Organisationsassistent/in

Universität Wien
  • Wien
  • Vollzeit
  • Berufserfahrung
  • 17.5.2019

Die Universität Wien ist mit derzeit rund 90.000 Studierenden und 9.800 MitarbeiterInnen einer der größten Arbeitgeber im Wiener Raum und die größte Forschungs- und Bildungsinstitution Österreichs.

Kennzahl 9461

Das Institut für Astrophysik der Universität Wien ist das größte Astronomieinstitut in Österreich und verfügt über zahlreiche internationale Kooperationen. Es offeriert eine abwechslungsreiche und internationale Arbeitsumgebung mit ca. 65 wissenschaftlichen MitarbeiterInnen. Die Arbeitssprachen sind Deutsch und Englisch. Zur Verstärkung unseres engagierten Teams suchen wir eine/einen

Organisationsassistent/in

Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche
Befristung: Die ausgeschriebene Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet - mit Option auf Verlängerung in gegenseitigem Einvernehmen.
Einstufung gem. Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa, Gehalt (Grundstufe): EUR 2.061,60 Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben:

  • Administration von Drittmittelprojekten (Unterstützung insb. bei der Implementierung, Durchführung, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten)
  • Budgetverwaltung (Unterstützung bei der Abwicklung von Rechnungen und Refundierungen, beim Controlling u. ä.)
  • Personalverwaltung
  • Website-Betreuung
  • Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit (Lange Nacht der Forschung etc.)
  • Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings
  • Betreuung von Gastvortragenden
  • Unterstützung im Lehr- und Studienbetrieb
  • Unterstützung wissenschaftlicher MitarbeiterInnen in administrativen Belangen
  • allgemeine Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil:

  • Matura bzw. einschlägige Fachmatura und Nachweis facheinschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung
  • ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
  • hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
  • ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office)
  • hohe soziale und kommunikative Kompetenz
  • Teamfähigkeit
  • selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil
  • Bereitschaft zur Weiterentwicklung des Sekretariats
  • Bereitschaft zur Weiterbildung

Von Vorteil sind:

  • Erfahrung in der Administration von Drittmittelprojekten, in der Budget- und Personalverwaltung
  • Erfahrung mit universitären EDV-Anwendungen (i3v, SAP, SALTO)
  • Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
  • Erfahrung in der Website-Betreuung (CMS, vorzugsweise Typo3)
  • Erfahrung mit Öffentlichkeitsarbeit, Konferenzorganisation & -betreuung
  • Ausbildungsqualifikation zur Lehrlingsausbildung bzw. Bereitschaft dazu
  • Bereitschaft zur Übernahme von Zusatzaufgaben (ErsthelferIn, Sicherheitsvertrauensperson, Brandschutzwart)

Bitte führen Sie im Lebenslauf oder in der Bewerbung Referenzkontakte an oder legen Sie Empfehlungsschreiben bei. Bitte führen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, ggf. Dienstzeugnisse & Empfehlungsschreiben) in ein PDF zusammen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 9461, welche Sie bis zum 20.05.2019 bevorzugt über unser Job Center (jobcenter.univie.ac.at) an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an
Herrn Univ.-Prof. Dr. Bodo Ziegler, T +43-1-4277-53 825,
oder Herrn Univ.-Prof. Dr. Petrus Martinus van de Ven, T +43-1-4277-538 06.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (diversity.univie.ac.at). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

www.univie.ac.at

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Offen für Neues. Seit 1365. Die Universität Wien ist eine der ältesten und größten Universitäten Europas: An 19 Fakultäten und Zentren arbeiten rund 9.500 MitarbeiterInnen, davon 6.600 WissenschafterInnen. Die Universität Wien ist damit die größte Forschungsinstitution…