Ihre Rolle
Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie die zentrale Drehscheibe zwischen Tagesgeschäft, Team, Partnern und Entscheidungen: Sie strukturieren, priorisieren, kommunizieren und sorgen dafür, dass Themen sauber vorbereitet und konsequent nachverfolgt werden. Eine Position für Menschen, die gerne nah am Entscheidungszentrum arbeiten – mit Organisationsstärke, Taktgefühl und Tempo.
Arbeitszeit / Präsenz (transparent & fair)
Diese Position ist als Vollzeit (38,5 h) vorgesehen und keine klassische Gleitzeit-Rolle. Die Arbeitszeit richtet sich an der Terminlage und dem Tagesgeschäft der Geschäftsführung aus – das bedeutet hohe Präsenz über den Arbeitstag, typischerweise morgens bis später Nachmittag/früher Abend.
Ihre Aufgaben
Termin- und Tagessteuerung der Geschäftsführung: Planung, Priorisierung, Koordination, vorausschauende Organisation
Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings (Agenda, Unterlagen, Protokoll, To-dos, konsequentes Follow-up)
Schnittstelle zu Team, Partnern, Kunden und externen Stellen: Anfragen bündeln, Rückmeldungen einholen, Themen nachhalten
Erstellung und Pflege von Unterlagen, Übersichten und Entscheidungsgrundlagen (Status, Fristen, Ablage, Prioritätenlisten)
Korrespondenz & Kommunikation im Namen der Geschäftsführung (professionell, verbindlich, klar)
Unterstützung bei organisatorischen Themen für beide Unternehmen (Abstimmungen, Dokumentation, Termine, interne Koordination)
Diskrete Bearbeitung sensibler Themen (Vertraulichkeit ist selbstverständlich)
Ihr Profil
Erfahrung in Assistenz/Office Management ist von Vorteil – entscheidend ist aber vor allem:
Sie wollen diese Rolle wirklich und sind bereit, sich zur Top-Führungsassistenz zu entwickeln.Sehr hohe Organisationsstärke, Verlässlichkeit und ein klarer Blick für Prioritäten
Proaktiver Arbeitsstil: Sie sehen, was fehlt – und lösen es, bevor es zum Problem wird
Kommunikationsstark, verbindlich, lösungsorientiert – auch wenn mehrere Themen parallel laufen
Taktgefühl, Hausverstand und Praxisnähe im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Absolute Diskretion und professionelles Auftreten
Sicherer Umgang mit Office-Tools (Outlook/Teams/Excel/Word etc.)
Wir bieten (Entwicklung sichtbar gemacht)
Schlüsselposition in Vollzeit direkt an der Geschäftsführung – nah an Entscheidungen und strategischen Themen
Gezielte Einarbeitung & Mentoring: Wir investieren bewusst in Ihre Entwicklung in dieser Rolle
Ein Umfeld, in dem Leistung und Verlässlichkeit gesehen werden – mit kurzen Wegen und hoher Eigenverantwortung
Nachweislich gelebte Entwicklung: In den letzten Jahren haben wir eine Mitarbeiterin, die 2012 in/nahe dieser Rolle gestartet ist, zur Top-Managerin entwickelt – genau diese Perspektive möchten wir auch Ihnen ermöglichen.
Langfristige Perspektive in einem stabilen Unternehmen
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Linz
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Geschäftsreiseplanung
- Kalenderverwaltung
- Korrespondenzführung
- Protokollführung
- Microsoft Office
- Terminplanung
- Ablageverwaltung
- E-Mail Management
- Rechnungsprüfung
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
- Englisch B1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, FH)
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Linz
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Geschäftsreiseplanung
- Kalenderverwaltung
- Korrespondenzführung
- Protokollführung
- Microsoft Office
- Terminplanung
- Ablageverwaltung
- E-Mail Management
- Rechnungsprüfung
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
- Englisch B1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, FH)
Gehalt
Das Mindestgehalt liegt bei 2.800 € brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
- Dienstzeugnisse, Abschlusszeugnisse
Ansprechperson
Bernhard ZOITL
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung (Lebenslauf + Foto, Zeugnisse und kurze Motivation) über smart bewerben
