Institutssekretär:in (m/w/d)

Institutssekretär:in (m/w/d)

• Teilzeit
• Unbefristet
• Mit Berufserfahrung
• Ohne Personalverantwortung

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das Institut für Wissenschaft Komplexer Systeme des Zentrums für Medical Data Science sucht voraussichtlich ab 3. August 2026, in Teilzeit (20 Wochenstunden) und unbefristet eine:n Institutssekretär:in (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Interne und externe Kommunikation: Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen, Schnittstelle zu MedUni Wien-Abteilungen, Complexity Science Hub Vienna, Kooperationspartner:innen, Fördergeber:innen
• Personalagenden: Administration von Neuanstellungen, Verlängerung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen, Verwaltung von Freistellungen, Urlauben, Krankenständen, Abwicklung von Reisekostenanträgen und -abrechnungen, Administration von Internships, sonstigen Gastaufenthalten
• Projektadministration: Bearbeitung und Dokumentation von Verträgen, Arbeitsverhältnissen, Laufzeiten, Fristen, Budgetübersicht und -überwachung, Kontoübersicht, Teil-Berichterstattung, Vorbereitung Endberichte
• Lehradministration: Verwaltung von Lehrveranstaltungen im MedCampus, Kontakt zu anderen Universitäten, Kommunikation mit Student:innen
• Forschungs- und Lehrdokumentation: Pflege der Plattform CRIS zur Erfassung von Forschung und Lehre (Publikationen, Projektdaten, Editor-Tätigkeiten, Vorträge, Lehrdaten)
• Rechnungswesen: Administration der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Abwicklung von Refundierungen und Barbelegen, Einkauf von Büromaterial und für Kaffeeküche, div. Zubehör, Postwege
• EDV: Administration des 3-jährigen Beschaffungszyklus von Geräten, Vergabe und Anmeldung von Geräten, Reparaturabwicklung, Anschaffung von Software, Zubehör
• Facilities: Administration von Raumangelegenheiten (Zuteilung, Ausstattung, Schäden, Reparaturen, Türschilder, Schlüssel), Brandschutz, 1. Hilfe, Koordination der Reinigung

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung (Maturaniveau)
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Office-, Kommunikations- und Webtools
• Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Service-orientierter Arbeitsstil

Unser Angebot

•  __Interne Weiterbildungen__ <br> Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts k&ouml;nnen Mitarbeiter:innen laufend ihre F&auml;higkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben. 

• Gesundheitsmaßnahmen
  Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.
• Kantine
  In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.
• Gleitzeit & Telearbeit
  Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%.
• Kinderbetreuung
  Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
• Betriebliche Altersvorsorge
  Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
• Gute Verkehrsanbindung
  Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Mitarbeiter:innenrabatte
  Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
• Parkmöglichkeit
  Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.
• Sichere Arbeitgeberin
  Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
• Work-Life-Balance
  Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
• Mitarbeiter:innenevents
  Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
• Beratungsangebote
  Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.
• Barrierefreiheit und Bekenntnis zur Diversität und Inklusion
  Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
• Jobticket
  Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 1.379,- brutto (14x jährlich) auf Teilzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter meduniwien.ac.at/behindertenvertrauenspersonen

Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.

Geben Sie die Kennzahl 282/26 im Betreff an und senden Sie die Unterlagen bis zum 17. Juni 2026 per smart bewerben

Fragen zum Bewerbungsprozess?

Wenden Sie sich gerne an: recruiting@meduniwien.ac.at

smart bewerben

Folgen Sie uns auf
Facebook | X | LinkedIn | Youtube | Instagram | Flickr