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» Project/Executive Assistant (m/w)

Kienbaum in eigener Sache! Zur Verstärkung unseres Teams in Wien suchen wir zum ehestmöglichen Eintritt eine/n engagierte/n

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Personalberatung | Projektkoordination | Administration

Kienbaum gehört seit 70 Jahren zu den führenden europäischen Personalberatungen mit Schwerpunkten in den Bereichen Executive Search, HR Consulting sowie Compensation & Performance Management. Als Marktführer im deutschen Sprachraum sind wir der erste Ansprechpartner in Personalfragen für führende Unternehmen aller Branchen.

Als Projektassistenz nehmen Sie von Beginn an eine Schlüsselrolle im Unternehmen ein und agieren als erste Ansprechperson für unsere Klienten. Sie sorgen während des gesamten Executive Search Prozesses für die professionelle Projektunterstützung unserer Beraterinnen und arbeiten eng mit dem Team zusammen. Zudem haben Sie Freude daran, sich mit Ihrer Kommunikationsstärke und Eloquenz in Sales- und Business Development-Aktivitäten einzubringen und behalten als Organisationstalent die Kontrolle über das Office Management und die Personaladministration.

Wenn Sie über einschlägige relevante Erfahrung im Assistenzbereich, Multitasking-Fähigkeit, Kompetenz und Niveau - gepaart mit Hausverstand und einer proaktiven Herangehensweise - verfügen, Sie sich durch Verantwortungsgefühl, Umsicht und Zuverlässigkeit auszeichnen und dabei freundlich, aber zugleich bestimmt, kontaktstark und detailorientiert sind, freuen wir uns sehr darauf, Sie kennenzulernen!

Ihre Aufgabe:

  • Unterstützung unserer Berater und des Teams in der Gewinnung und Abwicklung von lokalen und internationalen Executive Search-Mandaten
  • Multi-Projektmanagement, Projektkoordination und -administration entlang des gesamten Mandatszyklus
  • Mitarbeit bei der Erstellung von Angeboten, Kandidaten- und Projektberichten sowie Präsentationsunterlagen
  • Media-Handling; Inseratstextierung und Abwicklung von Medienschaltungen
  • Kommunikationsdrehscheibe zwischen Beratern, Klienten und Kandidaten
  • Eigenständiges Bewerbermanagement (Vorselektion, Terminkoordination, Absage-Management)
  • Pflege unserer Datenbank; Administration und Rechnungsstellung in SAP
  • Unterstützung unserer Berater bei Sales- und Akquisitionsaktivitäten; Freude am Telefonieren
  • Reiseorganisation und allgemeines Office Management
  • Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung inkl. Reisekostenabrechnung
  • Personaladministration (Zeitadministration, On- und Offboarding, etc.)

Ihr Profil:

  • Bevorzugt erfolgreich abgeschlossenes Studium (BWL, Internationale Beziehungen, Human Resources, Publizistik, Sprachwissenschaften oder ein verwandter Bereich)
  • Idealerweise rund 3 Jahre einschlägige Assistenz-Erfahrung, vorzugsweise im Dienstleistungsumfeld (Kanzlei, Beratungsunternehmen, etc.) oder einem dynamischen Konzern
  • Gutes Verständnis globaler, wirtschaftlicher Zusammenhänge und Interesse an HR, Recruiting, Arbeit 4.0/New Work, etc.
  • Hohe Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Genauigkeit
  • Sehr selbständiger, strukturierter Arbeitsstil, hohe Service- und Lösungsorientierung
  • Flexibilität, Belastbarkeit und Stressresistenz, Multitasking-Fähigkeit
  • Diskretion, Loyalität und Teamgeist, angenehme sowie umgängliche Persönlichkeit
  • Sehr gutes und gepflegtes Auftreten, ausgezeichnete Umgangsformen und diplomatisches Geschick
  • Exzellente sprachliche Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift sowohl in Deutsch als auch in Englisch
  • Versierter Umgang mit Microsoft Office, Erfahrung mit Datenbanken und SAP von Vorteil

Was bieten wir:

  • Chance, sich langfristig in einer der führenden Personalberatungen zu etablieren
  • Positives, wertschätzendes Arbeitsklima in einem jungen Team
  • Professionelles, dynamisches und internationales Umfeld
  • Flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege
  • Modernes Büro im Herzen von Wien - mit Obst und Kaffee zur freien Entnahme!
  • Regelmäßige Team-Events und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen unserer Kienbaum AKademy

Für die Position ist ein Monatsbruttogehalt ab EUR 2.200,00 vorgesehen. Natürlich bieten wir Ihnen ein Ihrer Qualifikation und Erfahrung entsprechendes marktkonformes Gehalt und mit möglicher Überzahlung an.

Wenn Sie sich von dieser sehr attraktiven Aufgabe angesprochen fühlen, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme mit vollständigen Unterlagen inklusive Foto sowie Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung an Anita Hauck, MA. Bewerben Sie sich bitte vorzugsweise unter jobs.kienbaum.com unter Angabe der Kenn-Nr. 0353592 oder per E-Mail unter vienna@kienbaum.com.

Absolute Diskretion sowie die Berücksichtigung von Sperrvermerken sichern wir Ihnen selbstverständlich zu.

Kienbaum Consultants Austria GmbH
Tuchlauben 8
1010 Wien
vienna@kienbaum.com
☎ +43 1 533 51 88

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