Senior Executive Assistant (m/w/d)

Hybrid I 40 h

Austrian Standards ist die österreichische Organisation für Standardisierung und Innovation. Wir bieten die Plattform zur Entwicklung von Standards, bringen über unser Netzwerk Fachwissen aus aller Welt nach Österreich und stärken Organisationen in der effektiven Anwendung von Standards. Seit über 100 Jahren stellen wir so sicher, dass eines zum anderen passt. Unter unserem Leitsatz "We Norm the Future" gestalten wir die Zukunft aktiv mit.

Zur Verstärkung des Teams am Standort Wien suchen wir ab sofort eine/n Senior Executive Assistant (w/m/d) in Vollzeit.

In dieser zentralen Schlüsselrolle suchen wir eine erfahrene, souveräne und vorausschauende Person, die nicht nur Termine verwaltet, sondern proaktiv das Zeit- & Prioritätenmanagement der Geschäftsführung steuert. Die Position verbindet dabei operative Excellenz mit organisatorischem, analytischem und strategischem Mitdenken. Die ideale Kandidatin bzw. der ideale Kandidat versteht sich als vertrauensvolle Sparringspartner für Organisation, Priorisierung und Umsetzung. Sie bzw. er denkt mehrere Schritte voraus, erkennt Engpässe frühzeitig und sorgt dafür, dass sich die CEO auf die wesentlichen Führungs-, Strategie- und Zukunftsthemen konzentrieren kann. Gesucht wird eine Persönlichkeit mit der notwendigen Seniorität, um freundlich, aber bestimmt aufzutreten, Prioritäten einzufordern, unterschiedliche Interessen auszubalancieren.

Du unterstützt eine Geschäftsführerin, die das Unternehmen mit hoher fachlicher Kompetenz, Klarheit und Leidenschaft führt. Du wirst Teil eines professionellen, wertschätzenden Umfelds mit hoher Entwicklungsperspektive und direkter Nähe zur Unternehmenssteuerung.

Wofür wir deine Ideen und deine tatkräftige Unterstützung brauchen

• Selbstständige und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung in operativen und organisatorischen Agenden
• Aktive Steuerung, Priorisierung und laufende Optimierung des Kalenders
• Erkennen und Vermeiden von Termin-, Ressourcen- und Prioritätenkonflikten
• Professionelle Gatekeeper-Funktion zum Schutz der Zeit und Aufmerksamkeit der Geschäftsführung
• Vorausschauende Planung von Meetings, Reisen sowie internen und externen Abstimmungen mit diversen Stakeholdern
• Organisation von internen und externen Veranstaltungen
• Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, internen Teams und externen Stakeholdern auf hohem Niveau und Koordination von bereichsübergreifenden Themen
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachbereitung von Besprechungen und Unterlagen
• Nachverfolgung offener Punkte, Maßnahmen und strategischer Entscheidungen

Was uns ausmacht

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Welche Qualifikationen du idealerweise mitbringst

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant
• Ausgeprägte Proaktivität
• Analytische und strukturierte Denkweise mit hoher Problemlösungskompetenz
• Sehr starke organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu setzen und zu steuern
• Hohe Serviceorientierung bei gleichzeitig klarer Durchsetzungsfähigkeit
• Freundliches, professionelles Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf allen Hierarchieebenen
• Hohe Belastbarkeit und ruhiges Auftreten auch in dynamischen Situationen
• Absolute Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und im empathischen Aufbau von vertrauensvollen Beziehungen (in das Unternehmen „reinhören" können)
• Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie hohe digitale Affinität (Tools, Systeme, KI)

Was dich gehaltlich erwartet

Für diese Position ist ein Jahresbruttogehalt von ca. EUR 65.000 (40h / Woche / All In) vorgesehen. Dein genaues Gehalt vereinbaren wir entsprechend deiner Qualifikation und Berufserfahrung im Bewerbungsprozess.

Apropos Bewerbungsprozess: Dieses Such-Projekt wird von Bridge It betreut, daher wirst du zum Versenden deiner Unterlagen auf das Jobportal von Bridge It weitergeleitet. Wir freuen uns, dich dann zu einem späteren Prozessschritt kennenzulernen.

Womit wir unsere Mitarbeiter:innen zusätzlich glücklich machen

• Zusätzlicher Schutz
  Krankenversicherung (nach 6 Monaten Zugehörigkeit), Pensionsvorsorge (nach 2 Jahren Zugehörigkeit) Gesundheitsvorsorge
  Betriebsarzt, Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen etc. Unternehmensweiter Austausch
  Let's talk-Breakfast mit unserer CEO, Feiern, AS Aktuell u.v.m. Dog-friendly Office
  Nach Abstimmung darf der Hund mit zur Arbeit Kulinarisches Plus
  Wöchentlicher gemeinsamer Business Lunch Alle weiteren Benefits findest du unter www.austrian-standards.at/de/wir-unser-netzwerk/karriere

Jetzt bist du dran!

Für Austrian Standards ist Vielfalt mehr als ein Erfolgsfaktor. Es ist Teil unserer DNA. Angefangen von der Themen- und Meinungsvielfalt in der Standardisierung bis hin zu unseren Kolleginnen und Kollegen, die mit ihren vielfältigen Qualitäten Tag für Tag zum Erfolg von Austrian Standards beitragen. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen - denn wir schätzen die Vielfalt individueller Merkmale und Hintergründe.

Bewirb dich jetzt!

Du hast Fragen? Melde dich gerne!
Bridge It
ina.kasperak@bridge-it.at

Was dich gehaltlich erwartet und mit welchen Benefits wir unsere Mitarbeiter:innen glücklich machen, findest du auf unserer Homepage https://www.austrian-standards.at/de/ueber-uns/karriere

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