Onboarding Checkliste für neue Mitarbeiter

Professionelles Onboarding neuer Mitarbeiter ist das exakte Gegenteil vom berüchtigten “Sprung ins kalte Wasser”, der angeblich jedem neuen Mitarbeiter gut tut. Onboarding sollte mehr sein als eine genaue Einschulung in das Aufgabengebiet und das Festsetzen von Zielen. Onboarding ist ein monatelanger Prozess, der darauf abzielen sollte, neue Mitarbeiter auch als Menschen in das Unternehmen zu integrieren und somit langfristig die Produktivität zu heben und zu erhalten.

Der Begriff Onboarding lehnt sich nicht umsonst an Schiffs- oder Flugreisen an. Man stelle sich vor: Man kommt voller Vorfreude auf den Urlaub an den Flughafen – dort bekommt man aber keinerlei Hilfe. Keine freundliche Dame am Check-In, keine Schilder, die den Weg zum richigen Gate weisen, nichts. Und sitzt man schließlich im Flieger, gibt es dann kein Bordpersonal, das einen betreut. Es zeigt sich also, dass es Dinge braucht, an denen man sich anhalten und durch die man sich sicher fühlen kann. Diese Sicherheit gibt dann Freiheit und diese Freiheit wiederum lässt es zu, sich auf etwas zu freuen.

Gute Einschulung ist die halbe Miete

Und genauso ist es mit einem neuen Job. Professionelle Unternehmen haben den Begriff  “Onboarding”, also das An-Bord-Nehmen neuer Mitarbeiter, längst in ihr Repertoire aufgenommen. Denn Onboarding-Prozesse mit all ihren Facetten sind keine vertane, unproduktive Zeit, sondern erhalten genau diese Produktivität: Weil Enttäuschungen und unerfüllte Erwartungen mit Wissen und Sicherheit ausgebremst werden.

Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Wird auf Onboarding verzichtet, kann sich hingegen rasch eine Diskrepanz zwischen den beiderseitigen Erwartungshaltungen auftun: Führungskräfte, die den neuen Mitarbeiter nur aus einem kurzen Vorstellungsgespräch und den Bewerbungsunterlagen kennen, werden enttäuscht, wenn dieser nach einigen Wochen immer noch nicht produktiv ist. Und die Arbeitskraft selbst, die so hohe Erwartungen in den neuen Job setzte, steht nach Wochen immer noch ohne das nötige Arbeitsmaterial, zugewiesene Projekte und Wissen zur Unternehmenskultur da. Beides drückt die Produktivität – und lässt Potenzial verkommen.

Im Idealfall beginnt Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Damit dieser an seinem ersten Tag nicht in ein tiefes Loch fällt, sollten folgende Dinge per Checkliste schon geklärt sein:

  • Formalitäten: Formale Dinge wie das Unterzeichnen eines Dienstvertrages sollten bereits an einem gesonderten Termin passiert sein. Auch sollten wichtige Utensilien, wie diverse Zutritts-, Essens- und Zeiterfassungskarten bereits vorbereitet sein.
  • To-Dos: Alle Mitarbeiter, die am Onboarding-Prozess beteiligt sind, sollten im Vorfeld wissen, welche Aufgaben sie haben und was sie dem oder der “Neuen” näherbringen sollten. Vor allem, wenn ein Buddy- bzw. Patensystem besteht.
  • Aufgabenverteilung: Ändern sich mit einem neuen Mitarbeiter Aufgabenzu- oder -verteilungen, sollte das ebenfalls vor dem ersten Arbeitstag geklärt sein. Böse Überraschungen und allfällige Revierkämpfe sollten unbedingt vermieden werden.
  • Schreibtisch, Rechner, Arbeitsmittel: Klingt banal, ist aber bei weitem nicht selbstverständlich. Wenn ein neuer Mitarbeiter beginnt, sollte er einen vollständigen Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln vorfinden – inklusive E-Mail-Adresse, Telefon(durchwahl), Visitenkarten, Papier und Stiften.
  • Vertretungen: Nicht selten tritt ein Mitarbeiter seinen Dienst in einer “Ausnahmesituation” an. Sprich: Jemand ist krank, auf Urlaub oder im Außendienst. Und plötzlich steht der Neue da …. Alle Betroffenen tun gut daran, Vertretungen für den abwesenden Ansprechpartner zu organisieren, anstatt den neuen Kollegen stundenlang einsam in der Lobby sitzen zu lassen.
  • Wissen: Sämtliche relevanten Unterlagen müssen zur Verfügung stehen (z. B. Geschäftsberichte, Unternehmensleitbild, etc.). Alles, woraus ein neuer Mitarbeiter Wissen zum Unternehmen nachlesen kann.

In der ersten Arbeitswoche ist es Zeit für:

  • Vorstellrunde: Alle Mitarbeiter, die mit dem neuen Kollegen zumindest in der Abteilung zusammenarbeiten, sollten sich vorstellen. Im Idealfall wird der oder die Neue vom “Buddy/Paten” durch das Unternehmen geführt und den Kollegen vorgestellt. Das erleichtert die Kontaktaufnahme und senkt die Hemmschwelle.
  • Unternehmensführung: Alle Abteilungen sollten besucht werden, um dem neuen Mitarbeiter ein klares Bild zu vermitteln, was wo passiert.
  • Programmvorschau: Dem neuen Mitarbeiter sollten die Mechanismen des Einschulungsprogramms erklärt werden, damit dieser weiß, was ihn in den kommenden Tagen oder Wochen erwartet.
  • Erwartungs-Abgleich: Vorgesetzte sollten mit dem Mitarbeiter nochmals klären, was von ihm erwartet wird. Dieser sollte aber auch nochmals formulieren können, was er sich erwartet. So können allfällige Missverständnisse gleich im Vorfeld vermieden werden.
  • Erste Aufgaben: Neue Mitarbeiter sollten von Beginn weg in Aufgaben eingebunden werden um auch möglichst bald produktiven Output produzieren zu können.
  • Produktpalette: Es muss klar sein, was im Unternehmen überhaupt passiert.
  • “Kultur”: Gar nicht geht, wenn der neue Mitarbeiter als einziger “Sie” zu seinen Kollegen sagen muss, alle anderen aber per “Du” sind: Werte müssen für alle gleichermaßen gelten. Es sollte vermittelt werden, wie man im Unternehmen miteinander umgeht, wann wohin zur Kaffeepause und zum Rauchen gegangen wird und ob es die Kultur des gemeinsamen Mittagessens gibt oder nicht.

Nach einigen Monaten:

  • Feedback: Was bringt die beste Einarbeitungsphase, wenn deren Nutzen nicht evaluiert ist oder das Buddy-Programm völlig am Sinn vorbeigeht? Nichts. Daher ist es wichtig, nach einem gewissen Zeitraum ein Feedback-Gespräch mit den neuen Kollegen durchzuführen.

Bildnachweis: Vacclav / Quelle Shutterstock

9.7.2015

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