Office Manager:in (w/m/x) - Sekretariat & Administration (20 Wochenstunden)

Werde Teil eines kleinen, herzlichen Teams mitten in Wien

Wien

1.300 EUR

1 Tag in der Woche

20-29 Wochenstunden
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Deine zukünftige Rolle

• Front Office Management inklusive Telefonservice
• Management des zentralen Postfachs und kompetente Beantwortung/Weiterleitung von Anfragen
• Pflege der digitalen Ablagestrukturen und Überblick über Dokumente und Versionen
• Aktualisierung von Kontaktlisten und Verteilern - damit niemand verloren geht
• Unterstützung bei der Pflege der Website und Einspielen neuer Inhalte
• Mitarbeit im Bereich Eventmanagement (Foren, Klausuren, Tagungen oder Workshops)
• Organisation von Meetings, Buchung von Rä̈umen und Versand von Einladungen
• Kommunikation als Schnittstelle zwischen internen Teams und externen Partner:innen
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Briefen und Präsentationen
• Technische Umsetzung und Begleitung von Online-Meetings (Microsoft Teams)

Du bietest

Erste Erfahrung im Sekretariat, Office Management oder in einer ä̈hnlichen Rolle sind eine gute Basis. Organisation ist deine Stärke - auch bei mehreren Tasks gleichzeitig behältst du den Überblick. Du bist versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und das Erstellen von Präsentationen, Serienbriefen oder Drucksorten ist für dich kein Problem. Als nice-to-have bringst du Erfahrung/Interesse an digitalen Tools mit (Newsletter, Website, Einsatz von KI usw.).

Wichtig sind uns außerdem:

• Sichere Ausdrucksweise auf Deutsch und Englisch - schriftlich wie mündlich
• Freundliches, professionelles Auftreten mit ausgeprägtem Servicegedanken
• Eigenständige, genaue und verlässliche Arbeitsweise
• Teamgeist und die Lust, Verantwortung zu übernehmen

Das Besondere an dieser Position

• Gleitzeit im Rahmen deiner 20 Wochenstunden
• Moderner Arbeitsplatz mitten in Wien - perfekt erreichbar mit Öffi oder Rad
• Gründliche Einschulung und Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit
• Übernahme der Kosten für dein Klimaticket - weil uns Nachhaltigkeit am Herzen liegt

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Gute Anbindung
• Kein All-In
• Kein Dresscode
• Moderne Büros
• Öffentliche Erreichbarkeit
• Verkehrsmittelzuschuss

Das Unternehmen

Unser Kunde ist ein einzigartiger Dachverband für Berufsgruppen im Gesundheitswesen und setzt den Schwerpunkt auf deren Interessensvertretung. Sie agieren als Servicestelle, übernehmen Aufgaben in der Öffentlichkeitsarbeit und agieren als spartenübergreifende Drehscheibe.

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Verena Schmied
Recruiting Partner
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