Die Thalhof Immobilien GmbH ist ein österreichisches Immobilienunternehmen mit Sitz in Wien, das sich auf den Ankauf, die Entwicklung und das Management von hochwertigen Wohn- und Gewerbeimmobilien spezialisiert hat.
Unser Unternehmen sitzt aktuell im 6. Bezirk nahe Naschmarkt und wird Ende 2026 in ein größeres Büro im 1. Bezirk umsiedeln.
Wir suchen eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung / Back Office Manager, die/der in Vollzeit unser Team verstärkt. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützen diese bei der täglichen Büroorganisation und Verwaltung.
Diese herausfordernde und abwechslungsreiche Position erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent und Vertraulichkeit.
Aufgaben
Assistenz der Geschäftsführung
- Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
- Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
- Vorbereitung von Unterlagen sowie Unterstützung bei organisatorischen Abläufen
- Kommunikation mit Geschäftspartnern, Maklern, Banken und Dienstleistern
- Unterstützung bei organisatorischen sowie teilweise persönlichen Angelegenheiten der Geschäftsführung (z. B. Terminorganisation oder Besorgungen)
Back Office & Administration
- Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen sowie Unterstützung in der laufenden Buchhaltung
- Vorbereitung von Überweisungen, Spesenabrechnungen und administrativen Unterlagen
- Strukturierte Ablage und Verwaltung von Dokumenten und Verträgen
- Betreuung des zentralen Office-Postfachs und Koordination eingehender Anfragen
Organisation & interne Abläufe
- Organisation von Terminen, Reservierungen und Geschäftsreisen
- Unterstützung bei internen organisatorischen Themen und administrativen Prozessen
- Koordination externer Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Handwerker)
- Administrative Unterstützung bei internen Veranstaltungen und Terminen
Anforderungen
Unsere Anforderungen an Sie sind:
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder Back Office Management
- Ausgezeichnete Fähigkeiten in der Büroorganisation und Terminplanung
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit Informationen
- Kompetenz in der Eventplanung und -organisation
- Hohe Kommunikationsfähigkeit in der E-Mail-Korrespondenz
- Gute MS-Office Kenntnisse
- Sehr strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
Angebot
- Langfristige Festanstellung
- Mitarbeit in einem jungen, dynamischen Team mit flachen Hierarchien
- Eigenverantwortliches Arbeiten in abwechslungsreichen Aufgabenbereichen
- Moderne Büroräumlichkeiten direkt beim Naschmarkt (1060 Wien) und zukünftig Nähe Graben (1010 Wien)
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
Dienstorte
- Wien 6. Bezirk (Mariahilf)
- Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminplanung
- Kalenderverwaltung
- Vertraulichkeit im Umgang mit Informationen
- Eventplanung
- E-Mail-Kommunikation
Nice-To-Have Kenntnisse
- Reiseplanung
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
Dienstorte
- Wien 6. Bezirk (Mariahilf)
- Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminplanung
- Kalenderverwaltung
- Vertraulichkeit im Umgang mit Informationen
- Eventplanung
- E-Mail-Kommunikation
Nice-To-Have Kenntnisse
- Reiseplanung
Gehalt
Das Fixgehalt beträgt EUR 4.000 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis (40 Stunden) und wird 14-mal jährlich ausbezahlt.
Überstunden
Es handelt sich um ein All-In-Gehalt, in dem anfallende Überstunden bereits enthalten sind.
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
Ansprechperson
Julia Koch
+43 1 9978062
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und Ihnen die Möglichkeit zu geben, unser Unternehmen aktiv mitzugestalten.
