Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren professionell und behalten auch bei unterschiedlichen Aufgaben und Prozessschritten den Überblick? Dann sind Sie bei STUWO richtig: Der Schwerpunkt der Position liegt auf der Qualitätssicherung und Koordination unserer Bewerbungs- und Bewohner:innenprozesse. Ergänzend unterstützen Sie bei administrativen Aufgaben im Vorstandsbüro sowie punktuell im Marketing.
IHRE NEUE STELLE / IHRE AUFGABEN
Qualitätsmanagement & Bewerbungskoordination – Ihr Schwerpunkt
Koordination und strukturierte Bearbeitung von Anfragen entlang der Bewerbungs- und Bewohner:innenprozesse
Schnittstellenmanagement zwischen Interessent:innen, Bewohner:innen, Verwaltung, Heimleitungen und weiteren Fachbereichen
Mitwirkung bei der Sicherstellung und Weiterentwicklung der Qualität unserer Prozesse und Abläufe
Überprüfung von Prozessen und Schnittstellen sowie Identifikation und Nachverfolgung von Verbesserungspotenzialen
Professionelle Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Beschwerden und Rückmeldungen bis zur abschließenden Klärung
Koordination der erforderlichen Maßnahmen mit den zuständigen internen und externen Stellen
Qualitätssicherung in der Kommunikation, Dokumentation und Weiterleitung von Anliegen
Pflege und Aktualisierung von Prozessdokumentationen, Qualitätsstandards sowie relevanten Daten und Stammdaten
Ergänzende Assistenzagenden
Administrative Unterstützung des Vorstandsbüros und Übernahme einzelner organisatorischer Aufgaben im Zentralverwaltungsbereich
Unterstützung bei Marketingtätigkeiten, wie Pflege von Website-, Social-Media- und OnlineInhalten
IHR PROFIL
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS, HAK oder vergleichbare Ausbildung)
Erfahrung im Qualitätsmanagement, in der Prozesskoordination, im Beschwerdemanagement, im Backoffice oder in einer vergleichbaren administrativen Schnittstellenfunktion von Vorteil
Ausgeprägtes Qualitäts- und Servicebewusstsein sowie ein professioneller und lösungsorientierter Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
Sicheres und wertschätzendes Auftreten auch im Umgang mit Beschwerden, kritischen Rückmeldungen und herausfordernden Situationen
Strukturierte und verlässliche Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, offene Anliegen und Maßnahmen konsequent bis zur abschließenden Klärung nachzuverfolgen
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen von Vorteil
Gute MS-Office-Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit digitalen Verwaltungs-, Kommunikations- und Dokumentationstools
Ausgeprägtes Organisationstalent, Genauigkeit und ein gutes Verständnis für Prozesse, Schnittstellen und Zusammenhänge
Teamfähigkeit und die Fähigkeit, Informationen verlässlich zwischen verschiedenen Bereichen zu koordinieren
WIR BIETEN
Eine abwechslungsreiche Teilzeitstelle mit breitem Aufgaben- und Verantwortungsbereich
Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
Work-Life-Balance durch Gleitzeit
Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
Kostenfreie Getränke sowie Fitnessräume zur freien Benützung
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- 20 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office-Kenntnisse
- Umgang mit digitalen Verwaltungs- bzw. Kommunikations- und Dokumentationstools
Nice-To-Have Kenntnisse
- Qualitätsmanagement
- Prozesskoordination
- Beschwerdemanagement
- Backoffice
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
- Englisch B1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS, HAK oder vergleichbare Ausbildung)
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- 20 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office-Kenntnisse
- Umgang mit digitalen Verwaltungs- bzw. Kommunikations- und Dokumentationstools
Nice-To-Have Kenntnisse
- Qualitätsmanagement
- Prozesskoordination
- Beschwerdemanagement
- Backoffice
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
- Englisch B1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS, HAK oder vergleichbare Ausbildung)
Gehalt
Ein Einstiegsgehalt von Brutto EURO 3.465,-- - Basis 38,5 Wochenstunden - Brutto EURO 1.800,-- für 20 Wochenstunden (14 x - Bereitschaft zur Überzahlung und höhere Einstufung je nach Erfahrung und Qualifikation.)
Benefits
-
Flexible Arbeitszeiten
-
Teilzeitstelle mit Gleitzeit
-
Aus- und Weiterbildung
-
Getränke
-
Fitnessangebote
-
Flexible Arbeitszeiten
-
Teilzeitstelle mit Gleitzeit
-
Aus- und Weiterbildung
-
Getränke
-
Fitnessangebote
Alle Infos zur Bewerbung
Bewerbungszeitraum:
Bis 30.09.2026
Sie sind interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (bis spätestens 30.09.2026) per smart bewerben.
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