Facility Manager*in für die firmeneigenen Bürostandorte (all genders)

Der Auftrag der Wirtschaftsagentur Wien ist die Stärkung und Entwicklung des Wirtschaftsstandortes Wien. Das vielfältige Portfolio erstreckt sich von der zielgerichteten Vergabe finanzieller Förderungen, professioneller Beratung, der Bereitstellung geeigneter Grundstücke und Spezialimmobilien bis zum weltweiten Standortmarketing für den Wirtschaftsstandort Wien.

Unser Office Management Team sucht Verstärkung mit einem*einer engagierten

Facility Manager*in für die firmeneigenen Bürostandorte (all genders)

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25-30 Stunden/Woche

Aufgaben:

• Du bist die Anlaufstelle für alle Angelegenheiten betreffend unserer Büro- und Lagerräumlichkeiten.
• Du agierst als Ansprechperson für Vermieter*innen, Hausverwaltungen und externe Dienstleistungsunternehmen zB Handwerk, Spedition, Möbel, Reinigung,...
• Du betreust Um- und Zubauten sowie Renovierungsarbeiten.
• Du holst Angebote ein, verhandelst sie und vergibst Aufträge.
• Du koordinierst alls Reparaturen, Umbau-, Service- und Wartungsarbeiten.
• Du kümmerst dich um die Alarmanlagen und den Sicherheitsdienst.
• Du agierst als Bindeglied zur externen Sicherheitsfachkraft, dem Arbeitsinspektorat und der Arbeitsmedizin.
• Du organisierst die betriebliche Erste Hilfe.
• Du übernimmst die Rollen als Brandschutzbeauftragte*r, Sicherheitsvertrauensperson und Abfallmanager*in.
• Du bist für das Budget sowie das Rechnungsmanagement in deinem Aufgabenbereich verantwortlich.

QUALIFIKATIONEN:

• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung im Facility Management/Büroraummanagement mit.
• Du verfügst über ein technisches und kaufmännisches Verständnis und würdest dich selbst als praktisch veranlagt bezeichnen.
• Du hast Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungs- und Handwerksunternehmen.
• Idealerweise bringst du Ausbildungen als Sicherheitsvertrauensperson sowie in den Bereichen Brandschutz, Erste Hilfe und Abfallmanagement mit.
• Im Umgang mit Office 365 (insb. Excel, Word & Teams) bist du erprobt.
• Das Handling von mehreren Aufgaben gleichzeitig verursacht dir kein Kopfzerbrechen.
• Dein Auftreten ist freundlich, unterstützend und hilfsbereit. Gleichzeitig trittst du selbstbewusst auf und kannst klare Aufträge erteilen.
• Das Verhandeln von Leistungen und Preisen macht dir Spaß.
• Dein Deutsch ist sowohl schriftlich als auch mündlich sehr gut.
• Du arbeitest gerne mit Zahlen und die Kontrolle von Leistungen und Rechnungen ist dir vertraut.
• Du arbeitest genauso gerne selbstständig und eigenverantwortlich wie in einem Team.

Wenn du dich gerne um das Facility Management unserer Büros kümmern und die Verantwortung für die Umsetzung der Arbeitsschutz- und Sicherheitsmaßnahmen übernehmen möchtest, dann freuen wir uns über deine Bewerbung inkl. einem kurzen Motivationsschreiben.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (25-30 Stunden/Woche), für die ein Bruttojahresgehalt Basis Vollzeit ab EUR 51.000,-- vorgesehen ist. Eine Überzahlung ist je nach Erfahrung und Qualifikation möglich.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden keine Bewerbungen per E-Mail angenommen. Die Bewerbungsunterlagen daher bitte ausschließlich über unser Bewerbungsportal einreichen.

Benefits

Du findest bei uns einen sicheren Arbeitsplatz mit Mehrwert und Sinn, arbeitest an spannenden Projekten und gestaltest die wirtschaftliche Entwicklung unserer Stadt mit. Natürlich investiert die Wirtschaftsagentur Wien in ein gutes Arbeitsumfeld, in professionelle Arbeitsmittel, bietet ein umfangreiches Angebot an Aus- und Weiterbildungen. Wir schätzen das ausgesprochen gute, kollegiale und wertschätzende Arbeitsklima bei uns.

• Job mit Sinn

Egal, in welcher Rolle Sie bei uns Sie tätig sind. Wir haben alle das gleiche Ziel: die Stärkung und Entwicklung des Wirtschaftsstandorts Wien. Gemeinsam arbeiten wir an spannenden Projekten und Aufgaben. In der Wirtschaftsagentur Wien erleben wir die kontinuierliche Weiterentwicklung der Stadt erste Reihe fußfrei.

