Workplace Assistant (w/m/d)

Workplace Assistant (w/m/d) Vienna

Referenz-Nr.: JN -022026-6943945

Ort: Vienna

Anstellungsart: Permanent

Firmenprofil

Als Workplace Assistant bist du das Herzstück unseres Standortes. Du sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und Partner vom ersten Moment an willkommen fühlen und unterstützt mit viel Engagement, Zuverlässigkeit und einem offenen Ohr den gesamten Büroalltag. Du hältst alles am Laufen - strukturiert, serviceorientiert und mit Freude daran, anderen den Arbeitstag schöner und einfacher zu machen.

Aufgabengebiet

• Freundlicher Empfang und professionelle Gästebetreuung
• Sicherstellen eines angenehmen Office-Alltags mit funktionierenden Arbeitsplätzen
• Organisation von Reparaturen, Instandhaltung und Zusammenarbeit mit Dienstleistern
• Verwaltung von Pflanzen, Lockern, Zutrittsgeräten, Postfächern und täglicher Postbearbeitung
• Koordination von Bestellungen, Bürobedarf und Betriebsmitteln
• Pflege des Buchungs- und Raummanagement-Tools
• Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung, Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen sowie PO-Erstellung
• Unterstützung der IT vor Ort (1st Level Support, Gerätecheck, Imaging, Arbeitsplatzauf- und -abbau)
• Pflege wichtiger Listen wie IT-Inventar, Anwesenheiten und Besucher
• Begleitung von Onboarding und Offboarding
• Unterstützung bei HR-Themen und Sicherheitsaufgaben
• Organisation von Reisen, Trainings sowie internen und externen Veranstaltungen
• Planung und Betreuung von Standort-Events wie Sommerfest oder Weihnachtsfeier
• Unterstützung bei Office-Projekten wie Umzügen und Prozessoptimierungen
• Erstellung von Präsentationen und Unterstützung des Office Heads im Tagesgeschäft
• Mitwirkung bei Marketing- und HR-Aufgaben wie Wall of Fame und Intranet
• Offenes Ohr und zentrale Anlaufstelle für alle Anliegen im Büroalltag

Anforderungsprofil

• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
• Erfahrung im Office-, Workplace- oder Assistenzbereich
• Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft zu IT-nahen Aufgaben
• Organisationstalent und Fähigkeit zur Koordination verschiedener Themen

Vergütungspaket

• Ein herzliches, unterstützendes Team
• Modernes Arbeitsumfeld im 1. Bezirk mit Raum zur Mitgestaltung
• Abwechslungsreiche Aufgaben und persönliche Weiterentwicklung
• Regelmäßige Events und ein Arbeitsumfeld, in dem man sich wohlfühlt
• Jahresbruttogehalt ab 43.000 EUR (Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung)

Kontakt

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und der Referenznummer JN -022026-6943945. Ihre Bewerbung wird an den zuständigen Berater weitergeleitet. Bitte beachten Sie: Um eine schnelle Bearbeitung Ihrer Bewerbung sicherzustellen, bitten wir ausschließlich um Online-Bewerbungen.

Kontaktperson: Heiko Heil-Kueffner
Telefonnummer: +43 1 205205 26

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