Office Management (Sekretariat) und Team Assistenz

Office Management (Sekretariat) und Team Assistenz

Dienstposten: Vertragsbedienstete/r im Sekretariat

Beschäftigungsausmaß: 27 Wochenstunden = 67,5 % Beschäftigungsausmaß

Beschäftigungsbeginn: zum ehest möglichen Zeitpunkt

Dienstverhältnis: unbefristet

Arbeitszeit: Montag bis Freitag fix von 8:00 bis 12:00 Uhr

und ein Nachmittag fix von 16:00 bis 18:00 Uhr (DI od. DO)

die Zeiten darüber hinaus sind flexibel und frei wählbar, Gleitzeitregelung

Die Einstufung erfolgt in der Funktionslaufbahn GD 19.5. Das Bruttogehalt beträgt bei einem Beschäftigungsausmaß von 27 Wochenstunden EUR 1.759,73 monatlich. Bei Anrechnung von Vordienstzeiten ergibt sich eine entsprechend höhere Entlohnung. Es handelt sich um eine neu geschaffene Stelle mit der der Möglichkeit, an der weiteren Ausgestaltung und Konkretisierung der Aufgaben aktiv mitzuwirken.

Ihre Aufgaben

• Selbständige und vorausschauende Abwicklung administrativer und organisatorischer Agenden für das Führungsteam (z.B. Terminkoordination, Korrespondenz, Dokumentation, Ablage etc.)
• Sichtung Posteingang u. E-Mail-Schriftverkehr (Bearbeitung und Weiterleitung) und Telefonzentrale
• Schriftführung (überschaubare Anzahl an Abendterminen) und Abfassung der Protokolle der Gemeindevorstands- und Gemeinderatssitzungen, Erstellung der Protokollauszüge sowie Mithilfe bei der Aufarbeitung der Tagesordnungspunkte
• Schnittstellenfunktion zu internen wie externen Stakeholdern
• Aufbereitung diverser Unterlagen und Präsentationen für interne / externe Stakeholder sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Mitarbeit bei der Erstellung der Gemeindezeitung
• Planung, Einladung und Organisation sämtlicher Gemeindeveranstaltungen
• Mithilfe bei der Durchführung von Wahlen, Volksbegehren, Volksbefragungen

Unbedingt zu erfüllende, besondere Aufnahmevoraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie z. B. Lehre, Handelsschule oder eine höherwertige Ausbildung (HAK / HLW)
• Erste Berufserfahrung mit vergleichbaren Aufgaben in der Privatwirtschaft bzw. oder aus einer Gebiets- bzw. öffentlichen Körperschaft (Sekretariat, Assistenz, Sachbearbeitung etc.)
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgezeichnete Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Abgeschlossene Dienstausbildung nach der Oö. Gemeinde-Dienstausbild-ungsverordnung 2005 i.d.g.F. (sofern diese noch nicht abgelegt wurde, hat dies innerhalb von drei Jahren ab Dienstantritt verpflichtend zu erfolgen).

Allgemeine Aufnahmevoraussetzungen

• Österreichische Staatsbürgerschaft bzw. EU-Bürger/in
• Einwandfreies Vorleben und volle Handlungsfähigkeit
• Persönliche, gesundheitliche und fachliche Eignung
• Männliche Bewerber: abgeleisteter Präsenz- oder Zivildienst, sofern die gesundheitliche Eignung dafür gegeben war
• Führerschein der Klasse B

Sie verfügen wünschenswert noch über

• Erfahrung im InDesign von Vorteil
• Kommunikationsfreudigkeit und Teamfähigkeit
• Bürgernahes und diplomatisches Auftreten
• Vernetztes Denken sowie eine strukturierte, selbständige und sehr genaue Arbeitsweise
• Hands-On-Mentalität und hohe Belastbarkeit in stressigen Situationen
• Hohe Organisationsfähigkeit
• Verschwiegenheit und Diskretion

Wir bieten Ihnen

• Einen langfristigen und sicheren Arbeitsplatz mit einem sinnstiftenden und sehr abwechslungsreichem Aufgabengebiet
• Einen modernen Arbeitsplatz im neu renovierten Gemeindeamt
• Ansprechende Arbeitszeiten mit Gleitzeitregelung zur Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
• Ein attraktives Versicherungsangebot über die Krankenfürsorge für Gemeindebedienstete (KFG)
• Ein sehr gutes und familiäres Betriebsklima
• Eine sehr wertschätzende Führungs- und Teamkultur

Das Auswahlverfahren erfolgt nach den Bestimmungen des Oö. GDG 2002. Die Marktgemeinde behält sich die Möglichkeit vor, Vorstellungsgespräche, Hearings, Tests uns sonstige fachliche Begutachtung durchzuführen bzw. durch eine externe Begleitung durchführen zu lassen.

Von der Gemeinde werden keinerlei Kosten, die den Bewerber/innen durch die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch oder an sonstigen weiteren Terminen entstehen, übernommen.

Die Bewerber/innen stimmen der elektronischen Verarbeitung ihrer Daten bei der Marktgemeinde Kronstorf sowie der Weitergabe im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu. Informationen zum Datenschutz finden Sie auf der Homepage der Marktgemeinde Kronstorf unter www.kronstorf.at / Datenschutz.

Bewerbungen sind ausschließlich schriftlich mit dem Bewerbungsbogen (downloadbar unter https://www.kronstorf.at/BUeRGERSERVICE/Formulare Buchstabe B - Bewerbungsbogen der Marktgemeinde Kronstorf) durchzuführen. Sie sind bis spätestens 29. März 2024, 12:00 Uhr, während den Parteienverkehrszeiten beim Marktgemeindeamt Kronstorf (Sekretariat) vollständig belegt und mit allen geforderten Beilagen abzugeben.

Später einlangende Bewerbungen können lt. Gesetz nicht mehr berücksichtigt.

Sie haben Fragen? Für nähere Auskünfte und Informationen steht Ihnen Amtsleiterin Birgit Leimer (07225/8256-212) jederzeit gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Marktgemeinde Kronstorf
Birgit Leimer
Brucknerplatz 1
4484 Kronstorf