Assistant to General Manager & Office Coordinator (m/w)

Universal Music GmbH
  • Wien
  • Vollzeit
  • Berufserfahrung
  • 16.4.2019

Die Universal Music GmbH ist Marktführer der österreichischen Musikindustrie mit Sitz in Wien. Als Tochterunternehmen der Universal Music Group, sind wir Teil des weltweit größten Medien- und Kommunikationsunternehmens Vivendi. Zur Verstärkung unseres Teams in Österreich, suchen wir eine/n

Assistant to General Manager & Office Coordinator (m/w)

(zum Eintritt ab Mai)

Deine Aufgaben:

  • Du arbeitest unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt sie bei ihren strategischen und operativen Aufgaben
  • Du übernimmst HR-Agenden, setzt HR-Prozesse um, bist Ansprechpartner für externe Personalentwicklungsfirmen/Job-Portale und begleitest den Bewerbungsprozess sowie das Onboarding neuer MitarbeiterInnen
  • Du erstellst wöchentliche Auswertungen und Analysen
  • Du planst, organisierst und führst diverse Events und Workshops durch
  • Du übernimmst das Office-Management für die Geschäftsführung. Dazu zählt u.a. Terminmanagement und Kalenderpflege, Pflege des E-Mail-Postfachs, Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Tagungen, Reiseplanung und -abrechnung, Koordination und Priorisierung von Anfragen, Rechnungstellung und -bearbeitung
  • Als Office Coordinator kümmerst du dich u.a. um Firmenwägen, Handys, sonstigen Einkauf und sorgst für ein reibungsloses Arbeitsumfeld
  • Du koordinierst das Facility Management und bist die Kommunikationsdrehscheibe zwischen dem Empfang, externen Handwerkern, der Hausverwaltung und dem Brandschutzberater
  • Du arbeitest an der Optimierung von internen Prozessen und Strukturen mit
  • Du beantwortest generelle externe Anfragen oder verteilst sie an die zuständigen Personen
  • Gemeinsam mit der Geschäftsleitung bist du für Corporate Communications zuständig

Deine Fähigkeiten:

  • In Dir steckt viel Leidenschaft für Musik
  • Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und konntest bereits mehrjährige Erfahrungen in einer vergleichbaren Position sammeln
  • Mit den MS Office-Programmen (insbesondere Excel und PowerPoint) bist Du gut vertraut und hast keine Schwierigkeiten, Dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten
  • Du hast großes Interesse an digitalen Medien und bewegst Dich sicher auf Social-Media-Plattformen
  • Du verfügst über gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Du arbeitest stets sehr verantwortungsbewusst, strukturiert und genau und behältst den Überblick
  • Bei Problemen suchst Du allein oder im Team nach Lösungen und setzt sie um
  • Du verfügst über ein integratives, empathisches und kommunikatives Wesen
  • Du besitzt ein sicheres Auftreten im Umgang mit Künstlern, Medienpartnern, Managements und Geschäftspartnern und behältst auch in unvorhergesehenen Situationen einen kühlen Kopf
  • Diskretion und Loyalität sind für Dich selbstverständlich

Wir bieten einen Fulltime Job in einer der schnellsten und spannendsten Branchen der Welt. Bitte sende Deine Bewerbung ausschließlich als PDF inkl. Foto und Gehaltsvorstellung per E-Mail an bewerbung@umusic.com.

Für diese Position ist ein monatliches Mindestbruttogehalt von EUR 2.200,- vorgesehen. Abhängig von Qualifikation, Ausbildung und Erfahrung ist eine Überzahlung möglich

Universal Music GmbH | Schwarzenbergplatz 2 | A-1010 Vienna | www.universalmusic.at

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Universal Music GmbH

Handel
51 - 100 Mitarbeiter

Über uns

Die Universal Music GmbH ist Marktführer der österreichischen Musikindustrie mit Sitz in Wien.Als Tochterunternehmen der Universal Music Group, sind wir Teil des weltweit größten Medien- und Kommunikationsunternehmens Vivendi/Universal.

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