Mitarbeiter*in Programmkoordination & Weiterbildungsmanagement (m/w/x)

Die Hochschule Campus Wien ist eine kompetente, verlässliche Partnerin sowohl für ihre Mitarbeiter*innen und Studierenden als auch für die Gesellschaft, für die wir ausbilden. Wir setzen dabei auf Vielfalt, Chancengleichheit und auf ein respektvolles Miteinander. Unser Teamspirit und gelebte Kollegialität ermöglichen ein Arbeiten in einem förderlichen Umfeld.

Die Campus Wien Academy ist die Weiterbildungsorganisation der Hochschule Campus Wien. Gemeinsam mit Expert*innen aus Wissenschaft und Praxis sowie zahlreichen Unternehmens- und Kooperationspartner*innen entwickeln und realisieren wir hochwertige Weiterbildungsangebote für Fach- und Führungskräfte. Unser Ziel ist es, Menschen und Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Kompetenzen für die Herausforderungen einer sich wandelnden Arbeitswelt kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit im Bereich Programmkoordination & Weiterbildungsmanagement, die organisatorisches Talent, Serviceorientierung und Freude an kontinuierlicher Verbesserung verbindet.

Sie sorgen dafür, dass unsere Weiterbildungsangebote professionell organisiert und durchgeführt werden - von der Planung bis zum erfolgreichen Abschluss - und leisten damit einen wesentlichen Beitrag zu einer exzellenten Lernerfahrung sowie zu einer hohen Servicequalität für Teilnehmer*innen und Trainer*innen.

Mitarbeiter*in Programmkoordination & Weiterbildungsmanagement (m/w/x)

Ihr Aufgabenbereich

• Eigenständige organisatorische Abwicklung unserer Seminare, Lehrgänge, Zertifikatsprogramme und Veranstaltungen
• Planung, Koordination und Administration der Weiterbildungsangebote vor, während und nach der Durchführung
• Betreuung der Teilnehmer*innen entlang des gesamten Weiterbildungsprozesses - von der Anmeldung bis zum erfolgreichen Abschluss
• Organisation und Koordination von Trainer*innen einschließlich Terminabstimmung und laufender Kommunikation
• Ansprechpartner*in für Teilnehmer*innen, Trainer*innen, Partnerorganisationen und interne Kolleg*innen
• Koordination der organisatorischen Rahmenbedingungen für Weiterbildungsangebote einschließlich Raumplanung, Technik, Catering, Materialbereitstellung und digitaler Lernumgebungen
• Vorbereitung und Bereitstellung von Trainings- und Programmunterlagen
• Erstellung von Teilnehmer*innenlisten, Zertifikaten und weiteren Veranstaltungsunterlagen
• Pflege und Aktualisierung von Inhalten in den eingesetzten IT-Systemen, Plattformen und Backends (z. B. Moodle und Website)
• Sicherstellung der Qualität von Programm-, Trainings- und Informationsunterlagen hinsichtlich Vollständigkeit, Aktualität und einheitlicher Gestaltung
• Unterstützung bei der Planung und Organisation neuer Weiterbildungsangebote
• Laufende Dokumentation sowie administrative Nachbereitung der Weiterbildungsangebote
• Rechnungsprüfung, Vorbereitung der Verrechnung sowie administrative Unterstützung im Controlling
• Mitarbeit bei der Organisation von Sponsionen, Netzwerkveranstaltungen und Veranstaltungen der Campus Wien Academy
• Aktive Mitwirkung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung, Standardisierung und Digitalisierung unserer administrativen Prozesse
• Unterstützung bei der Einführung und Nutzung digitaler Lösungen sowie KI-gestützter Arbeitsprozesse im Weiterbildungsmanagement
• Enge Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen der Campus Wien Academy zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Arbeitsweise sowie unserer Service- und Prozessqualität

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Seminarorganisation, Veranstaltungsmanagement, Office Management oder Projektkoordination
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie Freude daran, mehrere Programme und Veranstaltungen gleichzeitig zu koordinieren
• Hohe Kund*innen- und Serviceorientierung sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles und freundliches Auftreten
• Strukturierte, eigenverantwortliche und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative sowie Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Hohes Qualitätsbewusstsein sowie Genauigkeit
• Lösungsorientiertes Denken und Interesse daran, Prozesse kontinuierlich zu verbessern
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Digitale Affinität und Offenheit gegenüber neuen Technologien (Microsoft 365, Moodle, KI-Anwendungen)
• Teamplayer*in mit Hands-on-Mentalität
• Interesse an Weiterbildung sowie Freude daran, neue digitale Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten

Unsere Rahmenbedingungen

• Dienstort: Wien 10
• Unbefristetes Dienstverhältnis im Beschäftigungsausmaß von 39 Wochenstunden
• Das Gehalt richtet sich nach dem Gehaltssystem der Hochschule Campus Wien und hängt von den facheinschlägigen Vordienstzeiten ab. Das Mindestentgelt beträgt EUR 2.843,-- brutto monatlich (Vollzeitbasis, 39 Wochenstunden) - die Hochschule Campus Wien unterliegt keinem Kollektivvertrag
• Dienstantritt: ab September 2026

Unser Angebot

• Bei uns finden Sie ein stabiles und sicheres Arbeitsumfeld vor
• Es erwartet Sie ein kollegiales Team sowie ein spannendes Aufgabengebiet mit vielen Möglichkeiten sich einzubringen
• Optimale Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, sowie beste Erreichbarkeit mit Fahrrad oder Auto (Garagenplätze mit E-Ladestationen für E-Bikes und Autos, sowie Duschen vorhanden)
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten im Rahmen des Seminarbetriebes inkl. Homeoffice-Möglichkeiten
• Sie erhalten Lebensmittelgutscheine, die Sie neben der Mensa am Campus auch in anderen Geschäften einlösen können
• Wir tragen zur Förderung Ihrer Gesundheit am Arbeitsplatz durch spezifische Angebote von Campus Vital bei (z.B. Yoga, Fitness, Lauftraining, Sportplatz am Campus, Boxen, Entspannung im Alltag, etc.)
• Die Hochschule Campus Wien ist als familienfreundliche Hochschule zertifiziert und setzt zahlreiche Maßnahmen zur Unterstützung von Mitarbeitenden und Studierenden mit Kindern bzw. Pflegeverpflichtungen um - z.B. Kinderbetreuung an der Hochschule in den Herbstferien

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht/Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion, Alter und Elternschaft/ Betreuungs- bzw. Pflegeverpflichtungen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen über unser Online-Bewerbungsportal (inklusive Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit). Informationen zum Datenschutz finden Sie unter https://www.hcw.ac.at/datenschutzerklaerung