Das Austrian Institute for Health Technology Assessment (AIHTA) ist eine unabhängige wissenschaftliche Einrichtung, die evidenzbasierte Informationen für das Gesundheitswesen bereitstellt. Wir arbeiten in einem engagierten, multidisziplinären Team mit dem Ziel, einen entscheidenden Beitrag zur Verbesserung des Gesundheitssystems zu leisten. Wir sind in den letzten Monaten stetig gewachsen und benötigen Unterstützung in der Administration unseres Instituts.
Wir suchen daher ab sofort eine:n Assistent:in (m/w/d) der Abteilung Finanz-HR und des Wissenschaftlichen Teams, Teilzeit - für dzt. 30 Wochenstunden
Aufgaben
Bereich Rechnungswesen/Controlling
- Mithilfe bei sämtlichen Buchhaltungsagenden (Belegsammlung/Vorbereitung für die elektronische Weiterverarbeitung, Erstellung laufende Buchhaltung, Vorbereitungsarbeiten Jahresabschluss)
- Mitwirkung bei Zahlungsverkehr
- Honorarerstellung
- Mitwirkung bei laufenden Controlling-Arbeiten, wie zB. Budgetplanung, Soll-Ist-Vergleichen
- Erstellung laufender Auswertungen, Analysen zur Kostenkontrolle
- Weiterentwicklung von Prozessen
- Erledigung administrativer Tätigkeiten im Bereich Finanz/HR
Bereich Human Resources
- Mitwirkung bei allen HR-Prozessen vom Eintritt bis zum Austritt (wie zB. Onboarding-Prozess)
- Personaladministration und Personalaktenpflege
- Mitwirkung bei der laufenden Personalverrechnung (ua. Vertragserstellung, Reisekosten-Abrechnungen, Urlaubsverwaltung etc.)
- Schnittstelle zur externen Personalverrechnung
Assistenz Geschäftsführung/Unterstützung Wissenschaftliches Team
- Administrative unterstützende Tätigkeiten wie zB. Protokollführung, Erstellung von Auswertungen für die Geschäftsführung
- Editieren und Korrekturlesen von Texten des Wissenschaftlichen Teams, Newsletter etc.
- Mitwirkung/Unterstützung bei Publikationen
- Organisation bzw. Mitarbeit von/bei Meetings und Veranstaltungen
Ihr Profil
- abgeschlossene kaufmännische/betriebswirtschaftliche Ausbildung auf Maturaniveau
- mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise im Forschungs- bzw. universitätsnahen Bereich
- Kenntnisse in den Abläufen der Personalverwaltung und –administration
- Gutes Grundwissen in den Bereichen Personalverrechnung und Arbeitsrecht
- Sehr gute MS Office Anwenderkenntnisse – insbesondere Excel und Word; gefestigtes Wissen im Bereich Pivot-Tabellen
- Fundierte Kenntnisse Deutsch und Englisch in Wort und Schrift – Firmensprache Englisch
- Teamfähigkeit und Engagement
- Präzise und verlässliche Arbeitsweise
- Hohe Bereitschaft zur Weiterentwicklung
- Selbständigkeit und Eigenverantwortung
- Organisationstalent, auch wenn mehrere Projekte parallel zu bearbeiten sind
Wir bieten
- Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld in einem internationalen Team
- zentrale Lage in Wien – mit sehr guter öffentlicher Verkehrsanbindung
- Jobticket
- flexible Arbeitsbedingungen durch ein Gleitzeitarbeitsmodell und Möglichkeit für Telearbeit
- Möglichkeit für Fortbildung
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 30 - 40 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- Buchhaltung
- Finanzanalyse
- Personalverwaltung
- Gehaltsabrechnung
Nice-To-Have Kenntnisse
- Datenbankmanagement
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 30 - 40 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- Buchhaltung
- Finanzanalyse
- Personalverwaltung
- Gehaltsabrechnung
Nice-To-Have Kenntnisse
- Datenbankmanagement
Gehalt
Das Mindestgehalt liegt bei 3.078 € brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.
Überstunden
Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.
Alle Infos zur Bewerbung
Bewerbungszeitraum:
Bis 31.01.2026
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
Ansprechperson
Smiljana Blagojevic
+436603618213
Wenn Sie diese Position anspricht, bewerben Sie sich via smart bewerben bis 31.1.2026 mittels Lebenslauf und Motivationsschreiben unter dem Betreff „Position: Assistenz Finanzabteilung/HR/Wissenschaft“.