• Zentrale Bürolage mit guter öffentlicher Anbindung

Unser Bürostandort auf der Mariahilfer Straße liegt zentral und bietet neben einer optimalen Infrastruktur auch eine ausgezeichnete öffentliche Erreichbarkeit. Fahrradfahrer*innen finden bei uns einen absperrbaren Fahrradraum und - für alle Mitarbeiter*innen- eine Duschmöglichkeit.

• Gesundheitsangebote

Unsere körperliche und mentale Gesundheit ist wichtig. Angebote wie Informations- und Beratungsgespräche, Vorträge, Impfungen, Seh- und Hörtests, Gesundenuntersuchungen sowie Unterstützung bei psychosozialen Krisen können daher kostenlos in Anspruch genommen werden.

• Klimaschutz

Die Wirtschaftsagentur Wien unterstützt die Wiener Wirtschaft mit vielfältigen Maßnahmen und Projekten dabei , einen Beitrag zur Erreichung der Klimaneutralität Wiens 2040 und zur Förderung einer klimaresilienten Stadt zu leisten. Unseren Mitarbeiter*innen bieten wir ein umfangreiches Schulungsprogramm, damit wir alle an der Klimaneutralität mitarbeiten können.

• Diversität und Inklusion

Wir fördern Vielfalt in der Wirtschaft und setzen uns zum Ziel, ebenso divers zu sein wie die Unternehmer*innen, mit denen wir zusammenarbeiten. Daher arbeiten wir erfolgreich in diversen Teams und freuen uns über Bewerbungen von Personen mit diversen Hintergründen.

• Team-Events

Betriebsausflug, ein Teamtag mit allen Kolleg*innen der Wirtschaftsagentur Wien, Weihnachtsfeier, Themen-Flashmobs und die mehrmals im Jahr stattfindenden Teamfrühstücke sind fixe Bestandteile unserer Teamkultur und bieten weitere Möglichkeiten für Austausch und Vernetzung untereinander.

• Aus- und Weiterbildung

Unsere persönliche Weiterbildung wird durch unterschiedliche Kurs- und Seminarangebote unterstützt. Unsere eigene eLearning-Plattform „WAcademy" ermöglicht das Lernen im selbstbestimmten Tempo und abgestimmt auf den individuellen Bedarf. Neben einfachen Sicherheitsunterweisungen finden sich hier auch themenspezifische Vertiefungen.

• IT-Ausstattung

Unsere moderne IT-Ausstattung ermöglicht uns ein professionelles, flexibles sowie mobiles Arbeiten. Je nach Arbeitsbedarf gehören Mobiltelefon, zweiter Bildschirm am Arbeitsplatz, Cloud-Lösungen, Fernzugang, Laptop, Tablet und sonstiges Zubehör zu Ihrer IT-Ausstattung.

• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office

Arbeits- und Privatleben miteinander verbinden zu können, ist uns wichtig. Im Rahmen unserer Gleitzeitvereinbarung bieten wir eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit an, ebenso führt eine bezahlte Mittagspause zu einer 37,5 Stundenwoche. Tageweises Home-Office ist für die meisten von uns selbstverständlich und mobiles Arbeiten aufgrund unserer IT-Ausstattung jederzeit möglich.

• Zusätzliche Urlaubstage

Es braucht auch Auszeiten vom Job. Neben dem gesetzlichen Urlaubsanspruch erhalten Sie nach Vollendung des ersten Arbeitsjahres einen weiteren Urlaubstag, nach weiteren drei Jahren kommt wieder ein Tag hinzu. Der 24. und 31. Dezember sind arbeitsfrei, Allerseelen und Karfreitag sind halbe Arbeitstage.

• Essenszuschuss

Für jeden Arbeitstag bekommen wir einen steuerfreien Essenszuschuss in Form von Restaurant- und Lebensmittelkarten. Diese können in vielen Restaurants und Supermärkten eingelöst werden. Kaffee, Tee und Mineralwasser wird kostenlos im Büro zur Verfügung gestellt.

• Vorsorge

Die Zukunft unserer Mitarbeiter*innen ist uns wichtig. Die Wirtschaftsagentur Wien leistet daher freiwillig Beiträge in eine betriebliche Lebensversicherung zur Zukunftsvorsorge.

• Ehrenamtliches Engagement

Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen bei ihrem gesellschaftlichen Engagement und stellen für gesetzlich notwendige Schulungen im Rahmen von ehrenamtlichen Tätigkeiten zusätzliche Freistellungstage zur Verfügung. Ihr Einsatz wird bei uns wertgeschätzt und wir bieten die Flexibilität, ehrenamtliche Arbeit mit dem Beruf in Einklang zu bringen.

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Ihr Kontakt für diese Stelle

Julia Neumayer

HR & Organisation

neumayer@wirtschaftsagentur.at

+43 699 140 86746

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