Mitarbeiter*in Forschungs- und Projektkoordination im Bereich Drittmittel - Forschungszentrum Digital Health and Care

Die Hochschule Campus Wien ist eine kompetente, verlässliche Partnerin sowohl für ihre Mitarbeiter*innen und Studierenden als auch für die Gesellschaft, für die wir ausbilden. Wir setzen dabei auf Vielfalt, Chancengleichheit und auf ein respektvolles Miteinander. Unser Teamspirit und gelebte Kollegialität ermöglichen ein Arbeiten in einem förderlichen Umfeld.

Das Forschungszentrum Digital Health and Care arbeitet an interdisziplinären Forschungs- und Entwicklungsprojekten an der Schnittstelle von Gesundheit, Digitalisierung und Technologie. Zur professionellen Unterstützung unserer Projektleitungen und der Forschungszentrumsleitung suchen wir eine erfahrene und analytisch arbeitende Person, die komplexe administrative Prozesse übernimmt, weiterentwickelt und möglichst effizient gestaltet. Im Mittelpunkt stehen Projektcontrolling, Kalkulation, Ressourcenplanung, Forschungsadministration und Prozessoptimierung.

Mitarbeiter*in Forschungs- und Projektkoordination im Bereich Drittmittel - Forschungszentrum Digital Health and Care

Ihr Aufgabenbereich

• Kaufmännisch-administrative Begleitung laufender Forschungs- und Förderprojekte einschließlich Projekten mit Medizinproduktebezug
• Laufendes Projektcontrolling inklusive Budgetmonitoring, Kostenübersichten und Ressourcenplanung
• Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung von Projektkalkulationen, Budget- Drittmittel- und Ressourcenübersichten
• Unterstützung bei der Planung und Steuerung von Personalkapazitäten und Projektstunden
• Koordination administrativer Prozesse zwischen Projektleitungen und internen Bereichen wie Forschungsservice, Controlling, Personalmanagement, Rechtsabteilung, Qualitätsmanagement und weiteren Organisationseinheiten (z.B. Vorbereitung von Förder- , Kooperations- und Projektverträgen)
• Administrative Begleitung neuer Forschungsprojekte von der Kalkulation über Vertragsprüfung und Projektstart bis zur laufenden Projektabwicklung
• Unterstützung bei administrativen Anforderungen von Fördergeber*innen, bei Projekt- und Förderberichten, und bei qualitätsrelevanter Projekt- und Prozessdokumentation
• Erstellung und Weiterentwicklung von standardisierten Abläufen, Vorlagen, Checklisten und Prozessen für Forschungsprojekte unter Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen (z.B. Medizinprodukterecht, MDR)
• Unterstützung der Forschungszentrumsleitung bei strategischen und operativen Fragestellungen zu Drittmitteln, Ressourcen und Projektportfolio
• Selbstständige Übernahme projektübergreifender administrativer und organisatorischer Aufgaben des Forschungszentrums und Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten

Ihr Profil

• Abgeschlossene wirtschaftliche, kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung auf Hochschulniveau oder entsprechende einschlägige Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung in Förderprojektadministration, Forschungsmanagement, Projektcontrolling, Projektmanagement, Qualitätsmanagement, oder einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder Förderumfeld von Vorteil
• Erfahrung mit nationalen oder europäischen Forschungsförderprogrammen von Vorteil
• Sehr gutes kaufmännisches Verständnis und ausgeprägte Zahlenaffinität
• Erfahrung mit Projektkalkulation, Kostenplanung und Budgetmonitoring
• Erfahrung mit Prozessmanagement, Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement oder Digitalisierung administrativer Abläufe
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office bzw. Microsoft 365
• Fähigkeit, komplexe administrative Prozesse rasch zu erfassen und strukturiert zu bearbeiten
• Hohe Eigenständigkeit sowie eine proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freude daran, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen, zu vereinfachen und weiterzuentwickeln
• Fähigkeit, mehrere Projekte, Budgets, Fristen und unterschiedliche Stakeholder gleichzeitig im Blick zu behalten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Sicherheit in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Unsere Rahmenbedingungen

• Dienstort ist am Standort Wien 10 (U-Bahn Station Altes Landgut)
• Unbefristetes Dienstverhältnis im Beschäftigungsausmaß von 21 Wochenstunden
• Das Gehalt richtet sich nach dem Gehaltssystem der Hochschule Campus Wien und hängt von den facheinschlägigen Vordienstzeiten ab. Das Mindestentgelt beträgt EUR 3.404,-- brutto monatlich (Vollzeitbasis, 39 Wochenstunden) - die Hochschule Campus Wien unterliegt keinem Kollektivvertrag
• Dienstantritt ist ab Dezember 2026 möglich

Unser Angebot

• Bei uns finden Sie ein stabiles und sicheres Arbeitsumfeld vor
• Es erwartet Sie ein kollegiales Team sowie ein spannendes Aufgabengebiet mit vielen Möglichkeiten sich einzubringen
• Optimale Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, sowie beste Erreichbarkeit mit Fahrrad oder Auto (Garagenplätze mit E-Ladestationen für E-Bikes und Autos, sowie Duschen vorhanden)
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten inkl. Homeoffice-Möglichkeiten
• Sie erhalten Lebensmittelgutscheine, die Sie neben der Mensa am Campus auch in anderen Geschäften einlösen können
• Wir tragen zur Förderung Ihrer Gesundheit am Arbeitsplatz durch spezifische Angebote von Campus Vital bei (z.B. Gesunder Rücken, Entspannung im Alltag, Boxen,…)
• Die Hochschule Campus Wien ist als familienfreundliche Hochschule zertifiziert und setzt zahlreiche Maßnahmen zur Unterstützung von Mitarbeitenden und Studierenden mit Kindern bzw. Pflegeverpflichtungen um - z.B. Kinderbetreuung an der Hochschule in den Herbstferien

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht/Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion, Alter und Elternschaft/ Betreuungs- bzw. Pflegeverpflichtungen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen über unser Online-Bewerbungsportal (inklusive Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit). Informationen zum Datenschutz finden Sie unter https://www.hcw.ac.at/datenschutzerklaerung