Wir sind eine junge moderne Notariatskanzlei und suchen aus aktuellem Anlass unsere neue Büroleitung im Bereich Office-Management.
Unser Angebot richtet sich explizit an Bewerber*innen mit zumindest 5-jähriger beruflicher Erfahrung im Notariat oder einer Rechtsanwaltskanzlei im Bereich Office-Management. Sofern Sie die typischen Office-Management-Tätigkeiten wirklich gerne ausüben, und sich beruflich verändern wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Wie bieten wir Ihnen gerne auch die Möglichkeit, unser Team vorab kennen zu lernen und so maximale Transparenz und Sicherheit für Ihre Entscheidung zu ermöglichen.
Ihre Aufgaben
- Kanzleiorganisation & Teamführung
- Tages-/Wochenorganisation des Kanzleibetriebs
- Priorisieren von Aufgaben
- Führung, Einschulung und laufende Anleitung von Office-Assistenzen
- Qualitätsstandards und Kanzleiabläufe definieren/optimieren (Checklisten, Vorlagen, Workflows)
- Termin- und Officemanagement / operatives Sekretariat
- Terminkoordination und Kalenderführung (MS-Outlook)
- Telefonate
- laufende Abfrage des elektronischer Rechtsverkehrs (ERV), Treuhandkonten, Register
- Posteingang/-ausgang (email, E-Akt, Briefpost), Verteilung und Nachverfolgung
- BEGLAUBIGUNGEN mit den Juristen (analog und digital)
- Klient:innenbetreuung
- Erstkontakt, Auskunftserteilung im Rahmen der Zuständigkeit, Weiterleitung an die Sachbearbeiter und Juristen
- Empfang, Besuchermanagement, Wartezimmer, Besprechungszimmer & Ablauf vor Ort
- Koordination von Unterlagenanforderungen und Rückläufen
- Kommunikation mit Klienten und Kooperationspartner zu Terminen, Unterlagen, Abläufen (ohne Sachbearbeitung und ohne Rechtsberatung)
- Dokumenten- und Schriftverkehr
- Erstellung/Finalisierung von Standardschreiben, Anschreiben, Begleitschreiben
- Vorlagenverwaltung (Briefe, E-Mails, Vertrags- und Urkundenvorlagen, Textbausteine)
- Versand von Schriftstücken (E-Mail, ERV/elektronischer Rechtsverkehr, Post, Boten)
- Ablage, Archivierung, Aktenabschluss nach internen Vorgaben
- Notariatsspezifische Office-Aufgaben
- Vorbereitung und Durchführung von Beglaubigungen mit den Juristen (analog und digital)
- Vorbereitung und Organisation von Beurkundungsterminen (Teilnehmer:innen, Identitätsprüfung-Unterlagen, Vollmachten)
- Koordination mit Grundbuch, Firmenbuch, Gerichten/Behörden, Banken
- Einholung/Prüfung von Auszügen, Registerdokumenten, Zustimmungen
- Abwicklung von Einreichungen/Anmeldungen (z. B. Firmenbuch-/Grundbuchwege – je nach Kanzleipraxis)
- Verwaltung von Urkundenverzeichnis/Registraturen (kanzleiintern nach Vorgaben)
- Abrechnung, Honorarnoten & kaufmännische Aufgaben
- Erstellung/Versand von Honorarnoten nach Vorgaben, Mahnwesen, Zahlungseingänge prüfen
- Kassa/Bank, Auslagenverwaltung, Spesen, Reisekosten
- Zusammenarbeit mit Steuerberatung/Buchhaltung (Belegaufbereitung, Monatsabschluss)
- Kostenkontrolle, Budgetüberblick fürs Office (Porto, Bürobedarf, Dienstleister)
- IT, Datenschutz & Compliance im Office
- Administration von Kanzleisoftware (NOTABENE): Benutzer, Rollen, Vorlagen, Workflows)
- Datenschutz- und Sicherheitsroutinen im Alltag (Zugriffsrechte, Clean Desk, sichere Übermittlung)
- Schnittstelle zu IT-Dienstleister und NTBS (Hosting)
- Onboarding/Offboarding organisatorisch (Zugänge, Geräte, Berechtigungen)
- Einkauf, Dienstleister und Infrastruktur
- Bürobedarf/Bestellungen, Lager, Drucker/Scanner/Materialien
- Koordination von Handwerk/Facility (Reinigung, Wartung, Schlüsselverwaltung)
- Vertragsmanagement für Dienstleister (Telefon/Internet, IT, Kopierer, Archiv, Boten)
- Verbesserungs- und Projektarbeit
- Prozessoptimierung (z. B. digitale Aktenführung, Automatisierung, Standardisierung)
- Reporting an Juristen (Fristenstatus, Auslastung, Offene Posten, Engpässe)
- Vorbereitung/Audit-Unterstützung (z. B. Datenschutzdokumentation, Kanzleirichtlinien)
- Vertretung bei Engpässen: operative Mitarbeit im Sekretariat/Backoffice
Ihr Qualifikationsprofil
- zumindest 5-jährige Berufserfahrung im Notariat oder einer Rechtsanwaltskanzlei im Bereich Office-Management
- sehr gute Deutsch- und MS-Word-Kenntnisse, sehr gute MS-Outlook-Kenntnisse
- sehr gutes Zeitmanagement und Eigeninitiative
- freundliches Auftreten, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Freude an der Kommunikation mit Klienten, Behörden und Kooperationspartnern
- Freude am Office-Management
Unser Angebot
- Sinnerfüllte und krisensichere Arbeit mit und für Menschen
- kollegialer Teamspirit mit fachlichen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
- Top Arbeitsumgebung und Arbeitsmittel
- Unternehmenskultur auf Augenhöhe und ein sehr gutes Betriebsklima
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
Dienstort
- Laßnitzhöhe
Erforderliche Kenntnisse
- Office-Management
- MS-Word
- MS-Outlook
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
Dienstort
- Laßnitzhöhe
Erforderliche Kenntnisse
- Office-Management
- MS-Word
- MS-Outlook
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
Gehalt
Das tatsächliche Gehalt liegt bei 3.800 € brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis). Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Es gilt der Kollektivvertrag Notariats-Angestellte.
Überstunden
Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
Ansprechperson
Christoph Lohberger
Öffentlicher Notar
+43(0)313333200
Grazer Bewerber*innen sind herzlich willkommen!
In 20 Minuten sind Sie aus Graz bei uns in der Kanzlei. Ein kostenloser Parkplatz steht Ihnen zur Verfügung. Direkt vor der Kanzlei gibt es auch eine öffentliche Bushaltestelle.
Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und stehen Ihnen für weiter Fragen gerne zur Verfügung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per smart bewerben.