Veröffentlicht: 15.07.2026
Bewerbungsfrist: 16.08.2026
Verwendungsgruppe: IIIa
Stellenart: Nichtwissenschaftliches Personal
Stellenprofil: Allgemeines Personal
Dienstbeginn: Ehestmöglich
Wochenstunden: 40 h/W
Anstellungsverhältnis: Befristet
Befristung: vorläufig auf ein Jahr befristet

Sekretär*in Vizerektorate Forschung und Digitalität sowie Ressourcen

Aufgaben

Die Position soll zu gleichen Teilen den Vizerektor für Forschung und Digitalität und die Vizerektorin für Ressourcen unterstützen.

• Kommunikation und Büromanagement: proaktives Officemanagement für beide Vizerektorate inklusive Terminkoordination und selbstständiger Kommunikation auf Deutsch und Englisch mit internen und externen Stellen
• Digitalisierungsprojekte: Mitarbeit bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im Vizerektorat - von der Prozessoptimierung bis zur Einführung und Betreuung digitaler Tools.
• KI-gestützte Workflows: Unterstützung beim Einsatz von KI-Werkzeugen (z.B. für Recherche, Textarbeit, Datenzusammenfassungen) und Mitwirkung bei der Entwicklung entsprechender interner Anwendungen
• Forschungsadministration: Administrative Unterstützung bei Forschungsprojekten und Drittmittelvorhaben (Dokumentation, Fristen, Berichtswesen)
• Recherchen und Analysen: Nutzerorientierte Aufbereitung von Informationen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen. Vor- und Nachbereitungsarbeiten zu Sitzungen und Terminen
• Veranstaltungsorganisation: Planung und Koordination von Besprechungen, Workshops und Konferenzen
• Website und digitale Inhalte: Optional als Entwicklungsmöglichkeit Mitbetreuung digitaler Kommunikationskanäle des Vizerektorats

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung (Matura, Bachelor oder umfangreiche einschlägige Berufserfahrung) - Erfahrung in der Hochschul- oder Forschungsadministration von Vorteil.
• Ausgeprägte Affinität zu digitalen Technologien und deren praktischer Anwendung im Berufsalltag mit der Motivation zur kontinuierlichen Weiterbildung - Kenntnisse im Bereich Datenbankpflege, CMS oder digitale Verwaltungssysteme sowie Erfahrung mit Projektmanagement-Tools sind wünschenswert
• Erfahrung mit gängigen KI-Assistenztools oder nachweisliche Bereitschaft, diese rasch zu erlernen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook-Kalender, Word, Excel, PowerPoint) sowie Offenheit für neue Software
• Perfekte Deutschkenntnisse (schriftlich und mündlich min. C1) sowie sehr gute Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich min. B2)
• Sie verbinden selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Verlässlichkeit und ein professionelles teamorientiertes Auftreten. Interesse an Kunst, Musik oder Kultureinrichtungen ist ein Plus.

Wir bieten

• Flexibilität: Gleitzeitregelung inkl. bezahlter Mittagspause, Möglichkeit zu Homeoffice/Telearbeit (bis zu 2× wöchentlich bei Vollzeit)
• Arbeitsplatz: Krisensicherer Arbeitsplatz an einer international renommierten Kunstuniversität mit gesellschaftlicher Wirkung und echtem Gesellschaftsraum. Aussicht auf eine unbefristete Weiterführung.
• Digitales Arbeitsumfeld: Sie arbeiten in einem Vizerektorat, das Digitalisierung nicht nur verwaltet, sondern aktiv mitgestaltet - inklusive moderner Tools und KI-Anwendungen
• Kultur & Community: Zugang zu Konzerten und Kulturveranstaltungen der Universität Mozarteum, Mensa, Betriebsausflüge
• Weiterbildung: Vielfältige interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten, insbesondere im digitalen Bereich
• Weitere Benefits: Großzügige Pensionskassenregelung, Mitarbeiter*innenparkplatz, Zuschuss zum Öffi-Ticket, zertifizierter familienfreundlicher Arbeitgeber

Gehalt

Gehalt gemäß Verwendungsgruppe IIIa des Kollektivvertrages der Universitäten (Grundstufe: 2759,20EUR brutto/Vollzeit)
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von EUR 38.628,80.

Die Universität Mozarteum Salzburg strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim künstlerischen, wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal an und fordert qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen. Menschen mit Behinderung, die entsprechend qualifiziert sind, werden ebenfalls ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Die Universität Mozarteum Salzburg ist ein*e Arbeitgeber*in, die*der die Chancengleichheit fördert und sich für die Förderung von Vielfalt und Inklusion einsetzt.

Über uns
Mit über 2.200 hochtalentierten Studierenden aus 70 Ländern und 5 Kontinenten, rund 550 Lehrenden und fast 100 verschiedenen Studien genießt die Universität Mozarteum seit Jahrzehnten einen herausragenden Ruf. Neben ihrer Rolle als exzellente Ausbildungsstätte ist sie auch als wesentlicher Kulturbetrieb positioniert und zählt zu den wichtigsten Arbeitgeber*innen in der Region.

Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind, können wir nicht vergüten.

Kontakt
Universität Mozarteum Salzburg Mirabellplatz 1, 5020 Salzburg Austria

Werden Sie Teil des Mozarteum-Teams - wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 38.628,80 EUR jährlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: Hybrid

Dienstort: Salzburg (Stadt)

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: UNIVERSITÄT MOZARTEUM

Mitarbeiter*innenanzahl: 501+ Mitarbeiter*innen

Standorte: Salzburg

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 40 Stunden

Dienstort

• Salzburg (Stadt)

Erforderliche Kenntnisse

• digitale Technologien
• KI-Assistenztools
• MS-Office-Kenntnisse

Nice-To-Have Kenntnisse

• Datenbankpflege
• CMS
• digitale Verwaltungssysteme
• Projektmanagement-Tools

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C1
• Englisch B2

Erforderliche Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung (Matura, Bachelor)

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Home Office
• Aus- und Weiterbildung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Parkplatz
• Verkehrsmittelzuschuss

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungszeitraum: Bis 16.08.2026