E-Mails und Meetings sind die größten Zeiträuber

von in Arbeitsleben am Mittwoch, 15. Januar 2014 um 11:31

Jeder kennt dieses Phänomen. Gerade dann, wenn es sich richtig gut arbeitet und man im Flow ist, wird man unterbrochen. An manchen Tagen führt dies so weit, dass man sich abends fragt: Habe ich heute eigentlich irgend etwas geschafft? Zu den größten Zeiträubern und Unterbrechern gehören hierbei E-Mails und Meetings. Wie letztere gelingen können, verrät der karriere.at-Meeting Codex zum Gratis-Download.

Zu viele Mails mit zu wenig relevanten Informationen

E-MailAblenkungen im Büro gibt es viele: Lärm, private oder berufliche Telefonate, Kollegen oder Social Media. Um nur ein paar zu nennen. Während die tatsächliche Ablenkung durch Facebook & Co. umstritten ist, gibt es eine auffallende Zunahme der Beschwerden betreffend E-Mails und Meetingeinladungen. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Workplace Survey für OfficeTeam, für die 250 HR-Manager befragt wurden. Besonders E-Mails werden demnach als zunehmend störend empfunden. Fast jeder dritte HR-Verantwortliche (31 Prozent) in Deutschland berichtet diesbezüglich von Beschwerden der Mitarbeiter. Und auch wenn es in der Schweiz mit 22 Prozent deutlich besser aussieht, bleibt der Tenor gleich: Mitarbeiter erhalten zu viele elektronische Nachrichten mit für sie unnötigen Informationen. Vor allem die Tatsache, dass die verschickten Infos zum Teil nicht relevant sind, fällt auf.

Kollege, wer bist du?

Kollegen FreundeDer Ärger über die Nachrichtenflut hat jedoch noch einen weiteren Hintergrund: Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer (60 bzw. 55 Prozent) fühlt sich durch diese von der eigentlichen Arbeit abgelenkt, was zu einem Produktivitätsverlust führt. Spannend und bedenklich zugleich: Vielen Angestellten fehlt durch den virtuellen der persönliche Kontakt zu den Kollegen. Besonders für stark wachsende Teams stellt diese Tatsache eine große Herausforderung dar.

Bis zu 25 Prozent der Meetings überflüssig

Auch beim zweiten Kritikpunkt, den Meetings, zeichnet sich ein bedenkliches Bild: Ein Fünftel der Befragten ist der Meinung, dass jede zweite (!) bis vierte Besprechung unproduktiv verläuft. Immerhin jeder Dritte schätzt, dass zwischen elf und 25 Prozent der Meetings überflüssig sind. Meetings gehören somit zu den eindeutig schlimmsten Zeiträubern am Arbeitsplatz: Vom E-Mail mit der Einladung bis hin zum eigentlichen Zusammentreffen. Als misslungen schätzen die Hälfte der Personalverantwortlichen eine Besprechung übrigens ein, wenn diese ohne konkrete Ergebnisse oder Entscheidungen endet. Verhindert werden kann dies durch eine klare Agenda, Zielsetzung sowie das Einhalten von Meetingregeln.

Meeting-Codex – auch zum Gratis-Download

Meeting CodexHier ein paar Tipps, wie Meetings gelingen können – den gesamten karriere.at-Meeting-Codex gibt es übrigens auch hier zum Download.

  • Alle Teilnehmer wissen, worum es im Meeting gehen wird, bereiten sich rechtzeitig vor und erscheinen pünktlich.
  • Nur diejenigen Teilnehmer einladen, die mitarbeiten sollen und können.
  • Handy aus!
  • Meetings werden zeitlich realistisch ausgeschrieben, die Dauer wird wenn möglich immer eingehalten.

Quelle: Eugenio Marongiu / Quelle Shutterstock, karriere.at, PlusOne / Quelle Shutterstock, Syda Productions / Quelle Shutterstock

Heike Frenner

Heike Frenner schreibt seit April 2012 für karriere.at In nächster Zeit jedoch nicht so oft und vermutlich mit leichtem Baby-Schwerpunkt.

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