Executive Assistant / Office Manager (m/w)

d-fine Austria GmbH
  • Wien
  • Vollzeit
  • Berufserfahrung
  • 7.11.2017

Executive Assistant / Office Manager (m/w)

Vertragslaufzeit: unbefristet
Einsatzort: Wien, Österreich
Eintrittstermin: ab sofort

d-fine ist ein führendes europäisches Beratungsunternehmen mit Standorten in Berlin, Frankfurt, London, München, Wien und Zürich. Mit über 700 hochqualifizierten Beratern unterstützen wir unsere Kunden - Banken, Versicherungen und Industrieunternehmen - bei anspruchsvollen quantitativen, prozessualen und technologischen Herausforderungen. Strategieberatung, Fachberatung, Technologieberatung: d-fine ist alles in einem.

Unser Standort Wien ist durch ein kleines, aber stark wachsendes Team vertreten, wodurch ein besonderes Maß an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit erwartet wird. In dieser abwechslungsreichen Position übernehmen Sie organisatorische, koordinatorische sowie kommunikative Aufgaben und sind der erste Kontakt für Mitarbeiter, Bewerber, Lieferanten und auch Kunden. Eine Unterstützung durch das Vorort-Management und die Konzernzentrale ist selbstverständlich gegeben.

Aufgaben

Office Administration/Management

  • Erste Kontaktperson im Wiener Büro für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter
  • Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Erstellung von Präsentationsunterlagen und Angeboten
  • Vertragsverwaltung und allgemeine Ablage
  • Vorbereiten von Unterlagen für die (externe) Buchhaltung, Erfassen von Eingangsrechnungen und Einholen der Freigaben
  • Erstellung von Ausgangsrechnungen (sowohl für Kunden als auch Intercompany) in Absprache mit den Projektmanagern und der deutschen Muttergesellschaft
  • Ausübung der Funktion als Sicherheitsvertrauensperson und betriebliche/r Ersthelfer/in
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben
  • Empfang, Telefonzentrale, Gästebetreuung, Terminkoordination, etc.
  • Travel Management
  • Büromaterialbestellung und -verwaltung, inkl. Mobilfunk, etc.

Human Resources

  • Betreuung des Bewerbermanagements für die d-fine Austria GmbH
  • Unterstützung des Personalmarketings in Österreich (Anzeigen, Broschüren, Recruiting-Messen etc.)
  • Unterstützung bei Behördengängen und notwendigen Formalitäten für neue und entsandte Mitarbeitende (An- und Abmeldungen, Anträge etc.)
  • Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Regelwerken (Organisationshandbuch, Reisekostenrichtlinien etc.)

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufs- oder Sekretariatsausbildung o.ä.
  • Idealerweise bereits Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
  • Professionelles Auftreten und Teamgeist
  • Fundierte MS-Office Kenntnisse
  • Hohes Maß an Selbständigkeit und Organisations- sowie Koordinationsstärke
  • Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Wir bieten

  • Abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit, angenehmes Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
  • Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Tolle Mitarbeiterevents und vieles mehr

Unser Unternehmen unterliegt dem „Rahmenkollektivvertrag für Angestellte im Handwerk und Gewerbe in der Dienstleistung in Information und Consulting". Es gilt die Verwendungsgruppe III, in der ein Bruttomonatsgehalt von 1.783,71 Euro festgelegt ist. d-fine zahlt deutlich über dem kollektivvertraglichen Minimum.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung

Ihre Ansprechpartnerin: Frau Svenja Dröll
Telefon: +49 69 90737 364
E-Mail: careers.backoffice@d-fine.de

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Rienergasse 14, Top 12
1010 Wien
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