Management-Assistant (m/w/d) 25 bis 30 Stunden

Du bist ein:e engagierte sowie vielseitige Teamplayer:in, ein Organisations- und Koordinationstalent und würdest gerne in einer der größten PR-Agenturen Österreichs arbeiten? Als eigentümergeführtes Unternehmen im Herzen von Wien verfügt Ecker & Partner über ein erstklassiges Team von rund 25 Spezialist:innen und sucht ab sofort Verstärkung durch eine:n

Management-Assistant (m/w/d)

(25 bis 30 Stunden)

Was dich bei uns erwartet?

• Eine erfolgreiche Agentur für Öffentlichkeitsarbeit und Public Affairs, in der Spezialist:innen namhafte nationale und internationale Kund:innen betreuen.
• Arbeiten in einer Agentur bedeutet, die Anliegen unserer Kund:innen haben Priorität und das heißt, wir agieren unmittelbar und dynamisch.
• Ein Büro im vierten Bezirk (Nähe Hauptbahnhof und Schloss Belvedere) mit Kolleg:innen, die gerne hier arbeiten.
• Abhängig von der Lage der mit dir vereinbarten Arbeitszeit, bis zu 2 Tage Home Office pro Woche.
• Teamwork, gegenseitiger Respekt, Toleranz, konstruktives Feedback, Anerkennung von Erfolgen sind für uns nicht nur Schlagworte.
• Social Responsibility ist uns ein wichtiges Anliegen (wir erzählen dir gerne mehr über unsere Projekte wie z.B. „Männer zeigt Haltung", „Radeln statt Tadeln", Corporate Volunteering).
• Und dann noch: Weiterbildungen (insbesondere im Rahmen der E&P Akademie), Snacks und Getränke, im Sommer gemeinsam Eis essen auf unserer schönen Terrasse im Grünen, Mitarbeiter:innen-Events (Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Grillabende).

Als Management-Assistant …

• organisierst und administrierst du unsere Teilnahme an Ausschreibungen ( von der Erstellung und Befüllung diverser Unterlagen, Einholung von Referenzen, Eintrag von Daten bis hin zur fristgerechten Abgabe der Unterlagen).
• bildest du die Schnittstelle zu unseren nationalen und internationalen Netzwerken und stellst einen reibungslosen Ablauf bei der Übernahme und Abwicklung von Projekten sicher.
• monitorst du Branchenveranstaltungen und organisierst die Teilnahme unserer Führungskräfte sowie Mitarbeiter:innen als Speaker bei diesen Events und unterstützt bei der Vorbereitung der nötigen Unterlagen (Lebensläufe, Präsentationen etc.).
• kennst und verwaltest du unsere Programme und Datenbanken (wie z. B. APA Online Manager, Media Contact Plus usw.) und stehst als interne:r Ansprechpartner:in zu diesen Tools zur Verfügung.
• organisierst und koordinierst du interne Weiterbildungen und Workshops (wie z. B. unsere E&P Akademie).
• koordinierst und administrierst du unseren Bewerbungsprozess (von der Erstellung und Veröffentlichung der Stellenanzeigen, der Sichtung und Verwaltung von Bewerbungseingängen, der Kommunikation mit Bewerber:innen bis zur Vereinbarung von Bewerbungsgesprächen etc.).
• verantwortest du das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen (wie z. B. Erfassung der Mitarbeiter:innendaten, Organisation der Vertragserstellung, Bereitstellung von Ressourcen wie Arbeitsplatz und Arbeitsausstattung inkl. Zugangsdaten für unsere IT-Systeme) und führst Erstschulungen für grundlegende Arbeitsaufgaben, Programme und sonstige Tools durch.

Du identifizierst dich mit den Aufgaben als Management-Assistant und erfüllst folgende Qualifikationen?

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Maturaniveau) und verfügst über Erfahrung im Assistenzbereich.
• Du bewahrst auch in bewegten Zeiten einen kühlen Kopf, bleibst an Themen dran und übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben.
• Du hast Freude daran andere bei ihrer Arbeit zu unterstützen und bestmöglich zu entlasten.
• Der routinierte Umgang mit MS-Office-Programmen ist kein Problem für dich.
• Du kannst dich auf Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich) exzellent ausdrücken.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins, bitte ausschließlich via smart bewerben an Bianca Tallian.

Dein tatsächliches Gehalt ist abhängig von deiner Qualifikation und Erfahrung, üblicherweise bewegt sich das Brutto-Monatsgehalt auf Basis von 25 Wochenstunden für die ausgeschriebene Stelle zwischen EUR 1.800,- und 2.000,-.

Ecker & Partner Agentur für Öffentlichkeitsarbeit und Public Affairs GmbH
1040 Wien | Goldeggasse 7/Hoftrakt | www.eup.at