Executive Assistant

Die Vetmeduni arbeitet in der Lehre, in der Forschung und in ihren Dienstleistungsangeboten an der Sicherstellung der Tiergesundheit in Österreich. Wir verstehen diese Aufgabe als Beitrag zur Gesunderhaltung des Menschen und seiner tierischen Begleiter sowie zur Produktion gesunder Nahrungsmittel. Zur Erfüllung dieser Aufgabe sucht 1

unser Rektoratsbüro eine:n

Executive Assistant

Einstufung:

IVa

Beschäftigungsausmaß:

20 Wochenstunden

Dauer des Dienstverhältnisses:

unbefristet

Bewerbungsfrist:

01.05.2024

Kennzahl:

2024/0068

Aufgaben

• Unterstützung des Rektorats (vorrangig Vizerektorin für Ressourcen und Digitalisierung) bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Eigenständige Verwaltung und Koordination des Termin- und Reisemanagements
• Allgemeine Sekretariats- und Bürotätigkeiten inkl. Aufarbeitung und Vorbereitung von Unterlagen, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, etc.
• Inhaltliche Vorbereitung, Begleitung (eigenständige Protokollierung) und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und Terminen
• Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
• Verantwortung für die inhaltliche und optische Gestaltung von Präsentationen, Berichten, Richtlinien, Entscheidungsgrundlagen etc. anhand von Briefings durch das Rektorat/die Rektoratsbüroleitung
• Selbstständige Qualitätssicherung von diversen Dokumenten, die vom Rektorat unterzeichnet werden sollen
• Eigenverantwortliches Nachhalten von Fristen
• Ad-Hoc Aufgabenstellungen
• Informations- und Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen und Institutionen
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch

Erforderliche Ausbildung, Qualifikationen und Kenntnisse

• Abgeschlossenes Studium (Diplom- oder Masterstudium)
• Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und
• gute Englischkenntnisse (B2)
• Sicherer Umgang mit MS-Office und Web Conference Tools

Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen

• Berufserfahrung im universitären Bereich
• Gute Ausdrucks- und Repräsentationsfähigkeit
• Serviceorientierte und proaktive Persönlichkeit
• Effiziente, genaue und zuverlässige Arbeitsweise
• Ergebnisorientiert, flexibel, belastbar, diskret und loyal
• Ausgeprägtes Multitasking-Vermögen sowie Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Teamfähigkeit

Was wir bieten

• Berufserfahrung im universitären Bereich
• Gute Ausdrucks- und Repräsentationsfähigkeit
• Serviceorientierte und proaktive Persönlichkeit
• Effiziente, genaue und zuverlässige Arbeitsweise
• Ergebnisorientiert, flexibel, belastbar, diskret und loyal
• Ausgeprägtes Multitasking-Vermögen sowie Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Teamfähigkeit

Mindestentgelt

Das kollektivvertragliche Mindestentgelt für Arbeitnehmer:innen an Universitäten gemäß der oben angegebenen Einstufung beträgt EUR 3.266,20 brutto monatlich (auf Basis Vollzeit). Durch anrechenbare Vordienstzeiten und sonstige Bezugs- und Entlohnungsbestandteile kann sich dieses Mindestentgelt erhöhen.

Bewerbung

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit der Kennzahl 2024/0068, welche Sie per E-Mail an bewerbungen@vetmeduni.ac.at an die Personalabteilung der Veterinärmedizinischen Universität Wien übermitteln. Bitte führen Sie die Kennzahl unbedingt an, da wir Ihre Bewerbung sonst nicht korrekt zuordnen können.

Die Bewerbungen sind gebührenfrei. Die Bewerber:innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Die Vetmeduni ist stolze Trägerin des Zertifikats „hochschuleundfamilie", daher freuen wir uns über Bewerbungen von Personen mit Familienkompetenz. Ebenso sind uns Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen willkommen. Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne an unsere Behindertenvertrauensperson, Herrn Franz Mitterbauer (franz.mitterbauer@vetmeduni.ac.at).

Kontakt für weiterführende Informationen

Mag. Anna Maria Brandstetter
+43 1 25077 - 1004
anna-maria.brandstetter@vetmeduni.ac.at
www.vetmeduni.ac.at