Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs- und Bildungseinrichtung im technisch-naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.
In der Abteilung Core Facilities and Centers ist eine Stelle als Office Professional (all genders) an der TU Wien, voraussichtlich ab sofort zu besetzen (40 Wochenstunden, voraussichtlich befristet bis 31.12.2027 mit Option auf Verlängerung). Nähere Information über die Forschungsgerätezentren: https://www.tuwien.at/en/research/facilities.
Ihre Aufgaben:
Eigenständige administrative und organisatorische Unterstützung der Core Facilities und Zentren im laufenden Betrieb
Unterstützung der Zentrumleitung bei der Budgetplanung sowie bei der laufenden Mittelverwaltung und Dokumentation nach vorgegebenen Richtlinien
Pflege, Aktualisierung und Verwaltung von Datenbanken, Website-Inhalten und internen Kommunikationsmaterialien
Organisation und administrative Vorbereitung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen (inkl. Termin- und Unterlagenkoordination)
Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Förderunterlagen nach fachlichen Vorgaben
Funktion als administrative Schnittstelle zwischen den Core Facilities, zentralen Organisationseinheiten der TU Wien sowie externen Partnern
Unterstützung bei der Einhaltung interner Prozesse und administrativer Standards
Übernahme von Sonderaufgaben im Rahmen des definierten Tätigkeitsbereichs und der eigenen Qualifikation
Korrdination von Forschungs- und Auftragsprojekten
Ihr Profil:
Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung oder nachgewiesene langjährige Erfahrung in diesem Bereich (z. B. HAK, einschlägige FH- oder Universitätsausbildung)
Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise im universitären oder wissenschaftlichen Umfeld
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen; Kenntnisse universitärer Verwaltungssysteme (z. B. SAP, TISS) von Vorteil
Strukturierte, genaue und eigenständige Arbeitsweise innerhalb vorgegebener Prozesse
Inhalte präzise und strukturiert aufbereiten und die wesentlichen Informationen weitergeben
Kommunikationsfähigkeit
Optimistische Grundhaltung, um Herausforderungen zu bewältigen
Lösungsorientiert
Bereitschaft zu beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
Teamorientierung
Diversitätssensibilität
Wir bieten:
Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
Hybride Arbeitsweise mit bis zu 60% Teleworking Möglichkeit
Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Benefits)
Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U2/U4 Karlsplatz)
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
- 60 % Homeoffice
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office
Nice-To-Have Kenntnisse
- Universitäre Verwaltungssysteme
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C2
- Englisch C1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
- 60 % Homeoffice
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office
Nice-To-Have Kenntnisse
- Universitäre Verwaltungssysteme
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C2
- Englisch C1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung
Gehalt
Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.759,20 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet. Sollten nicht alle in der Ausschreibung aufgezählten Kompetenzen bei Dienstantritt vorliegen, hat der_die Arbeitnehmer_in die Möglichkeit, diese im Rahmen einer Ausbildungsphase zu erwerben.
Benefits
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Home Office
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Aus- und Weiterbildung
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Gute Anbindung
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Home Office
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Aus- und Weiterbildung
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Gute Anbindung
Alle Infos zur Bewerbung
Referenznummer:
TU-ID: 057 | 2026 | 9 | 263409
Bewerbungszeitraum:
Bis 26.03.2026
Ansprechperson
Carmen Keck
+43 1 588 01 406201
Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines gleich qualifizierten Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter (gerhard.neustaetter@tuwien.ac.at).
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 26.03.2026.
Bei Fragen wenden Sie sich gerne an:
Carmen Keck | T: +43 1 588 01 406201
Informationen für Bewerber_innen finden Sie auch in unserem Karriereportal.
Die Bewerber_innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung angefallener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.
