Wir suchen eine strukturierte, kommunikative und digital affine Persönlichkeit, die als „Assistenz plus“ die Vereinsverwaltung unterstützt – mit Schwerpunkt auf Gremienarbeit, Dokumentation, Präsentationen und der intelligenten Nutzung moderner Tools.
Wir suchen stellvertretend für
Österreichisches Institut für Verkehrsdateninfrastruktur
Die ÖVDAT GmbH ist eine 100%ige Tochter des Vereins Österreichisches Institut für Verkehrsdateninfrastruktur (ÖVDAT) und agiert im Auftrag der öffentlichen Hand für die Weiterentwicklung der österreichweiten Verkehrsdateninfrastruktur. Unser Ziel ist die Verbesserung von Verkehrssicherheit, Effizien
Ihr Aufgabengebiet
Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen (Vorstand, Präsidiale, Aufsichtsrat, Generalversammlung, Geschäftsführungsausschuss)
Protokollführung und Beschlussmanagement – sorgfältige Dokumentation und Nachverfolgung von Entscheidungen
Pflege und Weiterentwicklung der internen Wissensbasis (xWiki): Strukturierung, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Inhalten
Erstellung professioneller Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen für unterschiedliche Hierarchieebenen
Nutzung von KI-Tools zur Visualisierung von Daten, zur Kontrolle und Aufbereitung diverser Inputs sowie zur Effizienzsteigerung in der Dokumentation
Schnittstellenfunktion zwischen Vereinsvorstand, Geschäftsführung und Aufsichtsrat – klare und adressatengerechte Kommunikation
Unterstützung bei der Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Auswertungen und Management-Reports (in enger Zusammenarbeit mit dem Finanzbereich)
Rechnungsprüfung und Rechnungslegung von Verein und GmbH
Begleitung von Jahresabschlussprozessen und Wirtschaftsprüfungen
Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Prozessen und digitalen Arbeitsweisen
Was Sie mitbringen sollten
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) bzw. vergleichbare Qualifikation
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere PowerPoint und Excel, sicherer Umgang mit Präsentations- und Visualisierungstools
Erfahrung oder ausgeprägte Affinität im Einsatz von KI-Tools zur Text- und Datenaufbereitung, Visualisierung und Qualitätskontrolle
Stärken in der Protokollführung, strukturierten Dokumentation und im Wissensmanagement (idealerweise Erfahrung mit Wiki-Systemen, z. B. xWiki)
Grundkenntnisse im gemeinnützigen Steuerrecht
Grundverständnis für Vereins- und GmbH-Strukturen sowie Corporate Governance
Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge klar und verständlich für unterschiedliche Zielgruppen aufzubereiten
Strukturierte, genaue und eigenverantwortliche Arbeitsweise, hohe Diskretion und Kommunikationsstärke
Teamfähigkeit und Dienstleistungsorientierung – Verständnis der Rolle als interne Servicefunktion
Lernbereitschaft und Offenheit für neue digitale Tools und Prozesse
Europäische Staatsbürgerschaft
Was wir bieten
Eine abwechslungsreiche Position an der Schnittstelle von Gremienarbeit, Dokumentation und digitaler Unterstützung
Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Prozesse und Wissensmanagement aktiv mitzugestalten
Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit klaren Governance-Strukturen und Raum für Weiterentwicklung
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- 30 Stunden
Dienstort
- St. Pölten
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office
- PowerPoint
- Excel
- Präsentations- und Visualisierungstools
- gemeinnütziges Steuerrecht
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) bzw. vergleichbare Qualifikation
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- 30 Stunden
Dienstort
- St. Pölten
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office
- PowerPoint
- Excel
- Präsentations- und Visualisierungstools
- gemeinnütziges Steuerrecht
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) bzw. vergleichbare Qualifikation
Gehalt
Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.500 auf Vollzeitbasis (40 h/Woche). Je nach Qualifikation und Erfahrung Überzahlung möglich
Alle Infos zur Bewerbung
Bewerbungszeitraum:
Bis 20.11.2026
Ansprechperson
Mag. Laufer
Personalberaterin
Ihre Bewerbung mit Darstellung Ihrer Eignung und Motivation sowie Ihres bisherigen Werdeganges richten Sie bitte bis 20.11.2026 per smart bewerben an unsere Personalberaterin, Frau Mag. Laufer, Laufer Personalberatungs KG.
Der guten Ordnung halber weisen wir darauf hin, dass keine Erstattung von Kosten der Bewerbung bzw. von Bewerbungsgesprächen erfolgt.
