Büroleiter:in im Kontrollamt

Büroleiter:in im Kontrollamt der Stadt Graz

Sie behalten den Überblick, wenn viele Dinge gleichzeitig laufen? Sie erkennen früh, wo Abläufe stocken, Fristen gefährdet sind oder Informationen nicht ankommen, wo sie gebraucht werden? Dann ist die Büroleitung im Kontrollamt der Stadt Graz Ihre Aufgabe mit Wirkung.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die das Backoffice des Kontrollamts führt, administrative Abläufe steuert und die Direktion verlässlich unterstützt. Die Büroleitung ist das organisatorische Rückgrat des Hauses: Sie sorgt dafür, dass Termine, Fristen, Dokumente und Informationsflüsse funktionieren - ruhig, klar und verbindlich.

Das Kontrollamt sorgt durch die unabhängige Prüfung der Finanz- und Verwaltungsgebarung der Stadt Graz für Transparenz und Kontrolle. Es arbeitet weisungsfrei und berichtet ausschließlich an den Kontrollausschuss des Gemeinderates.

Ihr Beitrag bei uns

• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Terminen, Fristen, Dokumentationen und Informationsflüssen
• Fachliche Führung und Koordination der Assistenzkräfte, sowie Priorisierung der anfallenden Aufgaben
• Verantwortung für die Koordination und Steuerung sämtlicher administrativer Prozesse
• Professionelles Termin- und Fristenmanagement
• Steuerung und Qualitätssicherung von Dokumentationsprozessen
• Mitwirkung an der professionellen und ansprechenden Gestaltung von Kontrollberichten
• Überwachung der Einhaltung definierter Standards und Qualitätsvorgaben
• Kontinuierliche Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen, Optimierung von Prozessen sowie aktive Mitgestaltung digitaler Lösungen
• Schaffung von Klarheit, Struktur und Verlässlichkeit durch ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Serviceorientierung, sowie einen lösungsorientierten Arbeitsstil

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Matura oder Bachelorabschluss entsprechend dem Aufgabenbereich
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung
• Erfahrung in der eigenverantwortlichen Koordination administrativer Abläufe sowie im Termin-, Fristen- und Dokumentenmanagement
• Abgeschlossene Zusatzausbildungen im Office-Management von Vorteil
• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten
• Einschlägige Erfahrung oder fortgeschrittene Kenntnisse im Projektmanagement
• Sicherer Umgang mit IT-Tools, Office-Anwendungen, Adobe Produkten (insb. InDesign und Illustrator) und digitalen Arbeitsmitteln
• Erfahrung in der Führung von Vorteil
• Verständnis für Verwaltungsprozesse, idealerweise Erfahrung im öffentlichen Bereich
• Fähigkeit, Abläufe zu analysieren, zu strukturieren und pragmatisch weiterzuentwickeln, sowie hohe Digitalisierungs- und Innovationsbereitschaft
• Eine besondere Kombination aus Organisationskraft, Kommunikationsstärke, Verlässlichkeit und Führungsfähigkeit, sowie eine vorausschauende, eigenverantwortliche und verlässlichen Arbeitsweise

Was Sie bei uns erwartet

• Sie haben bei uns eine zentrale organisatorische Schlüsselrolle im Kontrollamt der Landeshauptstadt Graz
• Ein spannender verantwortungsvoller Aufgabenbereich mit hoher Bedeutung für die Arbeitsfähigkeit des Hauses
• Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe und Prozesse aktiv mitzugestalten und kontinuierlich weiterzuentwickeln
• Ein krisensicherer Arbeitsplatz in der öffentlichen Verwaltung
• Gleitende Arbeitszeit und Home-Office nach Vereinbarung
• Ein „Klimaticket Steiermark"
• Fachliche und persönliche Weiterbildungsangebote, die kostenlos in der Arbeitszeit beansprucht werden können
• Ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit regelmäßigen Sport- und Gesundheitsangeboten
• Ein hochwertiges, kostengünstiges Mittagessen in einer Betriebskantine im Stadtzentrum.
• Regelmäßige, zweijährige Gehaltsvorrückungen und eine Pensionskassenregelung und eine Jubiläumszuwendung nach 25/40 Dienstjahren
• Die 6. Urlaubswoche ab dem 43. Lebensjahr plus 3 bzw. 2 weitere Urlaubstage jährlich ab dem 57. bzw. 60. Lebensjahr
• Auf Grund gesetzlicher Regelungen sind wir verpflichtet, in der Stellenausschreibung ein Mindestgehalt von 3.273 Euro brutto mtl. (für eine Vollzeitbeschäftigung) anzuführen. Das tatsächliche Gehalt ist Ergebnis der Anrechnung Ihrer einschlägigen beruflichen Erfahrungen (Vordienstzeiten).

Frauenförderung bei der Stadt Graz

Die Grazer Stadtverwaltung arbeitet aktiv an der Gleichstellung von Frauen und Männern.
Was tun wir, wenn Frauen in einem Bereich unterrepräsentiert sind? Dann nehmen wir bei gleicher Eignung so lange bevorzugt Frauen auf, bis das Verhältnis von Männern und Frauen ausgewogen ist.

Inklusionsstrategie der Stadt Graz

Die Stadt Graz hat sich mit der Inklusionsstrategie dazu verpflichtet, bestehende Benachteiligungen und Diskriminierungen abzubauen und Teilhabe zu fördern.
Wir freuen uns daher auf Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Ein möglicher Arbeitsplatz ist barrierefrei gestaltet; bei Bedarf erfolgen zusätzliche Adaptierungsmaßnahmen.

Diese Aufgabe interessiert Sie?

Dann bewerben Sie sich bitte bis 30.08.2026. Hier geht's zur Onlinebewerbung

Sie haben noch Fragen?

Die Mitarbeiterinnen des Recruitings beantworten diese gerne:
Tel. +43 316 872 2582 oder +43 316 872 2583

Für die Stadt Graz:

Der Stadtsenatsreferent für das Personalwesen