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Direktionsassistenz

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Direktionsassistenz, Vollzeit

Das Institut für Höhere Studien ist ein unabhängiges, nicht gewinnorientiertes Forschungsinstitut, das multidisziplinäre Expertise vereint, um Forschung im Interesse der Öffentlichkeit zu betreiben.

Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir zum ehest möglichen Zeitpunkt eine/n MitarbeiterIn als Assistenz der Direktion:

Aufgaben

  • Organisatorische Unterstützung der Direktion
  • Persönliche Assistenz der Direktion in allen administrativen Belangen: Selbstverantwortliche Mailbearbeitung in deutscher und englischer Sprache, Übersicht und Planung über offene Themen und Projekte, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie deren Protokollierung
  • allgemeine Assistenztätigkeiten; insbesondere Terminkoordination und -planung
  • Schnittstelle zwischen der Direktion und unseren MitarbeiterInnen
  • Unterstützung des Head of Strategy im Bereich der Organisationsentwicklung
  • Planung, Unterstützung und Umsetzung von Maßnahmen zur Weiterentwicklung der institutsweiten Aufbau- und Ablauforganisation
  • Prozessverantwortung für IHS Fellows (gemeinsam mit Head of Strategy)
  • Mitwirkung im Bereich der Kommunikation, Finanzen und Personaladministration
  • Unterstützende Tätigkeiten im Tagesgeschäft (Vorbereitung von Dienstverträgen und diversen Vereinbarungen, Verwaltung des Zeitbuchungssystems, Unterstützung bei der Optimierung des Internen Kontrollsystems)
  • Weiterentwicklung interner und externer Kommunikationsmaßnahmen

Qualifikationsprofil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK), Studium im Bereich Management und Unternehmensführung von Vorteil
  • 2-3 Jahre Berufserfahrung
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Gutes Verständnis in Marketing, Personalwesen, Public Relations und Corporate Social Responsibility (Nachhaltigkeit)
  • Analytisches und vernetztes Denken, Hands-on-Mentalität, Zahlenaffinität
  • Hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Proaktive, effiziente, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
  • Gewandtes und freundliches Auftreten
  • Organisationstalent und Serviceorientierung
  • Kenntnisse mit Kommunikations- und Medienplattformen (Verteilerlisten, SharePoint) von Vorteil
  • Erfahrung im wissenschaftlichen Bereich (z.B. an Universitäten) von Vorteil

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen „on-the-Job-Training" in einem herausfordernden und spannenden Beschäftigungsfeld mit guten Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Eine kollegiale und auch internationale Atmosphäre, ein nettes Team in dem jede/r jede/n unterstützt und man voneinander profitiert, sowie flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten.

Das Institut hat seinen Sitz in zentraler Lage im 8. Bezirk in Wien und ist öffentlich gut erreichbar. Das Mindestgehalt für die ausgeschriebene Vollzeitposition beträgt EUR 2.500,00 brutto pro Monat (14x), wobei abhängig von der Qualifikation der Kandidatin/des Kandidaten, in Übereinstimmung mit dem Gehaltsschema des IHS, ein höheres Gehalt möglich ist.
Im Sinne des Gleichbehandlungsgesetzes wenden wir uns an Frauen und Männer.

Dauer der Beschäftigung: vorerst ein befristetes Dienstverhältnis bis 31.12.2020
Beschäftigungsausmaß: 35 Stunden / Woche (Vollzeit)

Das Institut für Höhere Studien legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren. Bitte lesen Sie hier die Datenschutzbestimmungen im Bewerbungsverfahren aufmerksam durch, bevor Sie Ihre Daten an uns übermitteln.

Bewerbung

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, Motivationsschreiben, Schul- und Dienstzeugnissen sowie Aus- und Weiterbildungsnachweisen bis spätestens 07.03.2020 per E-Mail an:

Daniela Strasser
E-Mail: bewerbung@ihs.ac.at

Institut für Höhere Studien
https://www.ihs.ac.at/

Für weitere Auskünfte wenden Sie sich bitte an Daniela Strasser, hr@ihs.ac.at.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!