Über die Position

Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine Executive Assistant mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität.
Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle, sondern eine zentrale Vertrauensposition mit operativer Verantwortung, Koordinationsaufgaben und Backoffice-Leitung.

Executive Assistant (m/w/d) - Vollzeit (40h, All-in)

📍 Wien 💰 ab ca. EUR 3.500 brutto/Monat (Überzahlung je nach Qualifikation & Erfahrung möglich)

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Koordination und fachliche Leitung der Assistenz-Mitarbeiter:innen / Backoffice
• Finance-Controlling (Zahlenaufbereitung, Auswertungen, laufende Kontrolle)
• Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inkl. Reiseplanung
• Organisation und Koordination persönlicher sowie geschäftlicher Agenden
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams (z. B. Sales, Marketing, Asset-Management) und externen Partner:innen
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen
• Unterstützung im Projektmanagement, sowie bei laufenden Sonder- und Ad-hoc Themen
• Aktiver Einsatz von KI-Tools (z. B. für Recherche, Textaufbereitung, Präsentationen, Analysen und Prozessoptimierung)
• Weiterentwicklung interner Abläufe durch den sinnvollen Einsatz von KI und digitalen Tools
• Ganz pragmatisch: Auch operative Kleinigkeiten erledigen, wenn es notwendig ist

Anforderungen

• Sehr genaues, verlässliches und strukturiertes Arbeiten
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis (das ist ein zentrales Kriterium)
• Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Hands-on-Mentalität - keine Scheu vor operativen Aufgaben
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
• Grundkenntnisse im Immobilien- und/oder Rechtsbereich von Vorteil, aber kein Muss
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Prioritätensetzung
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Reports und Controlling-Themen
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen digitalen Tools

Angebot

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Viel Gestaltungsspielraum und Vertrauen
• Junges und motiviertes Arbeitsklima
• Zentrales Büro in Wien
• Flexibles und leistungsorientiertes Arbeiten
• Bruttogehalt ab ca. EUR 3.500 / Monat
  →Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich möglich

Gehalt

Das tatsächliche Gehalt liegt bei 3.500 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis). Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.

Überstunden

Anfallende Überstunden sind durch eine Pauschale abgegolten.

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben an: 📧 baumgartner@investmentpunk.academy

Über den Job

Anstellungsart

Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt

3.500 EUR monatlich

Positionsebene

Projekt-, Bereichsleitung

Arbeitsmodell

Hybrid

Dienstort

Wien Innenstadt

Berufsfelder

Assistenz, Verwaltung, Führung, Management

Offene Stellen

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber

Investmentpunk Academy GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl

11 - 30 Mitarbeiter*innen

Standorte

Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• 38,5 Stunden
• 30 % Homeoffice

Dienstort

• Wien Innenstadt

Erforderliche Kenntnisse

• Kalenderverwaltung
• Reiseplanung
• Terminmanagement
• Korrespondenz
• Microsoft Office

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C1
• Englisch B2

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Ansprechperson

Oliver Baumgartner