Assistenz im Bereich Wissenschaftliche Produkte

Sie interessieren sich für die Verwaltung im öffentlichen Dienst und allgemeine Assistenztätigkeiten? Sind Sie ein Organisationstalent, das gerne Koordinationsaufgaben übernimmt und eigenständig arbeitet? Dann könnte unsere ausgeschriebene Stelle als Assistentin/Assistent in der Abteilung 1 Wissenschaftliche Produkte am Institut des Bundes für Qualitätssicherung im österreichischen Schulwesen (IQS) Salzburg sehr gut für Sie passen.

Assistenz im Bereich Wissenschaftliche Produkte

in Salzburg, Referenzcode: BMBWF-24-5060

Das IQS als nachgeordnete Dienststelle des BMBWF sucht eine Assistentin/einen Assistenten in Teilzeit 20 Wochenstunden.

Sie kennen das IQS noch nicht? Dann besuchen Sie uns auf unserem YouTube-Kanal www.youtube.com/@iqsgvat.

Das Monatsgehalt beträgt in der Einstiegsstufe bei Teilzeit 20 Wochenstunden EUR 1.225,55 brutto (14-mal jährlich) und kann sich auf Basis der gesetzlichen Vorschriften durch anrechenbare Vordienstzeiten sowie sonstige allfällige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entlohnungsbestandteile erhöhen.

Unser Angebot

• Interessantes Aufgabenfeld mit gesellschaftlichem Mehrwert
• Sinnstiftende Tätigkeit in einem kollegialen Team und einem wertschätzenden Umfeld
• Verlässlicher und sicherer Arbeitgeber mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes (z. B. bezahlte 30-minütige Mittagspause ab einer täglichen Arbeitszeit von sechs Stunden)
• Einheitliches Gehaltsschema mit regelmäßigen Gehaltssteigerungen (genderneutral) und ausgewogenes Verhältnis aller Geschlechter insgesamt sowie in Führungspositionen
• Individuelle Einschulung in die Arbeitsabläufe für einen optimalen Start
• Gute Work-Life-Balance und familienfreundlicher Arbeitgeber: Gleitzeit und eine sechste Urlaubswoche ab dem 43. Geburtstag sowie Papamonat und Elternteilzeit
• Flexibles Home-Office-Konzept
• Vielfältige Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten z. B. Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten, jährliches Mitarbeiterinnengespräch/Mitarbeitergespräch
• Zusätzliche betriebliche Pensionsvorsorge bei der Bundespensionskasse (nach 12-monatiger Zugehörigkeit zum Bundesdienst)
• Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und das Radwegenetz sowie Parkmöglichkeiten und IT-Ausstattung auf dem neuesten Stand (Laptop)

Freiwillige Sozialleistungen (gegen jederzeitigen Widerruf)

• Essensgutscheine (Pre-Paid Karte)
• Fahrtkosten- und Kinderzuschuss
• Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Sehtests und Rückenscreening) im Zuge der arbeitsmedizinischen Betreuung
• Teilnahme an gemeinsamen Aktivitäten

Grunddaten

• Wertigkeit/Einstufung: A3/2 bzw. v3/2
• Dienststelle: IQS Institut des Bundes für Qualitätssicherung im österreichischen Schulwesen
• Dienstort: Salzburg
• Vertragsart: Unbefristet
• Befristung: -
• Beschäftigungsausmaß: Teilzeit
• Beginn der Tätigkeit: ehestmöglich
• Ende der Bewerbungsfrist: 15.12.2024
• Monatsentgelt/bezug mindestens: EUR 1.225,55 (20 Wochenstunden)
• Referenzcode: BMBWF-24-5060
• Online-Bewerbung: Jobbörse der Republik Österreich (www.jobboerse.gv.at)

