Flexibel in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche
Du bist die Seele unseres Standorts, erste/r Ansprechpartner*in für unser Team sowie Gäste und gestaltest aktiv die Arbeitswelt von morgen. Bei uns verwaltest du nicht nur ein Büro – du erschaffst eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Zusammenarbeit und Innovation Spaß machen.
Aufgaben
Dein Alltag – nur ohne Alltag
Ein starrer Ablauf nach Schema F? Nicht bei uns. Du koordinierst den täglichen Betrieb unseres Standorts agil, vorausschauend und mit viel Raum für Eigeninitiative:
- Office Experience & Hospitality: Du bist Repräsentantin unseres Standorts. Du begrüßt Besucherinnen mit einem Lächeln, schaffst eine professionelle, einladende Atmosphäre und sorgst dafür, dass sich jede*r sofort willkommen fühlt.
- Agiles Workspace-Management: Du hältst unsere Besprechungs- und Konferenzräume technisch wie organisatorisch auf Top-Niveau, koordinierst hybride Meetings und optimierst unsere modernen Raumnutzungskonzepte.
- Smarte Administration: Du steuerst die klassischen Büroabläufe (Post, Kurierdienste, Empfang) proaktiv, überwachst das Budget und digitalisierst administrative Prozesse dort, wo es Sinn macht.
- Sicherheits- und Partnermanagement: Du verwaltest die Zutrittsrechte, setzt Sicherheitsrichtlinien zeitgemäß durch und steuerst die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Lieferanten und Handwerkern souverän.
- Management Support & Event-Planung: Du unterstützt die Geschäftsleitung und die Teams bei der Reiseplanung, organisierst interne Events und hilfst dabei, den einzigartigen COSMO Code an unserem Standort spürbar zu leben.
Dein Umfeld: Team, Tools, Technologien
Wir glauben an moderne Zusammenarbeit und statten dich mit allem aus, was du für die Gestaltung eines zukunftsfähigen Büros benötigst:
- Dein Team: Du arbeitest in einem dynamischen, offenen Team, das flache Hierarchien und direkten Austausch schätzt. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen den lokalen Kolleg*innen, der Geschäftsführung und externen Partnern.
- Deine Tools & Technologien: Microsoft 365 Cloud: Du beherrschst Outlook, Word und Excel im Schlaf und nutzt Microsoft Teams sowie SharePoint für die digitale und standortübergreifende Zusammenarbeit. Smart Office Anwendungen: Du arbeitest mit modernen Tools zur Raum- und Arbeitsplatzbuchung (Desk-Sharing) und digitalen Ablagesystemen.
- Future Skills im Einsatz: Du nutzt agile Methoden zur Aufgabenorganisation und bist offen für den Einsatz von KI-Assistenten (wie COSMA), um deine eigenen Workflows noch effizienter zu gestalten.
Deine Lernkurve bei COSMO CONSULT
Woche 1–8: Dein Onboarding
- Du lernst unsere Unternehmenskultur, das Team vor Ort und deine wichtigsten Schnittstellen kennen.
- Du wirst intensiv in unsere internen Systeme, Tools (M365, Buchungstools) und die standortspezifischen Abläufe eingearbeitet.
- Du verinnerlichst den COSMO Code und machst dich mit den Sicherheits- und Qualitätsstandards vertraut.
Nach 3 Monaten: Erste Verantwortung
- Du steuerst das Tagesgeschäft am Empfang und die Büroorganisation bereits weitgehend selbstständig.
- Du übernimmst die eigenständige Koordination von externen Dienstleistern und Lieferanten.
- Du führst erste kleinere administrative Optimierungen ein und bist erste Anlaufstelle bei Kundenanfragen oder -beschwerden.
Nach 6 Monaten: Eigene Themen
- Du verwaltest und optimierst eigenverantwortlich das lokale Bürobudget.
- Du entwickelst bestehende Bürorichtlinien und -verfahren aktiv weiter und passt sie an neue "Future Work"-Anforderungen an.
- Du planst und realisierst eigenständig Projekte (z. B. Standort-Events, Einführung neuer digitaler Tools für den Empfang oder die Neugestaltung von Kreativ-Zonen).
Anforderungen
Das bringst Du mit
- eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und erste Berufserfahrung im Office Management.
- eine offene und freundliche Persönlichkeit, die Freude hat neue Projekte und Ideen anzugehen und keine Scheu vor der Verwendung neuer digitaler Tools.
- Spaß an administrativen Aufgaben und gute Office Kenntnisse.
- Organisationstalent und eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise.
- exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- 19 - 20 Stunden
- Reisebereitschaft
Dienstort
- Graz
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminplanung
- Datenverwaltung
- Korrespondenz
- Rechnungswesen
- Kundenservice
Nice-To-Have Kenntnisse
- Bestellwesen
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C2
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- 19 - 20 Stunden
- Reisebereitschaft
Dienstort
- Graz
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminplanung
- Datenverwaltung
- Korrespondenz
- Rechnungswesen
- Kundenservice
Nice-To-Have Kenntnisse
- Bestellwesen
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C2
Gehalt
Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt 2.547 € brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis). Das Mindestgehalt liegt bei 2.547 € brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Es gilt der Kollektivvertrag IT-KV ( EDV-KV ).
Benefits
-
Team-Events
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Flexible Arbeitszeiten
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Aus- und Weiterbildung
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Obst
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Snacks
-
Verkehrsmittelzuschuss
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Team-Events
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Flexible Arbeitszeiten
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Aus- und Weiterbildung
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Obst
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Snacks
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Verkehrsmittelzuschuss
Alle Infos zur Bewerbung
Bewerbungsprozess
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Schritt 1
Dein Weg zu uns
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Du findest die Position spannend und möchtest mehr erfahren? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Bewirb dich ganz unkompliziert über unser Online-Portal: https://www.cosmoconsult.com/at/karriere/job/office-manager
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Schritt 2
Kennenlernen
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Nach Eingang deiner Bewerbung starten wir mit einem ersten Kennenlerngespräch. Dabei möchten wir mehr über dich, deine Erfahrungen und deine Motivation erfahren. Gleichzeitig erhältst du die Möglichkeit, uns und die Rolle näher kennenzulernen.
Bewerbungszeitraum:
Bis 31.08.2026
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
Ansprechperson
Lea Krause
Talent Attraction Specialist
