Wir sind ein wachsendes Technologieunternehmen im Bereich E-Mobilität und intelligentes Energiemanagement.
Damit sich unser Team auf Kunden, Projekte und Wachstum konzentrieren kann, braucht es im Hintergrund jemanden, der den Überblick behält, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass die Dinge funktionieren.
Dafür suchen wir eine erfahrene, strukturierte, verlässliche und lösungsorientierte Persönlichkeit, die unser Office sowie zentrale administrative und operative Prozesse eigenständig organisiert und laufend weiterentwickelt.
Du übernimmst klar definierte Verantwortungsbereiche und bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle innerhalb unseres Unternehmens.
Deine Aufgaben
Recruiting, On- & Offboarding
Eigenständige Koordination unserer Recruiting-Prozesse – von eingehenden Bewerbungen über Interviewtermine bis zur Kommunikation mit Kandidat:innen
Organisatorische Begleitung des gesamten Bewerbungsprozesses
Koordination und laufende Verbesserung unserer Onboarding-Prozesse
Organisation von Offboardings sowie der damit verbundenen administrativen Tätigkeiten
Office Management
Eigenständige Organisation unseres Office-Alltags
Koordination von Hausverwaltung, Reinigungsdienst und weiteren externen Dienstleistern
Organisation von Büroausstattung, Bestellungen und laufenden Office-Themen
Verwaltung und Koordination organisatorischer Abläufe rund um unser Büro
Erste Anlaufstelle für administrative und organisatorische Anliegen im Team
Fleet Management
Organisation und Verwaltung unseres Fuhrparks
Koordination von Leasingverträgen sowie Fahrzeugübernahmen und -rückgaben
Verwaltung von Lade- und Tankkarten
Koordination von Versicherungsthemen, Werkstattterminen und weiteren fahrzeugbezogenen Anliegen
Schnittstelle zu Leasinggesellschaften, Versicherungen und weiteren externen Partnern
Travel & Expense Management
Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
Koordination von Flug-, Bahn- und Hotelbuchungen
Administrative Abwicklung von Reisekosten, Belegen und Refundierungen
Unterstützung der Mitarbeiter bei Fragen rund um Geschäftsreisen
Sicherstellung eines unkomplizierten und effizienten Reiseprozesses
Operations & interne Projekte
Eigenständige Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderthemen
Koordination unterschiedlicher interner und externer Ansprechpartner
Mitarbeit bei ausgewählten Projekten und weiterführenden Geschäftsentwicklungen
Identifikation und Umsetzung von Verbesserungsmöglichkeiten in bestehenden Prozessen
Eigenständiges Lösen jener Themen, die im Alltag eines wachsenden Unternehmens entstehen
Was du mitbringst
Wir suchen jemanden, der bereits mehrere Jahre Erfahrung im Office Management, Back Office, Operations oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion gesammelt hat.
Besonders wichtig sind uns:
Mehrjährige relevante Berufserfahrung
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein sehr strukturierter Arbeitsstil
Hohe Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
Ein ausgeprägtes Ownership-Mindset: Du übernimmst Themen eigenständig, hältst relevante Personen proaktiv auf dem Laufenden und sorgst dafür, dass Aufgaben zuverlässig abgeschlossen werden
Selbstständiges Arbeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
Ruhe und Überblick auch dann, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen
Freude daran, Probleme pragmatisch und lösungsorientiert anzugehen
Professionelle und freundliche Kommunikation mit Kolleg, Bewerber und externen Partnern
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Office-Tools und die Bereitschaft, dich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
Du musst nicht für jedes Problem bereits die Lösung kennen. Entscheidend ist für uns, dass du Verantwortung übernimmst, dich darum kümmerst und eine Lösung findest.
Was dich bei uns erwartet
Eine abwechslungsreiche Position mit klarer eigener Verantwortung
Ein wachsendes Technologieunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen
Viel Gestaltungsspielraum bei der Organisation und Verbesserung interner Abläufe
Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Team
Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
Ein modernes Arbeitsumfeld in unserem Wiener Office
Eine langfristig angelegte Position
Eine Anstellung in Teilzeit oder Vollzeit, abhängig von deiner persönlichen Situation
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Teilzeit (Festanstellung)
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- digitale Office-Tools
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
- Englisch B2
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Teilzeit (Festanstellung)
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- digitale Office-Tools
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
- Englisch B2
Gehalt
Für diese Position ist bei Vollzeit ein Bruttomonatsgehalt von rund EUR 3.500 vorgesehen. Abhängig von Erfahrung und Qualifikation besteht Bereitschaft zur entsprechenden Überzahlung.
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
Interesse?
Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar kurze Worte dazu, warum diese Rolle für dich interessant ist.
Uns ist dabei weniger wichtig, wie perfekt deine Bewerbung aussieht. Wir möchten vor allem verstehen, wer du bist, wie du arbeitest und was du dir von deiner nächsten Aufgabe erwartest.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