Aufgaben und Tätigkeiten

• Assistenztätigkeiten für die Abteilung (u. a. eigenständige Bearbeitung von elektronischen Akten und Gewährleistung des Unterschriftenlaufs; Vorbereitung und Durchführung von Massenaussendungen; Organisation und Verteilung der Abteilungspost)
• Allgemeine Büroorganisation inklusive Koordination von Terminen/Besprechungen/ Veranstaltungen und Dienstreisen der Abteilung
• Vertrags- und Dokumentenmanagement (z. B. Erstellung von Werkverträgen, Organisation und laufende Betreuung der Ablage für Verträge und Schriftverkehr)
• Unterstützung der wissenschaftlichen Referate (u. a. Protokollierung von Besprechungen, Aufbereitung von Unterlagen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Seminaren)
• Unterstützung der Abteilungsleitung (u. a. aktives Einbringen von Vorschlägen, gemeinsame Umsetzung von Verbesserungen der Prozessabläufe im organisatorischen Bereich)
• Telefondienst im Innen- und Außenkontakt (v. a. auch mit externen Arbeitskräften)

Erfordernisse

• Die österreichische Staatsbürgerschaft oder unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
• Abgeschlossene facheinschlägige Ausbildung (z. B. Lehre, berufsbildende mittlere Schule) ODER abgeschlossene Ausbildung (z. B. Lehre in einem nicht facheinschlägigen Bereich) mit Berufserfahrung im Büromanagement; Matura/Reifeprüfung von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Anforderungsdimensionen (Gewichtung in %)

• Fundierte EDV-Kenntnisse insb. MS-Office und die Fähigkeit/Bereitschaft, sich neue Anwendungen (z. B. elektronisches Aktensystem) anzueignen (30)
• Kenntnisse im Büromanagement (z. B. Terminkoordination, Dokumentation, Protokollerstellung, Aufbereitung und Bereitstellung von Dokumenten) (25)
• Gute Kommunikationsfähigkeit (schriftliche und mündliche/telefonische Korrespondenz) (25)
• Grundkenntnisse des österreichischen Bildungssystems (10)
• Fähigkeit strukturiert, genau und eigenständig zu arbeiten (5)
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Motivation (5)

Bewerbungsunterlagen, Verfahren und Sonstiges

Bewerbungen haben innerhalb der Bewerbungsfrist unter Angabe der Gründe, welche die Bewerberin bzw. den Bewerber für diesen Arbeitsplatz als geeignet erscheinen lassen, ausschließlich online über die Jobbörse der Republik Österreich (www.jobboerse.gv.at) zu erfolgen.

Der Bewerbung sind neben der Bekanntgabe der persönlichen Daten geeignete Nachweise über die Erfüllung der vorstehend angeführten Erfordernisse bzw. Umstände anzuschließen insbesondere Motivationsschreiben, detaillierter und aktueller Lebenslauf, (Dienst-)Zeugnisse und Zertifikate.

Das Auswahlverfahren sieht Bewerbungsgespräche mit den bestgereihten Bewerberinnen und Bewerbern vor, zu welchem die Bewerberinnen/Bewerber nach Ablauf der Bewerbungsfrist schriftlich eingeladen werden.

Der Mindestverdienst (Einstiegsstufe) pro Monat ergibt sich unter Anwendung der §§ 71 Abs. 1 und 73 Vertragsbedienstetengesetz 1948 (Vertragsbedienstete EUR 1.225,55 brutto 14-mal jährlich bei Teilzeitbeschäftigung 20 Wochenstunden).

Die personenbezogenen Daten, die Sie im Zuge Ihrer Bewerbung bekannt geben, werden durch das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung zum Zwecke des Personalmanagements verarbeitet. Weitere Informationen zum Datenschutz im BMBWF finden Sie unter www.bmbwf.gv.at.

Wir weisen darauf hin, dass die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehenden Kosten von der Bewerberin/vom Bewerber selbst zu tragen sind.

Kontaktinformation

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an das Service Center des BRZ (+43 1 24 242 505999 oder helpdesk@jobboerse.gv.at).

Inhaltliche Fragen richten Sie bitte an: bewerbung@iqs.gv.at

IQS Institut des Bundes für Qualitätssicherung im österreichischen Schulwesen
Web: https://www.iqs.gv.at