Sekretariats-Mitarbeiter*in mit Schwerpunkt Empfangstätigkeit (40h / Woche oder ab 30h / Woche, ab Februar 2027)

Wien | Oktober 30, 2026

Aufgabengebiete

• Empfangstätigkeiten wie Betreuung aller deutsch- und englischsprachigen Besucher*innen, Telefonzentrale, Auskunftserteilung, Eingangsmail- und Postbearbeitung, Entgegennahme von Lieferungen
• Bestellwesen (Büromaterial, Bücher, Zeitschriften, Lebensmittel u. Ä.)
• Mitarbeit in der Seminarorganisation
• Organisieren von Besprechungen/Veranstaltungen
• Allgemeine administrative und organisatorische Sekretariatstätigkeiten wie Korrespondenz, Terminkoordination, Listen-Aktualisierung, Recherchen etc.
• Vertretungen im Sekretariatsteam

Voraussetzungen

• Gute MS-Office-Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Team-, Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit
• Selbstständiges strukturiertes Arbeiten und Verlässlichkeit
• Zeitliche Flexibilität, Einsatzfreude und Hands-on-Mentalität
• Freundliches, gepflegtes Auftreten und sehr gute Umgangsformen
• Bei Teilzeit: Bereitschaft zur Aufstockung auf 40 Std./Woche bei Bedarf

Wir bieten …

• … ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet.
• … ein langfristiges Arbeitsverhältnis in einem sehr kollegialen Umfeld.
• … interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten und die Möglichkeit, in einem bewährten Team engagiert und eigenverantwortlich zu arbeiten.
• … zahlreiche Benefits (z.B. vergünstige Angebote für Reisen, Sport, Kosmetik und Lifestyle über die Vorteils-Plattform „Corplife", Ermäßigungen in Buchhandlungen und Apotheken).
• … gute öffentliche Erreichbarkeit.

Gehalt

Das Monatsbruttogehalt für die ausgeschriebene Stelle beträgt EUR 3171,- (Vollzeit, Stufe 1).

Genau das Richtige? Ihre Bewerbung schicken Sie per smart bewerben an

KIWI - Kinder in Wien
z.H. Heidrun Mayer
Wimbergergasse 30/1
1070 Wien

Wir freuen uns auf Sie!

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 3.171 EUR monatlich

Positionsebene: Berufseinstieg, Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Wien

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Sachbearbeitung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: KIWI - Kinder in Wien

Mitarbeiter*innenanzahl: 501 - 2500 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 40 Stunden

Teilzeit (Festanstellung)

• 30 - 39,75 Stunden

Dienstort

• Wien

Erforderliche Kenntnisse

• MS-Office

Erforderliche Sprachen

• Deutsch B2
• Englisch B2

Benefits

• Aus- und Weiterbildung
• Personalvergünstigungen
• Gute Anbindung

Ansprechperson

Heidrun Mayer