Ein Absageschreiben kann für Arbeitgeber richtig gute Werbung sein

von in HR am Montag, 23. November 2015 um 11:30

Eingestellt kann immer nur einer werden … Im Recruitingprozess gibt es schöne und weniger schöne Erlebnisse. Zu letzteren gehören die Absageschreiben, die einen Großteil der Kommunikation zwischen Unternehmen und einer Vielzahl an Bewerbern ausmacht: Bei 50 Interessenten für einen Job braucht es immerhin 49 Absageschreiben, die früher oder später Erwartungen enttäuschen müssen. So heikel das auch sein mag, kann man sein Unternehmen dabei in einem guten Licht dastehen lassen oder eben nicht – das ist die Kunst!

Gerade Absageschreiben hinterlassen bei den Empfängern einen oft anhaltenden Eindruck über ein Unternehmen und sagen viel über die Unternehmenskultur und gelebte Werte aus. Eine schlecht textierte Jobabsage kann sich beim Jobsuchenden einprägen und neben Enttäuschung auch Wut auslösen. Solche starken Emotionen werden dann auch tendenziell eher im Familien- und Freundeskreis angesprochen und können so ein Unternehmensbild stark beeinflussen.

„Sehr geehrter Bewerber / sehr geehrte Bewerberin“

Die Art und Weise wie ein „Leider nein“ formuliert und kommuniziert wird, macht vieles aus. Schließlich haben die meisten Bewerber eine Menge Zeit in ihre Unterlagen und Recherchen investiert. Persönliche Kommunikation auf Augenhöhe kann ein positives Arbeitgeberimage fördern und hält interessanten Kandidaten die Tür zum Unternehmen offen.

Soll bereits nach der schriftlichen Bewerbung eine Absage erteilt werden, ist es ungleich schwerer und relativ aufwändiger auf den Bewerber individuell einzugehen, als am Ende eines persönlichen Vorstellungstermins mit mehreren Personen. Dabei sollten dennoch Massenansprachen und Standardfloskeln vermieden werden. Gibt man auch in der engeren Bewerberauswahl keinen konkreten Grund an, warum es nicht gereicht hat, muss man damit rechnen, dass einige Bewerber zum Telefon greifen und eine Erklärung fordern.

„Man kann nicht nicht kommunizieren!“ –  Paul Watzlawick (Kommunikationswissenschaftler)

Keine Rückmeldung zu geben ist auch eine Art, fehlende Wertschätzung zu vermitteln und kann im worst case einen noch bittereren Nachgeschmack beim abgelehnten Bewerber hinterlassen als ein Standard-Absageschreiben. Das Paradoxe daran ist, dass Unternehmen oftmals sehr viel Geld in die Hand nehmen für Personalberater, Karriereseiten und die Schaffung einer Employer Brand, um so ein möglichst positives Bild nach außen zu tragen. Ein gut formuliertes Absageschreiben kostet vergleichsweise nahezu nichts und vermittelt ein Vielfaches an Wertekultur und Authentizität. Im Sinne von Paul Watzlawicks Bonmot gilt nämlich: Jede Kommunikation nach außen prägt das Image vom Arbeitgeber. Das heißt konkret: Jeder abgelehnte Bewerber sollte in einer angemessenen Zeit eine Rückmeldung bekommen, die ihn informiert. Das sollte in einer Art und Weise geschehen, die Sie als Unternehmen vertreten können. Zumindest den Bewerbern, mit denen auch ein Vorstellungsgespräch geführt wurde und die zum engeren Kreis der potenziellen Kandidaten zählten, sollte man ein spezifischeres Feedback geben.

