Tipps, um deine E-Mails informativer und besser zu machen.

#1 Aussagekräftiger Betreff

Du möchtest nicht, dass deine E-mail unter vielen anderen sang- und klanglos verschwindet? Nutze den Betreff der E-Mail, um dein Anliegen klar zu kommunizieren. Floskeln und Wörter alleine sind meist nichtssagend, sei so konkret wie möglich. „Anfrage: Mitarbeit an Projekt XY“ ist viel besser als nur „Anfrage“ in den Betreff zu schreiben.

#2 Mach es dem Empfänger einfach

Erleichtere dem Empfänger die Lektüre besonders langer, komplizierter Texte und streiche deine Kernaussage hervor. Du kannst z.B. die wichtigste Frage oder Aussage fett markieren oder Aufzählungszeichen verwenden, um die wichtigsten Aussagen als Liste hervorzuheben.

#3 Sei konkret

Wer nach der Lektüre der E-Mail nicht direkt mit einer konkreten Handlungsaufforderung oder einer harten Deadline konfrontiert wird, der tut meist gar nichts. Vor allem dann, wenn es mehrere Empfänger gibt: Irgendjemand wird sich schon um die Sache kümmern.

Zu allgemeinKonkrete Formulierung
Ich denke, wir können das Projekt in dieser Form nächste Woche starten. Außer von euch hat noch jemand Inputs oder Ideen? Das könnten wir natürlich noch einpflegen.Der Projektstart ist für nächsten Montag geplant. Von meiner Seite aus können wir loslegen. Wenn jemand von euch noch Verbesserungsvorschläge oder Einwände hat, meldet euch. Höre ich bis Donnerstag nichts, gehe ich von eurem Einverständnis aus.

Oder umgekehrt – teile dem Empfänger mit, wenn er nichts unternehmen muss: „Für dich nur zur Information.“

#4 Konstruktive Kritik

Eine E-Mail gibt dem Empfänger nicht die Gelegenheit, sofort Fragen zu stellen. So entsteht mitunter ein langer E-Mail-Dialog. Formuliere schriftliches Feedback, insbesondere Kritik, deshalb konstruktiv, so konkret wie möglich und vor allem wertschätzend. „Im Entwurf gefällt mir die Titelseite noch nicht“ ist kein ausreichendes Feedback, vor allem in einer E-Mail.

#5 Sei persönlich

Darüber freut sich jeder Empfänger einer E-Mail: Eine nette Grußformel, die Erwähnung des Namens und eine herzliche Verabschiedung. Vor allem beim schriftlichen Erstkontakt: Auf ganze Wörter setzen, statt nur Abkürzungen wie „LG“ zu schreiben. Nach häufigem E-Mail-Kontakt pendelt ihr euch sicher irgendwo im Mittelfeld ein. Auch E-Mails an gute Kollegen dürfen mal kürzer ausfallen – man kennt sich schließlich.

Ein Tipp für ganz Schnelle

Falsche Anrede verwendet oder Anhang vergessen? Wenn du deinen Fehler gleich bemerkst und sehr schnell bist, kannst du deine E-Mail zurückrufen: So gehts in Outlook.

Fünf weitere Fettnäpfchen, die du vermeiden kannst

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.

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