Die Experts Inside GmbH ist ein spezialisiertes Unternehmen im Bereich KI-Softwareentwicklung und Microsoft Consulting Services.

Als Assistenz der Geschäftsleitung bist du das organisatorische und kaufmännische Rückgrat von Experts Inside GmbH. Du stellst sicher, dass alle finanziellen und administrativen Prozesse effizient, strukturiert und rechtskonform abgewickelt werden.

Dabei übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Steuerberatung und internen Teams.

Assistenz der Geschäftsleitung / Backoffice Teilzeit (m/w/d)

Deine Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Eigenständige Durchführung und Koordination der laufenden Finanz und Firmengebahrung
• Unterstützung und Vorbereitung der Bilanzbuchhaltung in Zusammenarbeit mit Steuerberater
• Überwachung von Zahlungseingängen und Zahlungsverkehr
• Erstellung und Prüfung von Ausgangsrechnungen
• Verwaltung von Eingangsrechnungen, Spesen und Reisekosten
• Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen

Lohnverrechnung & Personaladministration

• Aufbereitung aller lohnrelevanten Daten für die externe Lohnverrechnung
• Kontrolle der Abrechnungen (Steuern, Sozialversicherung, KV)
• Unterstützung bei Dienstverträgen und arbeitsrechtlichen Themen
• Sehr enge Zusammenarbeit mit unser Steuerberatungskanzlei

Geschäftsführungsassistenz & Office Management

• Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und strategischen Themen
• Organisation von Terminen, Meetings und internen Prozessen
• Verwaltung von Verträgen und Dokumenten
• Unterstützung bei Budgetplanung und Controlling-Themen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, FH, Uni o. Ä.)
• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld, idealerweise in:
• Buchhaltung / Firmenbuchhaltung
• Lohnverrechnung
• Bilanzbuchhaltung (von Vorteil)
• Administration
• Sehr gutes Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge
• Strukturierte, eigenständige und verlässliche Arbeitsweise
• Hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Wort und Schrift), Englisch von Vorteil

Angebot

• Verantwortungsvoller Schlüsselrolle mit direktem Einfluss auf das Unternehmen
• Komplett Flexible Arbeitszeiten und Remote-Möglichkeit auf Teilzeitbasis
• Dynamisches Umfeld mit flachen Hierarchien
• Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung (z. B. Bilanzbuchhaltung)
• Spannende Kombination aus Startup-Mentalität und etabliertem Geschäftsbetrieb
• Gewinnbeteiligung

Gehalt

Das Mindestgehalt liegt bei 2.500 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.

Überstunden

Anfallende Überstunden werden teilweise in Form von Zeitausgleich abgegolten und teilweise ausbezahlt.

Über den Job

Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 2.500 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: Hybrid

Dienstorte: Wien, Sankt Barbara im Mürztal

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Rechnungswesen, Controlling

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: Experts Inside GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 11 - 30 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Teilzeit (Festanstellung)

• 8 - 20 Stunden
• 50 % Homeoffice

Dienstorte

• Wien
• Sankt Barbara im Mürztal

Erforderliche Kenntnisse

• Büroorganisation
• Terminplanung
• Kalenderverwaltung
• Korrespondenz
• Reiseplanung
• Protokollführung
• Rechnungserstellung

Nice-To-Have Kenntnisse

• Datenbankverwaltung

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C2
• Englisch B2

Benefits

• Aus- und Weiterbildung
  Wir fördern jede Art von Aus- und Weiterbildung, sowohl persönlich als auch fachlich.
• Firmenhandy
• Firmennotebook
• Home Office
• Jobrad
• Team-Events

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungsprozess

• Schritt 1: Erstes Kennenlernen
  In einem ersten Kennenlerntermin per Teams erfährst du mehr über die Firma sowie die Position, und wir beantworten dir selbstverständlich alle Fragen.
• Schritt 2: Fachgespräch
  In einem Fachgespräch hast du die Möglichkeit, detailliert über die Position informiert zu werden und Details über deine zukünftige Tätigkeit zu erfahren.
• Schritt 3: Zusage / Vertragsdetails
  Im letzten Schritt unterhalten wir uns nochmal final über alle vertraglichen Themen.

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Ansprechperson

Gabriel Wernbacher
CEO