Büroleitung der Geschäftsführung (m/w/d)

Büroleitung der Geschäftsführung (m/w/d) - Vollzeit

vor Ort, Hybrid

Wien

Geschäftsführung

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir ab sofort eine Büroleitung mit Organisationsstärke, hoher Professionalität und strategischem Verständnis für die Leitung unseres Geschäftsführungsbüros in Vollzeit.

Dein Einsatz für Umwelt & Gesellschaft

• Leitung des Büros der Geschäftsführung und strategisch denkende, vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung
• Gesamtverantwortung für ein effizientes, strategisch ausgerichtetes Büro - von Organisation und Administration über Termin-, Meeting- und Gremienmanagement bis hin zur Führung von zwei Mitarbeiterinnen
• Inhaltliche und konzeptionelle Unterstützung der Geschäftsführung durch fundierte Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Briefings und Berichten sowie ganzheitliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Projekten
• Zentrale Kommunikations- und Koordinationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen und externen Stakeholdern inklusive Planung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen sowie strukturierter Protokollführung und konsequenter Nachverfolgung von Beschlüssen
• Mitwirkung an der Umsetzung zentraler Unternehmensziele in enger Zusammenarbeit als „rechte Hand" der beiden Geschäftsführerinnen

Das bringst du mit

• Mehrjährige Erfahrung in der Büroleitung, Vorstandsassistenz oder einer vergleichbaren Funktion auf Geschäftsführungsebene
• Idealerweise ein für die Position relevantes abgeschlossenes Studium (z. B. Verwaltungs-, Wirtschafts-, Rechts- oder Sozialwissenschaften) oder ein vergleichbarer Studienabschluss
• Kenntnisse und möglichst praktische Erfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung sind ausdrücklich erwünscht
• Ausgeprägte organisatorische und administrative Kompetenz sowie exzellentes Termin-, Büro- und Dokumentenmanagement
• Sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS Office, Kalender- und Kollaborationstools) und Routine in der strukturierten Aufbereitung komplexer Entscheidungsgrundlagen
• Hohe Organisations- und Priorisierungsfähigkeit verbunden mit einer selbstständigen, strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise
• Ausgeprägte Diskretion, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein gepaart mit souveränem Auftreten und starker Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Erfahrung in Führung, Fähigkeit zu Strukturieren und Delegieren mit Hands-on-Mentalität sowie Verständnis für komplexe Prozesse größerer Organisationen
• Interesse an Umweltthemen erwünscht

Dein Plus

• Verantwortung: Du bist in einem verantwortungsvollen Aufgabenbereich tätig und arbeitest gemeinsam mit engagierten Kolleg:innen an nachhaltigen Perspektiven für Umwelt und Gesellschaft.
• Vielfalt: Du bist für eine Arbeitgeberin tätig, die die Vielfalt ihrer Mitarbeiter:innen schätzt, unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder sexueller Orientierung.
• Flexibilität: Du kannst deine Arbeit flexibel gestalten. Unser Gleitzeitmodell und die Möglichkeit von Telearbeit, einschl. Laptop und Diensthandy helfen dir dabei.
• Work-Life-Balance: Durch unsere regelmäßige Teilnahme am Audit Beruf & Familie kannst du Familie & Arbeit gut vereinbaren.
• Anbindung: Du arbeitest an einem zentral gelegenen Standort in Wien, mit direkter Anbindung an die U-Bahn; für dein Fahrrad haben wir einen absperrbaren Abstellplatz.
• Weiterbildung: Du kannst dich regelmäßig fachlich weiterbilden, damit wir gemeinsam langfristig die Perspektiven für Umwelt & Gesellschaft gestalten können und dein Buddy gibt dir in deiner Anfangszeit Einblicke in unsere Kultur.

Die Stelle ist ab sofort verfügbar. Für diese Position gilt ein Gehalt ab EUR 5.500 brutto pro Monat (Vollzeit, All-In), mit Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von deiner beruflichen Qualifikation und Erfahrung.

Wir haben dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns schon auf deine Bewerbungsunterlagen. Deine Angaben behandeln wir natürlich streng vertraulich. Die Bewerbungsfrist endet am 19.04.2026.

Wichtig zu wissen: Wir starten mit unserem Auswahlprozess schon vor Ablauf der Bewerbungsfrist. Sobald wir geeignete Personen gefunden haben, schließen wir unseren Auswahlprozess ab.

Ansprechperson:
Sandra Knorr
Tel: +43-(0)664 88 67 4082
E-Mail: bewerbungen@umweltbundesamt.at (Bitte beachte, dass Bewerbungen ausschließlich über unser Jobportal angenommen werden können)

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