Institutssekretär:in (m/w/d)

Institutssekretär:in (m/w/d)

• Teilzeit
• Befristet
• Mit Berufserfahrung
• Ohne Personalverantwortung

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das Institut für Medizinische Statistik des Zentrums für Medical Data Science sucht voraussichtlich ab 1. Juli 2026, in Teilzeit (25 Wochenstunden) und befristet bis 1. Juli 2027 (mit Option auf Verlängerung) eine:n Institutssekretär:in (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Institutsverwaltung: Erledigung von vielfältigen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben; Koordination mit allen relevanten Stellen an der MedUni Wien; Unterstützung der Institutsleitung, der Arbeitsgruppenleitungen und der Mitarbeiter:innen; Unterstützung bei der Rekrutierung und Betreuung von Personal;
• Forschungsadministration: Administration von nationalen und internationalen Forschungsprojekten des Instituts; Unterstützung bei Vorbereitung und Einreichung; Dokumentation der Forschungsergebnisse; Unterstützung bei Berichtswesen, Finanzadministration und internationaler Zusammenarbeit;
• Organisation von Studium und Lehre: Unterstützung bei der Administration der Lehre im Humanmedizin- und PhD-Studium am Zentrum für Medical Data Science;

Ihr Profil:

• Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
• Hohe organisatorische und administrative Kompetenz
• Gute IT-Kenntnisse
• Soziale Kompetenz
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
• Kommunikationsfähigkeit einschließlich sehr guter Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Fähigkeit zur eigenständigen Arbeit
• Hohe Motivation und Interesse an einem universitären, wissenschaftlichen Umfeld
• Erfahrung mit der Administration von Forschungsprojekten

Unser Angebot

•  __Interne Weiterbildungen__ <br> Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts k&ouml;nnen Mitarbeiter:innen laufend ihre F&auml;higkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben. 

• Gesundheitsmaßnahmen
  Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.
• Kantine
  In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.
• Gleitzeit & Telearbeit
  Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%.
• Kinderbetreuung
  Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
• Betriebliche Altersvorsorge
  Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
• Gute Verkehrsanbindung
  Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Mitarbeiter:innenrabatte
  Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
• Parkmöglichkeit
  Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.
• Sichere Arbeitgeberin
  Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
• Work-Life-Balance
  Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
• Mitarbeiter:innenevents
  Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
• Beratungsangebote
  Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.
• Barrierefreiheit und Bekenntnis zur Diversität und Inklusion
  Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
• Jobticket
  Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 1.724,- brutto (14x jährlich) auf Teilzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter meduniwien.ac.at/behindertenvertrauenspersonen

Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.

Geben Sie die Kennzahl 297/26 im Betreff an und senden Sie die Unterlagen bis zum 17. Juni 2026 per smart bewerben

Fragen zum Bewerbungsprozess?

Wenden Sie sich gerne an: recruiting@meduniwien.ac.at

smart bewerben

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