Das kann teuer werden

Einerseits wird ein allgemein gehaltenes Absageschreiben ohne Angabe näherer Gründe von Bewerbern nicht unbedingt geschätzt. Auf der anderen Seite sollte man es bei einer persönlich zugeschnittenen Absage tunlichst vermeiden, in die Diskriminierungsfalle zu tappen (vgl. Bundesgesetz über die Gleichbehandlung). Das ist eine Gratwanderung, die sehr herausfordernd sein kann. Auch was Feedback im Absageschreiben betrifft, ist Einfühlungsvermögen und Vorsicht geboten: konstruktive Kritik ist gefragt, persönliche Untergriffigkeiten verpönt.

5 Tipps für bessere Absageschreiben

Mit diesen Ratschlägen können Sie Jobabsagen formulieren, die über die Fakten informieren, den Bewerber aber nicht vor den Kopf stoßen:

  1. Individuelles Understatement: Hochtrabende Formulierungen und leere Standardphrasen vermeiden – lieber persönlich und auf den Punkt gebracht!
  2. Ehrlichkeit zählt! Versuchen Sie dem Bewerber so offen wie nötig und so ehrlich wie möglich die Gründe für die Absage mitzuteilen. Denken Sie immer daran, dass es sich um eine persönliche, emotionale Angelegenheit handelt.
  3. Timing ist alles: Das beste Absageschreiben bringt zwei Monate nach Eingang der Bewerbung meist nur mehr Ernüchterung.
  4. Marke stärken: Überlegen Sie, wie Sie sich als Unternehmen auch in Absageschreiben mit ihrer Employer Brand positionieren können, so dass auch Bewerber nach einer Absage noch etwas Positives mit Ihnen verbinden können.
  5. In Evidenz halten: Wirklich gute Kandidaten (und nur diese) warm halten und um Einverständnis bitten, die Unterlagen für künftige Stellenbesetzungen vorbehalten zu dürfen.

Mustervorlagen Absageschreiben

Hier haben wir einige Musterformulierungen rund ums Absageschreiben gesammelt. Egal ob Praktikumsabsage, Evidenzschreiben oder Absagenbegründung – hier finden Sie Orientierungshilfen zum idealen Absageschreiben.Vorlage AbsageschreibenDie Absageschreiben-Mustervorlagen gibt es hier als gratis Download:
Musterformulierungen Absageschreiben

 

schlechte Absagen

Stilblüten der Jobabsage

Kuriose Anekdoten zum Thema „Absageschreiben“ gibt es auf Svenja Hoferts Karriereblog zu lesen:

  • Eine Hamburger Tourismusfirma schickte 283 Absagen im CC: an ihre Bewerber. Dabei wurde ein männlicher Ansprechpartner genannt. Jeder konnte sehen, wer sich sonst noch beworben hat.
  • Ein Logistikunternehmen: Ein Bewerber wagte anzufragen, wann er denn mit einer Reaktion rechnen könnte. „Gar nicht“, antwortete man dort. „Wir haben 300 Bewerbungen bekommen, Sie glauben doch nicht, dass wir die alle lesen!“
  • Ein Unternehmen schickte dem falschen Kandidaten den Arbeitsvertrag und ließ ihn unterzeichnen. Erst eine Woche später kam der Irrtum raus. Aufklären wollte ihn keiner mehr – zu peinlich. Da beschäftigte man doch lieber jemand, der eigentlich auf Stapel B (Absage schicken) gelegen hatte.

Formulierungen für ein besseres Absageschreiben

Ob Sie besonders kreativ sind (etwa mit einer augenzwinkernden Betreffzeile „Vielleicht später …“) oder ganz beim Konventionellen bleiben, macht eine gute Absage nur marginal aus. Wichtig ist, was darin vermittelt wird – das kann mit einer positiven Einleitung, guten Wünschen für die Zukunft, einer konkreten Entscheidungsbegründung oder einer persönlichen Note geschafft werden. Im Folgenden haben wir einige Textbausteine für Sie zusammengestellt, die für ein gelungenes Absageschreiben herangezogen werden können:

