OCEAiN GmbH ist das Head-Office von einer internationalen, dynamisch-erfolgreichen, medizinischen Non-Profit-Gesellschaft mit Fokus auf entzündlichen Darmerkrankungen (Inflammatory Bowel Disease, IBD). Wir betreuen alle Bereiche des Vereins- und Kongress-Managements betreut und veranstalten den jährlichen Kongress mit mehr als 8.000 Teilnehmern, der jedes Jahr im Februar/März stattfindet und zu den größten medizinischen Kongressen in Europa zählt.
Der folgende Kurzfilm (Link zum Video) zum 21. Kongress (der in Stockholm im Februar 2026 stattgefunden hat) sowie die Website verleihen einen detaillierten Einblick in unser aufregendes und dynamisches Arbeitsumfeld.
Dynamische und engagierte Mitarbeiter gesucht
Congress Project Manager
mit Arbeitssprache Englisch und Deutsch
Ihr Aufgabengebiet:
Korrespondenz und Verhandlung mit Convention Bureaus, Kongresszentren und allen Zulieferfirmen (internationale Ansprechpartner)
Erstellung des jährlichen Kongress-Budgets
Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für künftige Kongresse
Vor- und Nachbereitung von Site Inspections
Management von Hotelkontingenten gemeinsam mit unserem Housing-Partner
Koordination der wissenschaftlichen Programmerstellung (Kongress und Kurse am Kongress): Erstellung und Versand von Einladungen an Sprecher, Korrespondenz mit Sprechern
Korrespondenz mit Mitgliedern des Programmkomitees und Kursteilnehmern inkl. Abstract Handling
Einreichung für CME-Akkreditierung (Kongress und Kurse am Kongress)
Vorbereitungen von Powerpoint-Präsentationen
Beantwortung allgemeiner E-Mail-Anfragen zum Kongress und den Kursen
Erstellung von Meeting-Protokollen auf Englisch
Koordination von Onsite-Personal für den Kongress
Erstellung von Print- und Online-Publikationen (Kongressprogramme, Werbematerial usw.) sowie einzelner Website-Bereiche
Gesamtüberblick und Unterstützung aller Kongress-relevanten Aufgaben
On-site Management
Rasche Evaluierung und Nachbearbeitung des Kongresses inkl. Statistiken
Unsere Anforderungen:
Berufserfahrung in Organisation und Management von (medizinischen) Kongressen in der Größe von min. 3,000 Kongressteilnehmern
Kenntnisse der Meeting Industrie, von Compliance-Regulierungen und künftigen Herausforderungen im Bereich von technischen Entwicklungen bei Kongressen
Ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil)
Exzellente IT-Kenntnisse (MS Office: Word, Excel, Power Point; Internet; E-Mail; weitere IT-Kenntnisse von Vorteil)
Zehnfingersatz am Computer (250 Zeichen und 50 Wörter pro Minute)
Mehrjährige Projektmanagement-Erfahrung, hohes Maß an Belastbarkeit und Flexibilitätsbereitschaft
Eigeninitiative und Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten wie auch Fähigkeit über Aufgabenbereiche des ganzen Kongressteams den Überblick zu behalten
Genauigkeit, Liebe zum Detail, Zuverlässigkeit, Kooperation mit dem Team und Einsatzfreude
Exzellente Umgangsformen
Wir bieten:
Eine Position mit abwechslungsreichen Tätigkeiten in einem spannenden und herausfordernden Umfeld in einem jungen, internationalen, dienstleistungsorientierten und hoch motivierten Team.
Saisonabhängige zeitliche Flexibilität: je nach Arbeitsintensität kann an 4 oder 5 Tagen in der Woche gearbeitet werden
Was wir nicht bieten können:
Eine Routine-Position ohne Herausforderungen, die keinen Einsatz und kein Engagement benötigt.
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- Meeting Industrie
- Compliance-Regulierungen
- IT-Kenntnisse
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C1
- Englisch C1
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- Meeting Industrie
- Compliance-Regulierungen
- IT-Kenntnisse
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C1
- Englisch C1
Gehalt
Gehalt wird je nach Ausbildung und Berufserfahrung angepasst. Es kommt der Kollektivvertrag von „Werbung und Marktkommunikation“ zu Geltung.
Benefits
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Flexible Arbeitszeiten
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Saisonabhängige zeitliche Flexibilität: je nach Arbeitsintensität kann an 4 oder 5 Tagen in der Woche gearbeitet werden
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Flexible Arbeitszeiten
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Saisonabhängige zeitliche Flexibilität: je nach Arbeitsintensität kann an 4 oder 5 Tagen in der Woche gearbeitet werden
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Englisches Bewerbungsschreiben
- Gehaltsvorstellung (brutto)
- Foto
Ansprechperson
Mag. Nicole Eichinger
ECCO Executive Director/CEO
Wenn Sie an dieser Position in unserem dynamischen Team interessiert sind und diese einmalige Herausforderung im Non-Profit Sektor annehmen möchten, senden Sie Ihr englisches Bewerbungsschreiben samt CV, Gehaltsvorstellung (brutto) und Foto bitte per smart bewerben an:
OCEAiN GmbH
Mag. Nicole Eichinger, ECCO Executive Director/CEO
www.ecco-ibd.eu
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
