Assistenz in der Hausverwaltung (w/m/d)

Assistenz in der Hausverwaltung (w/m/d)

Standort 1230 Wien | Vollzeit / 39 Wochenstunden | ab sofort

Bei GESIBA steht „Fair Living" als Anspruch im Zentrum unseres Handelns. Wir setzen uns für leistbares und hochkomfortables Wohnen in guter Infrastruktur ein - und das für alle Generationen. Unsere Projekte sind geprägt von den Bedürfnissen und der Zufriedenheit unserer Kundinnen und Kunden, und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind das Herzstück unseres Erfolgs. Sie bringen täglich ihr Engagement und ihre Ideen ein, um innovative und nachhaltige Wohnprojekte zu realisieren. Wenn Sie bereit sind, in einem dynamischen und zukunftsorientierten Umfeld zu arbeiten und zu wachsen, dann sind Sie bei uns genau richtig!

Ihr Verantwortungsbereich

• Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten, darunter telefonischer Kundenservice, Führung des elektronischen Postbuchs sowie die Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz (E-Mail und Brief).
• Sie erstellen und bearbeiten Aufträge und Rechnungen über GEMS und verwalten Dokumente wie Verträge, Angebote und Bescheide in HAVIS sowie im elektronischen Dokumentenmanagementsystem L-DOX.
• Sie stehen in laufender Kommunikation mit Ämtern und Behörden und bearbeiten Anfragen sowie erforderliche Nachweise.
• Sie betreuen unsere Mieter*innen umfassend, insbesondere bei der Bearbeitung von Rechnungen, Kostenersätzen und Schadenersatzforderungen sowie durch die Erstellung und den Versand formeller Schreiben (z. B. Rundschreiben).
• Sie unterstützen bei baulichen Änderungen inklusive Genehmigungsprozessen und koordinieren Reparaturen sowie Schadensbehebungen.
• Sie erstellen Bewilligungen (z. B. für Haustierhaltung), Schlüsselbestätigungen sowie Verzichtserklärungen gemäß §§ 12 und 14 MRG und bearbeiten Fälle zu Verlassenschaften und Wohnungstausch gemäß § 13 MRG.
• Sie übernehmen das Beschwerdemanagement (z. B. bei Lärm, Nachbarschaftsthemen oder Geruchsbelästigungen) und koordinieren entsprechende Maßnahmen.
• Sie melden Schadensfälle an Versicherungen (z. B. Leitungswasser-, Haftpflicht- oder Feuerschäden).

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Lehre, HAK, HASCH).
• Sie bringen idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
• Sie besitzen sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel und Word.
• Sie arbeiten sich rasch und sicher in neue EDV-Programme ein.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise aus.
• Sie verfügen über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Sie überzeugen durch Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.

Das erwartet Sie bei uns

• Ein Mindestgehalt von EUR 2.991,89 brutto nach dem Kollektivvertrag für Angestellte der Baugewerbe und der Bauindustrie, mit der Möglichkeit einer Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
• Sowie weitere zahlreiche Benefits*:

Spannende und veranwortungsvolle Aufgaben in einem stabilen, renommierten Unternehmen

Angenehme Büroräumlichkeiten & gute öffentliche Erreichbarkeit

Homeoffice

Vier zusätzliche arbeitsfreie Fenstertage pro Kalenderjahr

Firmenevents

Diverse Gesundheitsmaßnahmen

Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Kinderzulage

Bezahlte Mittagspause & Essenszuschuss / interne Werksküche

Jahresticket der Wiener Linien

Jobrad

Zahlreiche weitere Benefits & Goodies
z.B. Weihnachts- und Gebustagsgeschenke, Buddy-System, etc.

Kontakt

Anastasija Filipovic, BA
Junior Personalreferentin
T +43 (0)1 534 77 - 552

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, in der Sie uns Ihre Persönlichkeit und Ihre Motivation näherbringen.

Die GESIBA verpflichtet sich als Arbeitgeber zur Chancengleichheit und legt großen Wert auf Respekt, Offenheit und Vielfalt. Wir richten uns an alle Bewerber*innen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Hautfarbe, sexueller Orientierung, Herkunft, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sozialer Klasse. Alle Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Arbeitskultur beitragen können, sind herzlich willkommen.

*Unsere Benefits orientieren sich nach den jeweils aktuell geltenden internen Vereinbarungen und Richtlinien.

GESIBA Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft
Esslinggasse 8-10 | A-1010 Wien | gesiba.at