Beginn„Sie haben mit Ihrer Bewerbung Erwartungen und Hoffnungen verbunden. Umso schwieriger ist es deshalb für uns, diese heute enttäuschen zu müssen.“
„Wir bedanken uns ausdrücklich bei Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die
Mühe, die Sie sich mit Ihrer Bewerbung gemacht haben.“
Für besondere Bewerber, für die es aber leider keine Stelle gibt:„Ihre Bewerbung sticht aus der Menge heraus. Dafür danken wir Ihnen!“
Begründungen„Bei der sorgfältigen Prüfung der Unterlagen haben wir festgestellt, dass Ihnen andere Bewerber einen kleinen Schritt voraus waren.“
„Möglicherweise ist es ein Fehler, Sie nicht persönlich kennengelernt zu haben. Vielleicht
hätten Sie uns im persönlichen Gespräch begeistern können? Aber es ist uns einfach nicht möglich, mit allen Kandidaten in dieser intensiven Form in Kontakt zu treten.“
„Diese Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen und ist auch kein Werturteil über Ihre Qualifikation. Häufig sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für unsere Entscheidung geben.“
Eventuell einen detaillierten Grund auf Basis der Bewerbungsunterlagen für die Absage nennen: z.B. zu wenig Erfahrung, fehlende Sprachkenntnisse etc. (aber Achtung vor Diskriminierungen, siehe oben!)
Kleiner Trost„Lassen Sie den Kopf nicht hängen.“
„Wir sind sicher, dass Sie bald an anderer Stelle in die Berufswelt einsteigen werden.“
Für künftige Zusammenarbeit„Von unserer Seite schließen wir eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nicht aus.“
Auf Karriereseiten hinweisen und ausdrücklich darum bitten:„Bewerben Sie sich wieder! Wir freuen uns darauf.“
Ende„Wir hoffen, dass Sie unser Unternehmen trotz dieser Absage in positiver Erinnerung behalten.“
Sehr löblich, aber mit Vorsicht zu genießen:„Wenn Sie ein ausführliches Feedback wünschen, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden. Wir stehen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.“
Absage nach dem Vorstellungsgespräch„Vielen Dank für das interessante Gespräch und die Möglichkeit, Sie näher kennenlernen zu können.“
(Konstruktive!) Kritik „Bitte verstehen Sie dies nicht falsch, aber ich gebe Ihnen den Rat, Ihren Lebenslauf auf Verständlichkeit und Übersicht anzupassen.“
Ist eine Bewerbung durchaus überzeugend, fällt aber noch mehr durch Fehler auf, kann höflich darauf hingewiesen werden: „Ich empfehle Ihnen darüber hinaus, die Zeichenabstände bei Auflistungen zu minimieren.“
Zweifelt man bei einem tollen Bewerber dennoch am entscheidenden Interesse, einfach nachfragen und sich (im Zweifelsfall) überzeugen lassen:„Brennen Sie eigentlich für das Unternehmen, für das Sie sich bewerben?“

Buch der besten Absagen

Verlosung

Wir verlosen drei Gratisexemplare des Buchs „Die besten Absageschreiben an Bewerber“: mit Kandidatenbefragungen, prämierten Unternehmen, einer Klaviatur zu Absageschreiben und Bewertungskriterien. Herausgegeben von Kienbaum Communications GmbH & Co. und Jobware Online-Service GmbH. Einfach bis einschließlich Sonntag, 13. Dezember 2015, eine E-Mail mit dem Betreff Absageschreiben samt Postadresse an marketing@karriere.at senden. Die Bücher werden unter allen Einsendungen verlost. Die Gewinner werden per E-Mail informiert.

Bildnachweis: Gajus/Shutterstock; cherezoff/Shutterstock; Kienbaum Communications GmbH & Co. / Jobware Online-Service GmbH

Tanja Karlsböck

Tanja Karlsböck verfasst Blogposts rund umʼs Arbeitsleben, denn Schreiben ist ihre liebste Kulturtechnik.