Assistenz der Gesamtleitung mit Verwaltungsagenden m/w 40h

Österreichischer Integrationsfonds
  • 1030 Wien
  • Vollzeit
  • Berufserfahrung
  • 17.8.2018

Wir machen aus Integrationsherausforderungen Erfolgsgeschichten für Österreich.

Der Österreichische Integrationsfonds (ÖIF) ist an zehn Standorten sowie an mobilen Beratungsstellen in ganz Österreich aktiv. Wir unterstützen die Integration von Flüchtlingen und Zuwander/innen in Österreich durch Beratung, die Förderung von Deutschkenntnissen sowie Wertevermittlung. Zugleich informieren wir die Öffentlichkeit sachlich über Migration und Integration und fördern den Dialog zu Chancen und Herausforderungen des Zusammenlebens. Lernen Sie den ÖIF näher kennen auf: www.integrationsfonds.at.

Berufsgruppe:
Verwaltung / Infrastruktur

Bezeichnung:
Assistenz der Gesamtleitung mit Verwaltungsagenden m/w 40h

Kennung:
TOP-2018-000290

Organisationseinheit:
virtueller Top-Knoten

Eintrittsdatum:
04.09.2018

Einsatzort:
1030 Wien

Berufserfahrung erforderlich:
Einsteiger m. geringer Berufserf

Arbeitszeit:
Vollzeit

Tätigkeit:

  • Eigenständige Büroorganisation inklusive Telefontätigkeit
  • Organisation und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Bewirtung von Gästen
  • Terminkoordination (Bearbeitung von Terminanfragen, Terminverwaltung, interne und externe Terminkoordination)
  • Interne und externe Korrespondenz (Briefe, E-Mails, etc.)
  • Verwaltungsagenden (Angebotseinholung und -bewertung, Erstellung von Rechnungsakten und Aktenverwaltung, Vorbereitung von Genehmigungen)
  • Verwaltung von Kontaktdaten und Kontaktdatenpflege
  • Sicherstellung der Aktenstruktur und -verwahrung sowie Archivierung
  • Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
  • Einfache Buchhaltungsagenden, Unterstützung bei Budgetauswertungen
  • Unterstützung bei allen organisatorischen und administrativen Belangen des Tagesgeschäfts
  • Erstellung, Kontrolle und Korrektorat von Statistiken, Reportings, Präsentationen, Berichten, etc. o Datenrecherche und Aufbereitung von Zahlen bzw. Datenmaterial o Eigenständige Auswertung und Verarbeitung von Daten o Zusammenführung von Reportings
  • Regelmäßige Aktualisierung von Reportings und Beantwortung von ad-hoc Anfragen
  • Administrative Unterstützung bei verschiedensten Projekten und Recherchetätigkeiten
  • Erstellung von Protokollen und Kurzberichten ((Telefon-)Konferenzen, Besprechungen, etc.)
  • Inhaltliche Vorbereitung von Terminen (Vorbereitung von Unterlagen, Erstellung von Mappen, etc.)

Voraussetzungen:

  • Sie verfügen über einen Studienabschluss bzw. einschlägigen Maturaabschluss (HAK, HBLA) bzw. eine ähnliche kaufmännische Ausbildung und mind. 2-3 Jahre einschlägige Berufserfahrung
  • Sie haben sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office) sowie ausgezeichnete Deutschkenntnisse
  • Sie sprechen ausgezeichnet Bosnisch/Kroatisch/Serbisch und/oder Russisch
  • Sie zeichnen sich durch ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sowie genaues und lösungsorientiertes Arbeiten aus
  • Sie sind belastbar, eigenständig und zuverlässig und verfügen über eine rasche Auffassungsgabe
  • Zu Ihren Stärken zählen Verantwortungsbewusstsein, sowie Eigeninitiative
  • Überdurchschnittliche Organisationsfähigkeit
  • Abgeschlossener Präsenzdienst/Zivildienst bei männlichen Bewerbern

Wir bieten:

  • eine herausfordernde, abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit
  • eine offene und teamorientierte Arbeitsatmosphäre
  • eine Aufgabe im spannenden gesellschaftspolitischen Umfeld der Integration und Migration
  • ein Bruttomonatsgehalt ab EUR 1.800.- für 40h/Woche, je nach persönlicher Qualifikation und relevanter Berufserfahrung

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Österreichischer Integrationsfonds

Gesundheitswesen, Soziales
101 - 500 Mitarbeiter

Über uns

Der Österreichische Integrationsfonds (ÖIF) ist ein Fonds der Republik Österreich und ein Partner des Bundesministeriums für Europa, Integration und Äußeres sowie zahlreicher Verantwortungsträger im Bereich Integration und Migration in Österreich.  Zielgruppe: Asylberechtigte, subsidiär Schutzberechtigte…