Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Absolventinnen und Absolventen von Universitäten und Fachhochschulen auf eine internationale Karriere im öffentlichen Dienst und in der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europarecht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.
IHRE AUFGABEN
- Assistenz bei sämtlichen administrativen Belangen des gesamten Employee Life Cycle – vom Eintritt bis zum Austritt
- Anlage und Pflege der Personalstammdaten sowie Verwaltung der Personalakten
- Verwaltung des Zeiterfassungssystems
- Erstellung von Auswertungen, Personalstatistiken und Reports
- Erstellung diverser Ad-hoc-Aufstellungen
- Erstellung und Ablage personalrelevanter Dokumente
- Assistenz im Personalcontrolling
- Assistenz bei Jahresabschluss und Forecast
- Abrechnung von Forschungsprojekten gegenüber Fördergebern
- An- und Abmeldung der Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer bei der Österreichischen Gesundheitskasse (vertretungsweise)
IHR PROFIL
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Matura, einschlägiges Studium von Vorteil
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Rolle oder in der Assistenz
- Kenntnisse im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
- Kenntnisse in der Personalverrechnung von Vorteil
- BMD-NTCS-Kenntnisse von Vorteil
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
- Genaue und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Loyalität und Diskretion
UNSER ANGEBOT
- Herausforderndes und vielfältiges Aufgabengebiet
- Flache Hierarchien, offene Kommunikation
- Hauseigene Kantine
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1-Station Taubstummengasse)
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
Dienstort
- Wien 4. Bezirk (Wieden)
Erforderliche Kenntnisse
- Personaladministration
- MS Office
- Personaldatenmanagement
- Zeiterfassungssysteme
- BMD NTCS
- Kenntnisse im Bereich Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
- Kenntnisse in der Personalverrechnung von Vorteil
- Erfolgreich abgeschlossene wirtschaftliche Ausbildung mit Matura
- einschlägiges Studium (HR oder Personalverrechner*in)
Nice-To-Have Kenntnisse
- Lohnabrechnung
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C1
- Englisch C1
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
Dienstort
- Wien 4. Bezirk (Wieden)
Erforderliche Kenntnisse
- Personaladministration
- MS Office
- Personaldatenmanagement
- Zeiterfassungssysteme
- BMD NTCS
- Kenntnisse im Bereich Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
- Kenntnisse in der Personalverrechnung von Vorteil
- Erfolgreich abgeschlossene wirtschaftliche Ausbildung mit Matura
- einschlägiges Studium (HR oder Personalverrechner*in)
Nice-To-Have Kenntnisse
- Lohnabrechnung
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C1
- Englisch C1
Gehalt
Das Gehalt liegt bei 3.444,96 € brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis).
Überstunden
Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.
Ansprechperson
Ewelina Pokrywa
DIENSTANTRITT: Zum ehestmöglichen Zeitpunkt
BEWERBUNG: Bei Interesse senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bevorzugt per E-Mail an Frau Ewelina Pokrywa: bewerbung@da-vienna.ac.at. Diese umfassen einen tabellarischen Lebenslauf in deutscher Sprache, ein Motivationsschreiben in englischer Sprache sowie (Dienst-)Zeugnisse.
