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Executive Assistant & Scientific Project Manager/in (m/w/d)

Ort: Wien
Bereich: Wissenschaftliche Direktion
Arbeitszeit: Vollzeit

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum ehebaldigen Eintritt eine/n motivierte/n Executive Assistant (m/w/d) mit Freude an herausfordernden Projekten zur Unterstützung unseres Wissenschaftlichen Direktors, Kaan Boztug, weltweit anerkannter Experte für angeborene Erkrankungen der Blutbildung und des Immunsystems.

In dieser verantwortungsvollen Rolle haben Sie die einzigartige Möglichkeit, durch die Unterstützung unseres Wissenschaftlichen Direktors und unserer Forschung in spannenden Projekten, einen wesentlichen Beitrag in der Erfüllung unserer Mission zu leisten. Sie sind maßgeblich an der Organisation der wissenschaftlichen Direktion sowie des Labors beteiligt und tragen mit Ihrer proaktiven Arbeitsweise und Ihren Fähigkeiten im Projekt- und Prozessmanagement zu reibungslosen Arbeitsabläufen bei. Im Tagesgeschäft sind Sie für die Koordination aller administrativen und organisatorischen Aktivitäten zuständig. Als Kommunikationsdrehscheibe der wissenschaftlichen Direktion nehmen Sie proaktiv an verschiedenen inhaltlichen und konzeptionellen Besprechungen teil. Sie setzen Ihre Kommunikations- und Führungsqualitäten gezielt ein, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder vorgegebene Prozesse einhalten sowie laufend über aktuelle Entwicklungen informiert sind. Weiters unterstützen Sie bei der Auswahl neuer Mitarbeiter für die Gruppe und begleiten diese in der ersten Zeit, um einen erfolgreichen Start sicherzustellen.

Diese vielseitige Aufgabe eignet sich hervorragend für eine/n Wissenschaftler/in (m/w/d) mit Berufserfahrung im akademischen Umfeld oder in der Industrie, der über fundierte Kenntnisse in den Bereichen Prozess- und Projektmanagement verfügt und sich für einen reibungslosen Ablauf im gesamten Institut einsetzen möchte.

Ihr Verantwortungsbereich

  • Erste/r Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder des Wissenschaftlichen Direktors
  • Organisatorische und administrative Unterstützung unseres Wissenschaftlichen Direktors sowie Mitverantwortung für reibungslose und effiziente Prozesse im Labor
  • Auf- und Vorbereitung von diversen Unterlagen, Reports und Präsentationen sowie aktive Teilnahme an diversen (Labor-)Besprechungen inklusive Protokollführung
  • Eigenständige Durchführung und Koordination von spannenden Projekten (beispielsweise das Aufsetzen und Betreuen einer Website für die Gruppe)
  • Selbstständige Erarbeitung von Konzepten sowie kontinuierliche Optimierung und Strukturierung interner Arbeitsabläufe (auch bereichsübergreifend in Zusammenarbeit mit Abteilungen wie Finanz, HR, IT, Legal etc.)
  • Sicherstellung der effizienten und umfassenden Kommunikation innerhalb der Gruppe sowie Unterstützung in der institutsweiten Kommunikation
  • Mitarbeit bei Anträgen für Drittmittelförderungen sowie Unterstützung unseres Research Management Office in der Projektkoordination
  • Unterstützung in Recruitingprozessen sowie im Onboarding von neuen Mitarbeiter/innen in der Gruppe

Ihr Profil

  • Abgeschlossene Hochschulausbildung (FH, Uni) mindestens auf Masterniveau im kaufmännischen oder wissenschaftlichen Bereich
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld; insbesondere umfassende Erfahrung im Projekt- und Prozessmanagement
  • Ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (va Excel, Word, PowerPoint)
  • Exzellente Ausdruckweise in Deutsch und Englisch
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein, Motivation und große Einsatzfreude
  • Stressresistenz, Flexibilität und Umsetzungsstärke
  • Proaktive und kommunikative Persönlichkeit
  • Strukturierte, professionelle und genaue Arbeitsweise

Unser Angebot

  • Ein sinnstiftendes, inspirierendes und internationales Umfeld
  • Ein hervorragendes Arbeitsklima in einem dynamischen Team
  • Flexible Arbeitszeiten und zahlreiche weitere Benefits
  • Ausgezeichnete Lage im Zentrum von Wien mit sehr guter öffentliche Verkehrsanbindung
  • Ein faires und marktkonformes Gehalt ab mindestens EUR 3.000,-- brutto (14x pro Jahr) auf Vollzeitbasis sowie die Bereitschaft zu einer höheren Entlohnung abhängig von Ihrer Qualifikation und beruflicher Erfahrung

Wer wir sind

Die St. Anna Kinderkrebsforschung (St. Anna Children's Cancer Research Institute - CCRI) befindet sich im Herzen Wiens, der lebenswertesten Stadt der Welt und einem der bedeutendsten Standorte für biomedizinische Forschung in Europa. Das CCRI ist ein multidisziplinäres und international vernetztes Kompetenzzentrum, dessen Zielsetzung es ist durch innovative Forschung und Entwicklung zu einer nachhaltigen Verbesserung der Heilungsraten von Krebserkrankungen bei Kindern und Jugendlichen beizutragen. Durch die enge Kooperation zwischen Klinik und Forschung bietet die St. Anna Kinderkrebsforschung das ideale Umfeld für Spitzenforschung auf hohem internationalen Niveau und deren Umsetzung in der klinischen Praxis. Um unser übergeordnetes Ziel zu erreichen, das Wohlergehen der Patientinnen und Patienten nachhaltig zu verbessern, arbeiten wir stets daran die Grenzen der Wissenschaft zu erweitern und fördern gezielt die enge Kooperation mit externen Institutionen, wie der Medizinischen Universität Wien, dem CeMM Forschungszentrum für Molekulare Medizin der Österreichischen Akademie der Wissenschaften, dem Institut für Molekulare Biotechnologie der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (IMBA) und dem Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie (IMP).

Das CCRI ist stolz darauf, ein Arbeitgeber zu sein, der sich der Chancengleichheit verschrieben hat. Wir schätzen Vielfalt und bieten ein Arbeitsumfeld des gegenseitigen Respekts für alle, unabhängig von ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, körperlicher Beeinträchtigung oder anderer Merkmale, die durch geltende Gesetze, Vorschriften und Verordnungen geschützt sind.

Weitere Informationen finden Sie unter https://science.ccri.at/ und https://kinderkrebsforschung.at/.

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bewerbungen sollten mindestens Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben enthalten.

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