HR Administrator (m/w/d)

Internationales Amtssitz- und Konferenzzentrum Wien Aktiengesellschaft (IAKW-AG)

Die Internationales Amtssitz- und Konferenzzentrum Wien, Aktiengesellschaft steht zu 100% im Eigentum der Republik Österreich, vertreten durch das Bundesministerium für Finanzen. Sie verwaltet den Amtssitz internationaler Organisationen in Wien (Vienna International Centre, VIC) und betreibt das Austria Center Vienna. Das ACV ist mit 21 Sälen, 134 Meetingräumen, 5 Hallen und rund 26.000 m² Ausstellungsfläche Österreichs größtes Kongresszentrum und gehört zu den Top-Playern im internationalen Kongresswesen

Zur Verstärkung unseres HR-Teams suchen wir ab sofort eine:n

HR ADMINISTRATOR (M/W/D)
(VOLLZEIT)

Sie lieben es Struktur in administrative Abläufe zu bringen? Sie behalten auch in stressigen Zeiten den Überblick und lassen sich nicht aus der Ruhe bringen? Dann suchen wir genau Sie!

Die Position eignet sich ideal für Personen, die sich mit Ruhe, Sorgfalt und Freude an administrativen Tätigkeiten einbringen möchten. Bei uns ist Zeiterfassung nicht nur ein „Stempeln": Durch Veranstaltungsbetrieb, wechselnde Dienstpläne, Wochenenden/Feiertage und Zulagen braucht es einen kühlen Kopf und sehr genaue Arbeit.

Ihre Aufgaben:

• Plausibilisierung, Prüfung und Nachverfolgung (bzw. Eingabe) von Zeit- und Dienstplandaten (inkl. Abweichungen, Korrekturen und Nachbuchungen)
• Aufbereitung variabler Entgeltbestandteile für die Personalverrechnung (Überstunden, Mehrleistungen, Zulagen, Abwesenheiten, Schnitte)
• Fachliche Schnittstelle zwischen HR, Führungskräften und externer Personalverrechnung
• Prüfung von Reise- und Spesenabrechnungen
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Zeitwirtschafts- und Payroll-Prozessen
• Pflege und laufende Aktualisierung von Personalakten und unseres digitalen HR-Systems
• Erstellung von Auswertungen, Listen und Übersichten für Führungskräfte und interne Prozesse
• Administrative Abwicklung von Ein- und Austritten
• Allgemeine organisatorische Tätigkeiten im HR-Alltag

Das sollten Sie mitbringen:

• Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung in der Personalverrechnung, Zeitwirtschaft, Buchhaltung oder Rechnungswesen
• Praxis in der Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder fundierte Erfahrung in der Zeitabrechnung
• Genauigkeit, Struktur und eine zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Ausgezeichnete Excel-Kenntnisse (Sage DPW von Vorteil)
• Diskrete, ruhige und freundliche Art im Umgang mit Menschen
• Freude daran, Prozesse sauber abzuwickeln und Dinge auf den Punkt zu bringen

Was wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit Sinn und Struktur
• Die Möglichkeit, sich fachlich weiterzuentwickeln (z. B. in der Lohnverrechnung)
• Einen langfristig sicheren Arbeitsplatz in einem stabilen Unternehmen
• Einen modernen Arbeitsplatz, an dem auch für Kost (Essenszuschuss, Obstkorb, Getränke, ausgestattete Küchen) und Fitness (eigener Fitnessraum) gesorgt ist.
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und betriebliche Gesundheitsförderung, die Förderung von Diversität und Chancengleichheit und die Wertschätzung von Inklusion und Gleichberechtigung.
• Und last but not least: einen Arbeitsplatz bei einem der „Best Workplaces Austria 2025" (in den Top Ten aller Unternehmen von 100-250 Mitarbeitenden laut Great Place to Work

Das Bruttomonatsgehalt beträgt für diese Funktion mindestens EUR 3.590, - (auf Basis Vollzeit). Je nach Ausbildung und Erfahrung ist eine marktkonforme Überzahlung vorgesehen. Die IAKW-AG bietet darüber hinaus weitere Sozialleistungen und Benefits.

Interessiert?

Wir freuen uns! Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf ein persönliches Kennenlernen. Bitte einfach auf „Jetzt bewerben" klicken und uns mitteilen, warum Sie die perfekte Ergänzung unseres Teams sind.

Wer meldet sich von uns?

Ihre Ansprechpartnerin im Austria Center Vienna (IAKW-AG) ist Jessica Sarfi, Bruno-Kreisky-Platz 1, 1220 Wien

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