Assistent/in (Office Management) - Hochbau

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Assistent/in (Office Management) - Hochbau

Finden Sie im Team mit mehr als 12.000 Swietelskys Ihren individuellen Karriereweg. Spannende Herausforderungen in einem der vielfältigsten Bauunternehmen Zentral- und Osteuropas warten auf Sie!

Stundenausmaß:

Voll- und Teilzeit möglich

Dienststelle:

SWIETELSKY AG - Hochbau OÖ

Dienstort:

Taufkirchen an der Pram

Eintritt per:

01.05.2025

Tätigkeiten

• Als Assistenz und Office-Leitung der Hochbauabteilung verwalten Sie Angebote und Aufträge in administrativer Hinsicht - dazu zählen unter anderem Kostenstellenmeldungen sowie das Anlegen und Archivieren der Angebotsunterlagen für die Kalkulation.
• Sie übernehmen die professionelle, sichere und verlässliche Korrespondenz mit allen Projektbeteiligten - darunter Planer, Ausschreiber, Auftragnehmer, Behörden, Subunternehmer und Lieferanten - und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss im Rahmen der Angebotsbearbeitung.
• In Ihrem Aufgabenbereich liegt das Abrufen von Ausschreibungen über Vergabeplattformen, die Zusammenstellung relevanter Unterlagen und Referenzen für die Angebotsabgabe, die digitale oder persönliche Einreichung der Angebote sowie die Führung einer Statistik über Angebotsergebnisse.
• Die administrative Verwaltung des Personals, einschließlich An- und Abmeldungen, der Meldung von Bauarbeiten an Behörden sowie der Entsendung von Personal ins Ausland zählt ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich. Zudem erstellen Sie BUAK-Meldungen und Baustellenmeldungen an öffentliche Stellen.
• Sie kümmern sich um die organisatorische und administrative Unterstützung der Gruppen- und Bauleitungen, die Erstellung von Besprechungsprotokollen sowie die Koordination von Terminen und die Organisation von Jour-Fixe Terminen und Veranstaltungen.
• Sie übernehmen die digitale Rechnungsprüfung anhand von Lieferscheinen und Rahmenvereinbarungen.
• Zudem unterstützen Sie bei der Erstellung von Aufträgen für Subunternehmer und Lieferanten.

Voraussetzungen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder AHS Matura von Vorteil
• idealerweise einschlägige Berufserfahrung
• sehr gute EDV Kenntnisse (speziell MS-Office)
• sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft
• professionelles und freundliches Auftreten
• strukturierte , selbstständige und genaue Arbeitsweise
• Resilienz und ein gesundes Maß an Selbstorganisation
• kommunikative Persönlichkeit

Wir Bieten

Das KV-Mindestbruttogehalt für diese Position beträgt EUR 2.716,- (auf Vollzeitbasis). Ihr tatsächliches Gehalt hängt von Ihren Qualifikationen und Berufserfahrung ab und kann demnach auch darüber liegen.

SWIETELSKY schätzt Vielfalt, mehr dazu hier.
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