Job ID: 11482

Vorstandsassistenz (m/w/d) - sinnstiftendes Umfeld | Vollzeit

Arbeitszeit: Vollzeit | Ort: Wien

Wir suchen für unseren Auftraggeber (1030 Wien) eine erfahrene, empathische und organisationsstarke Assistenzpersönlichkeit, die gerne im Hintergrund wirkt und dabei Großes möglich macht.
Unser Auftraggeber ist eine etablierte Organisation im vereins- bzw. politiknahen Umfeld, in der namhafte Persönlichkeiten aus Politik und Wirtschaft ehrenamtlich tätig sind. Die Arbeit ist sinnstiftend, anspruchsvoll und geprägt von Vertrauen, Verantwortung und Teamarbeit.

In dieser Position sind Sie eine tragende Säule des organisatorischen Alltags und eine zentrale Schnittstelle zwischen Gremien, ehrenamtlichen Mitgliedern und dem internen Team. Sie agieren mit Feingefühl, Diplomatie und Klarheit - immer respektvoll, verbindlich und auf Augenhöhe.

Ihre Aufgaben

Sie betreuen ehrenamtlich engagierte Persönlichkeiten aus Politik und Wirtschaft mit besonderer Sorgfalt, Diskretion und einem hohen Maß an Serviceorientierung. Dabei ist es wichtig, Situationen sensibel zu erfassen, unterschiedliche Interessen auszubalancieren und dennoch klar und strukturiert zu bleiben.

Ein zentraler Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Protokollführung: Sie bereiten Sitzungen vor, begleiten diese inhaltlich und erstellen präzise, strukturierte und verlässliche Protokolle, die als Entscheidungs- und Arbeitsgrundlage dienen.

Sie koordinieren einen hochdynamischen Kalender mit vielen Terminen, Slots und kurzfristigen Änderungen. Flexibilität, Spontanität und die Fähigkeit, Prioritäten laufend neu zu ordnen, gehören daher zu Ihrem Arbeitsalltag. Fristen, Deadlines und Termine haben Sie jederzeit im Blick und sorgen für reibungslose Abläufe - auch dann, wenn sich Pläne rasch ändern.

Als Assistenz arbeiten Sie nicht allein, sondern sind Teil eines offenen, gleichwertigen Assistenzteams. Einzelkämpfer:innen mit starkem Alleinentscheidungsdrang sind hier fehl am Platz. Gefragt ist vielmehr eine Persönlichkeit, die gerne abstimmt, Themen transparent teilt und offen, ehrlich und respektvoll kommuniziert. Die Zusammenarbeit ist wenig hierarchisch, sehr kollegial und geprägt von gegenseitigem Vertrauen.

Darüber hinaus fungieren Sie als verbindende Schnittstelle zwischen internen Bereichen und externen Ansprechpartner:innen und tragen wesentlich zu einem professionellen, wertschätzenden Gesamtauftritt der Organisation bei.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung mit Matura
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich
• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Termin- und Fristenaffinität
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit, insbesondere für Protokolle
• Diplomatisches Geschick, Serviceorientierung und Diskretion
• Teamgeist, Offenheit und Freude an Zusammenarbeit auf Augenhöhe
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit in einem beweglichen Arbeitsumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Das Angebot

• Vollzeitstelle in einem sinnstiftenden, gesellschaftlich relevanten Umfeld
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und Sicherheit
• Offene Teamkultur ohne starre Hierarchien
• Wertschätzendes Arbeitsklima und kollegiale Zusammenarbeit
• Möglichkeit zu Homeoffice (nach Vereinbarung)
• Getränke, Tee & Café
• Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.500 (Vollzeit) mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung

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Lindlpower Personalmanagement GmbH
Frau Jacqueline-Ljubow Sudnischnikowa
HR-Management
Goldschmiedgasse 6
1010 Wien
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