Das Wiener Institut für Internationale Wirtschaftsvergleiche (wiiw) ist ein unabhängiges Forschungsinstitut für angewandte Wirtschaftsforschung mit Schwerpunkt auf Mittel-, Ost- und Südosteuropa. Seit über 50 Jahren stehen wir für international anerkannte Forschung. Für unsere Kund:innen und Stakeholder erstellen wir ökonomische Studien, Prognosen und Wirtschaftsdaten.
Zur Verstärkung unseres internationalen Teams suchen wir eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die den Büroalltag zuverlässig organisiert und die Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt.
Ihre Aufgaben
- Eigenständige und vorausschauende Organisation des Office Managements
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung; Vereinsmanagement
- Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen
- Betreuung von Empfang und Telefonzentrale sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Organisation von Veranstaltungen sowie Bewirtung von Gästen
- Pflege und Verwaltung der Kundendatenbank
- Unterstützung bei HR-Prozessen, insbesondere Bewerber:innenmanagement, Onboarding, Mitarbeitendenbetreuung, Datenpflege und statistischen Auswertungen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, zum Beispiel HAK, HBLA oder ESA
- Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management
- Erfahrung in einem Verein oder einem wissenschaftlichen Umfeld von Vorteil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office und Microsoft 365
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Teamorientierung; freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- Hohe Verlässlichkeit, Genauigkeit und Diskretion
Was wir bieten
- Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit hoher Eigenverantwortung
- Ein internationales, kooperatives und inklusives Arbeitsumfeld
- Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Gezielte Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Dienstag bis Freitag
- 30 Stunden
Dienstort
- Wien 6. Bezirk (Mariahilf)
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminplanung
- Telefonzentrale
- Microsoft Office
Nice-To-Have Kenntnisse
- Veranstaltungsmanagement
- HR-Kenntnisse
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C1
- Englisch C1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Dienstag bis Freitag
- 30 Stunden
Dienstort
- Wien 6. Bezirk (Mariahilf)
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminplanung
- Telefonzentrale
- Microsoft Office
Nice-To-Have Kenntnisse
- Veranstaltungsmanagement
- HR-Kenntnisse
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C1
- Englisch C1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
Gehalt
Das monatliche Mindestgehalt für 30 Wochenstunden beträgt brutto EUR 2.100, 14-mal jährlich. Je nach Qualifikation und Erfahrung besteht Bereitschaft zur Überzahlung.
Überstunden
Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.
Benefits
-
Aus- und Weiterbildung
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Aus- und Weiterbildung
Alle Infos zur Bewerbung
Bewerbungszeitraum:
Bis 20.10.2026
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
Ansprechperson
Ronald Hartwig
Die Stelle ist vorerst auf 18 Monate befristet; bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Möglichkeit einer anschließenden Entfristung.
Bitte bewerben Sie sich über unser Online-Formular unter https://wiiw.recruitee.com mit Lebenslauf und Motivationsschreiben. Wir prüfen Bewerbungen fortlaufend nach Eingang.
Vielfalt ist für uns ein Schlüssel zu Innovation und Erfolg. Wir bieten allen Bewerber:innen die gleichen Chancen.
