Assistent/Assistentin Baumanagement/Projektentwicklung

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Die GBG Gebäude- und Baumanagement Graz GmbH, als Tochter Unternehmen der Stadt Graz und als professionelle Dienstleisterin der Stadt und allen öffentlichkeitsnahen Bereiche, versteht sich als direkte Ansprechpartnerin für sämtliche Serviceleistungen rund um die Immobilie.

Assistent/Assistentin Baumanagement/Projektentwicklung

Aufgabenbereich:

Allgemeinte Tätigkeiten

  • Telefonzentrale für BM/PE
  • Betreuung und Wartungsansprechperson für Drucker, Beamer, Telefon etc.
  • Übersicht über die An- und Abwesenheiten im Team (Urlaub, ZA etc.)
  • Erstellen und Pflegen von Word-Vorlagen
  • Pflegen der AuftragnehmerInnenliste (PlanerInnen)
  • Erstellen/Mitwirken bei/von Präsentationen und z.B. Quartalsberichten, Projektorganigrammen, Projektstrukturplänen
  • Führen der Projekt-Beteiligtenlisten bei den einzelnen Projekten
  • Mitwirkung bei der Projekt-Dokumentation (Bescheide, Gutachten, Atteste, Bilder, etc.), Enddokumentation
  • Durchführung der Papierablage, soweit erforderlich, Protokollführung bei Besprechungen

Datenerfassung, Postein- und Postausgang

  • Erstellung, Versenden und Archivieren von Schriftstücken
  • Abwicklung des internen Postlaufs für BM und PE
  • Elektronische Archivierung von Schriftstücken und Projektdaten im GBG-Dok
  • Sammeln, zusammenführen und weiterleiten der Projektzeiterfassungen

Unterstützung des Teamleiters/Projektleiters bei Terminen

  • Terminvereinbarungen
  • Ansprechperson und Empfang für externe Besucherinnen
  • Buchung der Besprechungsräume (intern und extern)
  • Servicierung vor und nach Besprechungen bei Terminen im Haus wie Café Zubereitung und Geschirrmanipulation

Vergabeverfahren

  • Versand der LV-Unterlagen
  • Führen des Protokolls bei Angebotsöffnungen der Vergabeverfahren und Sammeln der Angebote
  • Erstellen des GBG-Vergabevorschlages im Auftrag der TL/PL
  • Erstellen und Versenden der Zu- und Absagen
  • Einpflegen der unterfertigten Dokumente ins Archivierungssoftware
  • GBG Prozess Intern Vergabe (Laufzettel; + Nachverfolgung bzw. Urgenz bei Dringlichkeit)

Kaufmännische Tätigkeiten

  • Erfassung der Rechnungen und Freigabe im SAP (1. Stufe, Stellvertreterrolle für Baukaufmann)

Anstellungserfordernisse:

  • Matura
  • Mehrjährige Berufserfahrung sowohl im Assistenzbereich als auch in der Baubranche
  • Interesse an Fort und Weiterbildungen, bzw. Interesse an der neun Lehrausbildung „Bautechnische Assistenz"
  • Teamfähigkeit
  • Gute EDV-Kenntnisse in den gängigen Programmen
  • Höfliches Auftreten
  • Eigeninitiative
  • Selbstständige Arbeitsweise
  • Organisationstalent

Beschäftigungsausmaß und Gehalt:

  • Gleitzeitmodell
  • 40 Stunden/Woche
  • 1.700 EUR brutto laut KV - Überbezahlung nach Qualifikation möglich

Wenn Sie an dieser Stelle Interesse haben, senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. tabellarischem Lebenslauf und Nachweis/e der geforderten fachlichen Voraussetzungen bis spätestens 17.11.2019 an bewerbung@gbg.graz.at.

GBG Gebäude- und Baumanagement Graz GmbH
zH Herrn Mag. Andreas Molnár
Conrad-von-Hötzendorf-Straße 94
8010 Graz

Wir freuen uns auf qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber.

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